Im heutigen Artikel der Reihe „Compliance“ möchten wir Sie, wie jedes Jahr aufgrund der bevorstehenden Frist für die Genehmigung der Jahresberichte von im Nationalen Gerichtsregister eingetragenen Unternehmen, deren Steuerjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, an die Berichtspflichten von Unternehmen erinnern und dieses Thema auch mit der Frage der Haftung im Zusammenhang mit dem Gesellschaftsrecht und der Verantwortung für eine ordnungsgemäße Buchführung verknüpfen.
Gemäß dem Rechnungslegungsgesetz ist zum Bilanzstichtag ein Finanzbericht zu erstellen. Für im Nationalen Gerichtsregister (KRS) eingetragene Unternehmen, deren Steuerjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist der Stichtag für die Erstellung und Unterzeichnung des Berichts das Ende des ersten Quartals, also der 31. März des laufenden Jahres. Dieser Bericht muss bis zum 30. Juni per Beschluss genehmigt und bis zum 15. Juli beim KRS eingereicht werden.
Die Pflicht zur Erstellung von Berichten ergibt sich aus dem Rechnungslegungsgesetz. Finanzdokumente dienen nicht nur internen Zwecken, sondern werden auch dem Nationalen Gerichtsregister und den Finanzbehörden vorgelegt. Dank des Portals des Justizministeriums haben alle Interessierten Zugriff auf diese Berichte. Die Jahresabschlüsse eines Unternehmens geben Aufschluss über dessen finanzielle Lage.
Alle im Nationalen Gerichtsregister (KRS) eingetragenen Unternehmen sind zur Abgabe von Jahresabschlüssen verpflichtet. Ausgenommen sind Gesellschafter von Personengesellschaften und freiberuflichen Personengesellschaften, deren Nettoumsatz im vorangegangenen Geschäftsjahr 2.000.000 EUR nicht übersteigt oder die keine Buchhaltung führen. Diese Unternehmen müssen eine Befreiungserklärung von der Pflicht zur Aufstellung und Abgabe eines Jahresabschlusses einreichen. Die Abgabe des Jahresabschlusses ist innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres fällig.
Damit ein Finanzbericht gemäß den Bestimmungen des Gesetzes vollständig ist, muss er von allen für die Buchhaltung Verantwortlichen und dem Geschäftsführer des Unternehmens unterzeichnet werden. Seit Januar 2022 gelten jedoch bestimmte Vereinfachungen. Gemäß Artikel 52 Absatz 2b gilt: „Wird ein Unternehmen von einem Gremium mit mehreren Personen geleitet, so kann der Jahresabschluss von mindestens einer Person dieses Gremiums unterzeichnet werden, nachdem die übrigen Mitglieder des Gremiums Erklärungen abgegeben haben, dass der Jahresabschluss den Anforderungen des Rechnungslegungsgesetzes entspricht, oder die Abgabe solcher Erklärungen verweigert haben.“
Solche Erklärungen sollten dem Bericht für das jeweilige Jahr beigefügt werden.
Der Finanzbericht muss anschließend genehmigt und an das zuständige Gericht weitergeleitet werden.
Gemäß Artikel 53 des Rechnungslegungsgesetzes müssen die Jahresabschlüsse eines Unternehmens spätestens sechs Monate nach dem Bilanzstichtag von einer Genehmigungsbehörde genehmigt werden. Dies ist in der Regel der 30. Juni (für Unternehmen mit gleichem Geschäftsjahr und Kalenderjahr). Die Genehmigung der Abschlüsse muss schriftlich erfolgen, um deren Gültigkeit zu gewährleisten.
Die Folgen der Nichteinhaltung von Rechnungslegungsvorschriften sind gravierend und können Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen umfassen. Die Verantwortung für diese Vorschriften liegt nicht nur bei den Mitgliedern des Vorstands, sondern auch bei den Mitgliedern von Aufsichtsräten oder anderen Kontrollgremien.
Die Nichteinhaltung der Rechnungslegungspflichten hat laut Gesetz schwerwiegende Folgen, sowohl hinsichtlich Verzögerungen bei der Erstellung als auch der unterlassenen Einreichung des Berichts an die zuständige Stelle. Gemäß Artikel 77 Absatz 2 des Rechnungslegungsgesetzes wird die Nichterstellung von Jahresabschlüssen oder Tätigkeitsberichten bzw. deren fehlerhafte Offenlegung mit einer Geldstrafe oder Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren oder beidem geahndet. Darüber hinaus gelten gemäß Artikel 79 des Rechnungslegungsgesetzes Strafen oder Beschränkungen für diejenigen, die gegen Vorschriften verstoßen, die unter anderem die Prüfung von Jahresabschlüssen durch einen zertifizierten Wirtschaftsprüfer, die Offenlegung von Dokumenten oder die Einreichung von Berichten im entsprechenden Register betreffen.
Die Nichteinhaltung dieser Pflichten kann gemäß dem Handelsgesetzbuch Sanktionen nach sich ziehen, beispielsweise eine Geldbuße von bis zu 20.000 PLN für Vorstandsmitglieder, die keine Hauptversammlung einberufen. Bei verspäteter Einreichung der erforderlichen Unterlagen kann das Registergericht ebenfalls eine Geldbuße verhängen, und bei fortgesetzter Nichteinhaltung kann ein Liquidationsverfahren eingeleitet werden. Das Steuerstrafgesetzbuch sieht zudem Strafen für diejenigen vor, die den erforderlichen Jahresabschluss oder Prüfungsbericht nicht fristgerecht beim Finanzamt einreichen. Es ist hervorzuheben, dass die Berichtspflichten nicht nur für Vorstandsmitglieder, sondern auch für Mitglieder von Aufsichtsräten oder anderen Aufsichtsorganen gelten, die dafür verantwortlich sind, dass alle Berichte den Anforderungen des Rechnungslegungsgesetzes entsprechen. Im Falle eines Schadens, der durch die Nichteinhaltung dieser Pflichten entsteht, haften Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder gesamtschuldnerisch gegenüber dem Unternehmen.
Sollten Sie Fragen zu den oben genannten Punkten oder anderen Angelegenheiten im Zusammenhang mit den gesellschaftsrechtlichen Verpflichtungen von Unternehmen haben, wenden Sie sich bitte direkt an unsere Anwaltskanzlei – wir beantworten gerne alle Ihre Fragen.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Rechtsstatus ab dem 15. Mai 2024
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