Der Begriff Compliance leitet sich vom englischen Ausdruck „to compliance with“ (= gelten für) ab und bezeichnet aus Sicht der Corporate Governance alle Maßnahmen eines Unternehmens, die darauf abzielen, die Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen und anderen normativen Vorgaben sowie Verhaltensstandards sicherzustellen. Hauptziel der Compliance ist es, zukünftige Bedrohungen zu beseitigen oder bestehende zu minimieren, die die Finanzlage des Unternehmens negativ beeinflussen oder gar dessen Geschäftsbetrieb gefährden könnten. Die Aufdeckung eines Verstoßes gegen interne Richtlinien, unlauterer Geschäftspraktiken oder unzulässiger Geschäftspraktiken kann jedes Unternehmen, nicht nur Banken, dauerhaft schädigen, rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und potenzielle Kunden und Geschäftspartner abschrecken.
Die Geschichte der Einhaltung von Vorschriften reicht bis ins frühe 20. Jahrhundert zurück.
Es wird argumentiert, dass die ersten Regelungen zum Compliance-Management-System auf die Gründung zahlreicher staatlicher Institutionen in den Vereinigten Staaten zurückzuführen sind, deren Aufgabe die Gewährleistung der öffentlichen Sicherheit war. Der entscheidende Moment für das rasante Wachstum von Compliance in Unternehmen war die Einführung der Federal Sentencing Guidelines durch die U.S. Sentencing Commission Anfang der 1990er Jahre. Gemäß diesen Richtlinien gilt es als mildernder Umstand, wenn ein Unternehmen Maßnahmen zur Verhinderung von Gesetzesverstößen ergreift.
Compliance-Bereiche
Im Rahmen unserer Reihe veröffentlichen wir Informationen zu den gesetzlich auferlegten Pflichten von Unternehmern. Unsere Anwälte werden folgende Themen behandeln:
- Datenschutz
- Bekämpfung der Geldwäsche (AML)
- Whistleblower
- Haftung im Zusammenhang mit dem Gesellschaftsrecht
- Haftung im Zusammenhang mit ordnungsgemäßer Buchführung und Rechnungslegung. Finanzstrafrechtliche Haftung
- Haftung im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht
- unlautere Wettbewerbshandlungen
- Transaktionen mit Verbrauchern
- MDR – Meldepflichten für Steuersysteme
- Umweltschutzgesetz
- Steuervorschriften
Wir empfehlen Ihnen, unsere Serie zu verfolgen.
Bin ich ein Whistleblower?
Zur Beantwortung dieser Frage ist es notwendig, auf die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (allgemein als Whistleblower-Schutzrichtlinie bezeichnet), und auf den Entwurf eines polnischen Whistleblower-Gesetzes zurückzukommen.
Der Begriff „Whistleblower“ stammt direkt aus dem Englischen. Allgemein gesprochen ist ein Whistleblower jemand, der ohne rechtliche Konsequenzen Unregelmäßigkeiten, illegale oder unethische Aktivitäten am Arbeitsplatz oder in einer Organisation aufdeckt, meldet und diese seinen Vorgesetzten mitteilt.
Mitarbeiter öffentlicher oder privater Organisationen sowie Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit solchen Organisationen in Kontakt stehen, erfahren oft als Erste von Unregelmäßigkeiten. Sie spielen daher eine Schlüsselrolle bei der Aufdeckung solcher Verstöße und tragen somit zu deren Prävention zum Schutz des Gemeinwohls bei. Ziel der Meldung ist es, jegliches unangemessenes Verhalten – ob aktives Handeln oder Unterlassen – aufzuzeigen.
Die Richtlinie legt zwar fest, wer eine Meldung einreichen kann, aber man sollte bedenken, dass es sich um einen offenen Katalog handelt.
Ein Hinweisgeber kann eine Person sein, die Informationen über einen Gesetzesverstoß meldet oder öffentlich bekannt gibt, die sie im beruflichen Kontext erlangt hat, einschließlich:
- ein Arbeitnehmer, auch wenn das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist;
- eine Person, die sich um eine Anstellung bewirbt und im Rahmen des Einstellungsverfahrens oder der Vertragsverhandlungen Kenntnis von einem Gesetzesverstoß erlangt hat;
- eine Person, die Arbeit auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis, einschließlich eines zivilrechtlichen Vertrags, erbringt;
- Unternehmer, Aktionär oder Partner;
- Mitglied eines Organs einer juristischen Person;
- eine Person, die Arbeiten unter der Aufsicht und Leitung eines Auftragnehmers, Unterauftragnehmers oder Lieferanten ausführt, auch im Rahmen eines zivilrechtlichen Vertrags;
- Trainee;
- Freiwilliger.
Es ist zu beachten, dass für die Erlangung des Whistleblower-Status – und damit für den Erhalt des ihm oder ihr zustehenden Schutzes – drei Bedingungen erfüllt sein müssen:
- Erstellung eines internen Berichts, eines externen Berichts oder einer öffentlichen Bekanntmachung;
- In der Überzeugung und mit hinreichenden Gründen (Beweisen), dass die gemeldeten Informationen wahr sind und tatsächlich auf Unregelmäßigkeiten in der Funktionsweise der Organisation hinweisen;
- Handeln in gutem Glauben (d. h. zum Wohle der Allgemeinheit) und nicht aus schlechten, inakzeptablen Gründen (z. B. aus Rachegelüsten).
Gemäß der Richtlinie können Hinweisgeber Unregelmäßigkeiten sowohl extern als auch intern sowie öffentlich melden. Diese Meldungen müssen vertraulich sein, und Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf die Daten der Hinweisgeber haben. Die Meldung von Verstößen muss mündlich und schriftlich möglich sein. Die Veröffentlichung, beispielsweise durch die Einbeziehung von Medienvertretern, ist das letzte Mittel. Arbeitgeber sind verpflichtet, alle von Hinweisgebern eingereichten Meldungen zu dokumentieren.
Um sich vor negativen Folgen ihrer Meldungen zu schützen, genießen Hinweisgeber uneingeschränkten Schutz. Sie müssen keine Vergeltungsmaßnahmen befürchten, wenn sie Verstöße gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien melden. Auch die Verletzung von Betriebsgeheimnissen oder Vertraulichkeitsverpflichtungen bleibt ihnen erspart. Mitarbeiter können zudem illegale Tätigkeiten melden, wofür der Arbeitgeber entsprechende Konsequenzen tragen muss.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, detailliert darzulegen, dass alle potenziell als Vergeltungsmaßnahme ausgelegten Maßnahmen aus einem triftigen Grund ergriffen wurden. Benachteiligungen des Hinweisgebers, die eine Vergeltungsmaßnahme darstellen, sind strafbar, und der Arbeitgeber trägt die Beweislast dafür, dass keine diskriminierenden Maßnahmen ergriffen wurden. Ein Hinweisgeber, der aufgrund von Vergeltungsmaßnahmen seines Arbeitgebers gezwungen ist, den Arbeitsplatz zu wechseln, hat Anspruch auf angemessene Entschädigung. Der Arbeitgeber darf den Vertrag zur Zusammenarbeit mit Kollegen, Lieferanten und Auftragnehmern nicht vor dem zuvor festgelegten Enddatum kündigen.
Zu den Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern gehören insbesondere:
- Schutz der Identität des Hinweisgebers;
- Hinweisgebern Zugang zu Informationen über Verfahren und Vorgehensweisen zu gewähren, die im Falle der Meldung von Unregelmäßigkeiten zu befolgen sind;
- Schutz vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen des Arbeitgebers: Dies beinhaltet in erster Linie die Unmöglichkeit der Entlassung, des Arbeitsplatzwechsels, der Degradierung, der Aussetzung von Leistungen oder anderer Maßnahmen, die sich nachteilig auf die Situation des Arbeitnehmers auswirken könnten.
Ähnliche Schutzmaßnahmen umfassen:
- Personen, die bei der Einreichung des Berichts mitgewirkt haben;
- Dritte, die mit der Meldung von Personen in Verbindung stehen, die im beruflichen Kontext Vergeltungsmaßnahmen erfahren könnten;
- Rechtseinheiten, die sich im Eigentum der meldenden Person befinden, für die die meldende Person arbeitet oder die auf sonstige Weise in einem arbeitsbezogenen Kontext mit der meldenden Person verbunden sind.
Die Whistleblower-Richtlinie bringt bedeutende Änderungen mit sich und legt präzise Verfahrensanforderungen für private und öffentliche Organisationen fest. Daher ist es entscheidend, das Grundkonzept eines Whistleblowers von Anfang an zu verstehen. Der Bildungsaspekt sollte nicht vernachlässigt werden, und Mitarbeiter sollten darin bestärkt werden zu verstehen, dass das Melden von Missständen keineswegs „Petzen“ ist, sondern die Sicherheit ihres Arbeitgebers erheblich verbessert. Auch wenn das polnische Gesetz noch nicht verabschiedet ist, lohnt es sich daher, dieses Verständnis bei den Mitarbeitern zu fördern und sich schon heute auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.
Rechtsgrundlage:
- Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019
- Gesetzentwurf zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Gesetz melden
Diese Mitteilung dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
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