Obligatoryjna dematerializacja akcji – nowe obowiązki dla spółek

Z dniem 1 stycznia 2020 r. wchodzą w życie zmiany w kodeksie spółek handlowych (dalej jako „k.s.h.”) wprowadzone ustawą z dnia 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy- Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (dalej jako „Nowelizacja”), dotyczące w szczególności dematerializacji dokumentów akcji w spółkach akcyjnych oraz komandytowo-akcyjnych. Zmiany są wyrazem dostosowania polskiego prawa do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2017/828. Poniżej znajdą Państwo omówienie kluczowych zmian wprowadzanych Nowelizacją, tj. dotyczących obligatoryjnej dematerializacji akcji, stworzenia jawnych rejestrów akcjonariuszy oraz obowiązku prowadzenia strony internetowej przez każdą spółkę akcyjną oraz komandytowo- akcyjną.

I. Obligatoryjna dematerializacja akcji

Zgodnie z regulacjami Nowelizacji, do dnia 1 stycznia 2021 r. wszystkie spółki akcyjne oraz spółki komandytowo-akcyjne są zobligowane do przeprowadzenia dematerializacji swoich akcji. Obowiązek ten dotyczy zarówno akcji imiennych jak i „na okaziciela”. Wyjaśniając, dematerializacja będzie polegać na zniesieniu dokumentowej formy akcji przy jednoczesnym ich ewidencjonowaniu w systemie elektronicznym. Co istotne, wymóg dematerializacji będzie dotyczył także akcji, które zostały już wyemitowane.

Celem Nowelizacji jest zapobieganie wykorzystywaniu akcji na okaziciela do nadużyć, jednocześnie zapewnienie bezpieczeństwa i efektywności obrotu.

Wraz z 1 stycznia 2021 r. niezdematerializowane akcje co do zasady utracą swoją moc obowiązującą, co oznacza, że akcjonariusze do chwili złożenia dokumentu posiadanych akcji wraz z wnioskiem o wpisanie do rejestru akcjonariuszy, nie będą mogli korzystać z przysługujących mu uprawnień, np. do głosu czy wypłaty dywidendy. Mimo utraty mocy obowiązującej, dokumenty akcji zachowają przez kolejnych pięć lat moc dowodową w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec spółki, że przysługują mu prawa udziałowe. Przy czym, w Nowelizacji ustawodawca nie sprecyzował konsekwencji niezłożenia przez akcjonariuszy dokumentów akcji w celu ich dematerializacji po upływie pięciu lat.

W związku z obowiązkiem zdematerializowania akcji, na spółki zostały nałożone dodatkowe obowiązki. Zdematerializowane akcje będą ewidencjonowane w rejestrze akcjonariuszy prowadzonym przez podmioty uprawnione do prowadzenia rachunków papierów wartościowych albo w depozycie papierów wartościowych. Wybór podmiotu prowadzącego dla spółki rejestr akcjonariuszy będzie obowiązkiem walnego zgromadzenia, które musi podjąć w tym celu stosowną uchwałę. Następnie, na podstawie uchwały walnego zgromadzenia, zarząd spółki będzie zobowiązany do zawarcia umowy z wybranym podmiotem. Obie te czynności, zarówno podjęcie decyzji przez walne zgromadzenie oraz zawarcie umowy z podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy muszą zostać podjęte najpóźniej do 30 czerwca 2020 r., a koszty z tym związane będą obciążały spółkę.

Odpowiedzialność za prawidłowy proces dematerializacji akcji spoczywa na zarządzie spółki akcyjnej oraz komplemenatiuszu spółki komandytowo akcyjnej. W przypadku zaniechania dokonania wezwań akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji lub niezawarcia umowy o prowadzenie Rejestru może zostać wymierzona grzywna w wysokości do 20.000 zł.

Następnie, zarząd spółki będzie zobowiązany do pięciokrotnego wezwania akcjonariuszy do złożenia dokumentu akcji w spółce oraz udostępnienia informacji o wezwaniu na stronie internetowej, przy czym pierwsze wezwanie musi zostać dokonane do 30 czerwca 2020 r., a kolejne w odstępach nie dłuższych niż miesiąc i nie krótszych niż dwa tygodnie.

II. Rejestr akcjonariuszy

Wprowadzony na mocy przepisów Nowelizacji obowiązek zniesienia formy papierowej akcji będzie wiązać się z koniecznością prowadzenia spisu zdematerializowanych akcji w rejestrze akcjonariuszy (dalej jako „Rejestr”). Dodany przez Nowelizację art. 3281 § 2 k.s.h. przesądza o tym, iż Rejestr prowadzony będzie w postaci elektronicznej, z jednoczesnym zastrzeżeniem prowadzenia Rejestru wyłącznie do kompetencji podmiotów kwalifikowanych, czyli uprawnionych do prowadzenia rachunków papierów wartościowych zgodnie z przepisami ustawy o obrocie instrumentami finansowymi. Zakres danych zawartych w rejestrze będzie podobny do danych znajdujących się na dokumencie akcji.

Mające wejść w życie zmiany przepisów k.s.h. w tym zakresie, dopuszczają jednak możliwość dokonania wyboru gdzie zostaną zarejestrowane zdematerializowane akcje. Walne zgromadzenie może wybrać Rejestr albo zdecydować się na zarejestrowanie akcji w depozycie papierów wartościowych w myśl przepisów ustawy o obrocie instrumentami finansowymi. Upoważnionymi do prowadzenia rejestrów będą m.in. domy maklerskie, banki czy Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych. Przy czym, na gruncie wprowadzonego art. 32812 k.s.h. obowiązywać będzie tzw. zasada jednego reżimu rejestrowego w odniesieniu do akcji w postaci zdematerializowanej, z której wynika, że akcje tej samej spółki nie mogą być jednocześnie rejestrowane w Rejestrze i w depozycie papierów wartościowych.

W Rejestrze, obowiązkowo ujawniany będzie każdy akcjonariusz, bez względu ilość oraz rodzaj posiadanych przez niego akcji. Rejestr prowadzić będą w postaci elektronicznej podmioty uprawnione do prowadzenia rachunków papierów wartościowych, zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi. Umowa o prowadzenie rejestru akcjonariuszy będzie mogła przewidywać dla podmiotu prowadzącego Rejestr prawo poboru akcji. Ponadto, rola podmiotu prowadzącego Rejestr będzie miała niebagatelne znaczenie, ze względu na to, że umowa o prowadzenie Rejestru będzie mogła przyznać mu prawo pośredniczenia w wykonywaniu zobowiązań pieniężnych spółki wobec akcjonariuszy z tytułu przysługujących im praw z akcji, chociażby z tytułu wypłaty dywidendy.

W sytuacji, gdy spółka zdecyduje się na prowadzenie Rejestru w depozycie papierów wartościowych, procedurę dematerializacji akcji oraz związane z tym obowiązki spółki, regulować będzie w analogiczny sposób do k.s.h., ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi.

Rejestr będzie jawny dla spółki oraz jej akcjonariuszy, którzy będą mogli żądać wydania informacji z Rejestru (w formie papierowej lub elektronicznej). Natomiast, osoby trzecie, za wyjątkiem sytuacji przewidzianych w odrębnych przepisach, nie będą miały dostępu do informacji zgromadzonych w Rejestrze. W konsekwencji, dotychczas występująca anonimowość akcjonariuszy akcji na okaziciela zostanie wyłączna, co z kolei prowadzić będzie do znoszenia różnicy pomiędzy akcjami imiennymi i na okaziciela, mimo zachowania formalnego zachowania tego podziału.

III. Obowiązek informacyjny

Nowelizacja wprowadza również wymóg, by każda spółka akcyjna oraz komandytowo-akcyjna od 1 stycznia 2020 r. posiadała stronę internetową co najmniej w zakresie pozwalającym na komunikację z akcjonariuszami. W związku z tym, po wejściu w życie przepisów Nowelizacji, ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nie będą jedynym źródłem informacji przekazywanych do inwestorów spółek akcyjnych.

Spółka zobligowana będzie publikować na swojej stronie wszelkie ogłoszenia wymagane przez prawo jak i przewidziane przez jej statut. Takie rozwiązanie w zamierzeniu ustawodawcy sprzyjać ma zwiększeniu ochrony praw akcjonariuszy oraz pewności komunikacji spółki z akcjonariuszami, również tymi mniejszościowymi, co jest szczególnie ważne z uwagi na chociażby występujące w spółkach konflikty. Ponadto, wymóg prowadzenia strony internetowej spółek będzie sprzyjać stabilności i bezpieczeństwu obrotu, co jest wartością o charakterze systemowym.

IV. Obrót akcjami oraz świadectwa rejestrowe

Wprowadzane przez Nowelizację zmiany ujednolicą dotychczasowe zasady obrotu akcjami zarówno imiennymi jak i na okaziciela. Aktualnie przeniesienie praw w przypadku akcji niezdematerializowanych następuje poprzez samo przeniesienie posiadania lub wydanie dokumentu akcji. Natomiast, po wejściu w życie omawianych zmian, przeniesienie praw z akcji zdematerializowanych będzie następować dopiero z chwilą dokonania w rejestrze akcjonariuszy odpowiedniego wpisu. Warto również dodać, że w ten sam sposób będą ustanawiane na akcjach zdematerializowanych ograniczone prawa rzeczowe.

Zgodnie z art. 3286 k.s.h. podmiot prowadzący Rejestr – na żądanie akcjonariusza albo zastawnika lub użytkownika uprawnionego do wykonywania prawa głosu z akcji – wystawi imienne świadectwo rejestrowe, będące dokumentem potwierdzającym prawo do akcji. Zakres danych, które zawarte będą w świadectwie rejestrowym oraz skutki związane z jego wystawieniem są rozwiązaniem analogicznym do świadectw depozytowych aktualnie funkcjonujących w spółkach publicznych.

V. Podsumowanie

Mimo tego, iż spółki mają czas na zdematerializowanie swoich akcji do 1 stycznia 2021 r., pierwsze czynności należy podjąć już na początku 2020 r. Poniżej przedstawiamy kalendarz, wskazujący w jakim terminie spółka ma podjąć określone czynności:

  1. od 1 stycznia 2020 r. – obowiązek prowadzenia przez spółki akcyjne oraz komandytowo-akcyjne strony internetowej zapewniającej komunikację z akcjonariuszami, gdzie zamieszczane będą wymagane przez prawo lub ich statuty ogłoszenia pochodzące od spółek;
  2. do 30 czerwca 2020 r. – ostateczny termin dokonania pierwszego wezwania akcjonariuszy do złożenia akcji w spółce;
  3. do 30 czerwca 2020 r. – ostateczny termin zawarcia przez zarząd spółki umowy o prowadzeniu rejestru akcjonariuszy z podmiotem wybranym w uchwale walnego zgromadzenia;
  4. do 30 października 2020 r. – dokonanie ostatniego wezwania akcjonariuszy spółki do złożenia akcji w spółce (przy wzięciu pod uwagę, że kolejne wezwania mają następować w odstępach nie dłuższych niż miesiąc i nie krótszych niż dwa tygodnie);
  5. od 1 stycznia 2021 r. – utrata mocy obowiązującej akcji w formie dokumentowej;
  6. od 1 stycznia 2026 r. – utrata mocy dowodowej akcji w wersji papierowej.

Zgodnie z założeniami Nowelizacji, dematerializacja akcji ma ograniczyć zakres ryzyka związanego z rozporządzaniem papierami wartościowymi, zmniejszając przy tym zakres przypadków, w których powstaje konieczność rozważenia ich nabycia od osoby nieuprawnionej. Jednocześnie, wprowadzane przez Nowelizację zmiany w istotny sposób wpłyną na stopień skomplikowania obrotu akcjami. Dematerializacja akcji będzie oznaczała dla spółek liczne, nieznane dotychczas obowiązki. Spółki będą musiały także ponieść wysokie koszty związane z prowadzeniem Rejestru, które mogą wynieść około kilku tysięcy złotych. Przy tym, transakcje dotyczące akcji staną się bardziej sformalizowane oraz akcje na okaziciela utracą jedną ze swoich podstawowych cech, którą jest anonimowość jej posiadaczy.

 

doradca restrukturyzacyjny Michał Sowiński
aplikantka adwokacka Malwina Kawecka