Sehr geehrte Damen und Herren,
aufgrund der Änderung des Rechnungslegungsgesetzes (nachfolgend „Gesetz“ genannt) haben sich mit Wirkung vom 1. Januar 2022 die Regeln für die Unterzeichnung von Finanzdokumenten von Handelsunternehmen, d. h. Jahresabschlüssen und Lageberichten, geändert.
Nach der geltenden Fassung müssen diese Dokumente elektronisch mit einer qualifizierten, elektronischen oder vertrauenswürdigen Signatur unterzeichnet werden. Bei Personengesellschaften waren die Unterschriften der Gesellschafter bzw. persönlich haftenden Gesellschafter, die die Angelegenheiten der Gesellschaft führten, erforderlich, während bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung die Unterschrift aller Mitglieder der Geschäftsführung erforderlich war.
Diese Regelung stellte insbesondere für Unternehmen mit ausländischem Kapital, deren Vorstände Ausländer ohne PESEL-Nummer umfassten, eine erhebliche Belastung dar. Bei Vorständen mit mehreren Mitgliedern war für jedes ausländische Vorstandsmitglied eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, was zusätzliche Kosten sowie organisatorische und technische Schwierigkeiten mit sich brachte.
Gemäß der neuen Fassung des Gesetzes, die seit dem 1. Januar 2022 gilt, dürfen Finanzdokumente nur noch von einem Mitglied der Geschäftsführung unterzeichnet , was zweifellos eine große Erleichterung für Unternehmen mit ausländischen Geschäftsführungen mit mehreren Mitgliedern darstellt.
Die Ausübung dieser Option setzt jedoch voraus, dass die übrigen Mitglieder des Vorstands bestätigen, dass der Jahresabschluss den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Daher gilt die allgemeine Regel, dass die Unterzeichnung des Jahresabschlusses die Bestätigung darstellt, dass dieser den gesetzlichen Anforderungen genügt.
Erklärungen können sowohl in elektronischer als auch in Papierform mit handschriftlicher Unterschrift erfolgen. Die Wahl der Papierform bringt jedoch eine zusätzliche Verpflichtung für eine der unterzeichnenden Personen mit sich, nämlich ein Mitglied des mehrköpfigen Verwaltungsrats, elektronische Kopien dieser Dokumente anzufertigen.
Die Verweigerung der Abgabe dieser Erklärung gilt als Verweigerung der Unterzeichnung des Jahresabschlusses und bedarf einer schriftlichen Begründung. Sowohl die Erklärung, dass der Jahresabschluss den Anforderungen des Gesetzes entspricht, als auch die Verweigerung der Abgabe dieser Erklärung sind dem Jahresabschluss beigefügt.
Es sollte betont werden, dass die fraglichen Änderungen nicht verpflichtend sind und es daher weiterhin zulässig ist, Finanzdokumente gemäß den geltenden Regeln zu unterzeichnen.
