Diese Woche haben wir eine Einführung zum Thema Digitalisierung von Investitions- und Bauprozessen durch elektronische Fernkommunikation vorbereitet. Dieses Thema ist gerade jetzt besonders wichtig, da der direkte Zugang zu Behörden zunehmend eingeschränkt wird. Angesichts der Änderungen durch die Reform des Baugesetzes möchten wir Ihnen daher heute die Grundprinzipien elektronischer Verwaltungsverfahren vorstellen und in Erinnerung rufen.
In Verwaltungsverfahren gilt die allgemein bekannte Schriftform, wonach Angelegenheiten schriftlich zu behandeln sind. Dank der am 17. Juni 2010 in Kraft getretenen Änderung des Gesetzes zur Computerisierung der Tätigkeiten von Einrichtungen mit öffentlichen Aufgaben können Angelegenheiten jedoch auch in Form eines elektronischen Dokuments behandelt werden. Schriftform bezeichnet die Aufzeichnung oder Durchführung von Handlungen durch die Erstellung eines Dokuments in Papierform. Ein elektronisches Dokument hingegen ist ein Datensatz, der eine eigenständige semantische Einheit bildet, in einer spezifischen internen Struktur organisiert und auf einem elektronischen Datenträger gespeichert ist . Die Unterschiede zwischen der schriftlichen und der elektronischen Form eines Dokuments liegen daher ausschließlich auf technischer Ebene, d. h. sie betreffen das Speichermedium und die Art der Speicherung. Es ist hervorzuheben, dass diese Verfahrensweisen gleichwertig sind; die elektronische Form stellt somit keine Ausnahme von der schriftlichen dar.
Elektronische Dokumente müssen, wie herkömmliche Dokumente, signiert werden – in diesem Fall mit einer elektronischen Signatur. Nach polnischem Recht und den in unserem Rechtssystem geltenden europäischen Vorschriften lassen sich folgende Arten elektronischer Signaturen unterscheiden:
1. „gewöhnliche“ elektronische Signatur – definiert als elektronische Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und vom Unterzeichner als Signatur verwendet werden;
2. „fortschrittliche“ elektronische Signatur – d. h. eine elektronische Signatur, die alle folgenden Anforderungen erfüllt:
– ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners;
– ist dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet;
– ist mit den signierten Daten so verknüpft, dass jede nachträgliche Datenänderung erkennbar ist;
– wird mit Daten erstellt, die zur Erstellung einer elektronischen Signatur verwendet werden und über die der Unterzeichner mit hoher Sicherheit ausschließlich verfügen kann;
3. qualifizierte elektronische Signatur – eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die mit einem qualifizierten Gerät zur Erstellung elektronischer Signaturen erstellt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen basiert. Sie hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Die Wirksamkeit einer qualifizierten Signatur ist europaweit.
Die Zustellung von Dokumenten ist auch in elektronischen Verwaltungsverfahren von Bedeutung. Sie erfolgt elektronisch, wenn eine Partei oder ein anderer Verfahrensbeteiligter eine der folgenden Bedingungen erfüllt:
1. Einreichung eines Antrags als elektronisches Dokument über das elektronische Postfach einer Behörde;
2. Antrag auf elektronische Zustellung bei der Behörde und Angabe einer E-Mail-Adresse;
3. Zustimmung zur elektronischen Zustellung von Dokumenten in einem bestimmten Verfahren und Angabe einer E-Mail-Adresse.
Darüber hinaus kann eine Partei oder ein anderer Verfahrensbeteiligter auf Antrag einer Behörde eine sogenannte Dauerzustimmung zur elektronischen Zustellung von Dokumenten in anderen, von dieser Behörde festgelegten Kategorien von Einzelfällen erklären. Die Zustimmungsanfrage der Behörde erfolgt elektronisch durch Übermittlung der entsprechenden Erklärung an die E-Mail-Adresse des Beteiligten.
In der Praxis beinhaltet die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel in Verwaltungsverfahren häufig das Senden eines Scans des Antrags oder eines anderen Dokuments an die E-Mail-Adresse der Behörde. In bestimmten Fällen ist aus Sicherheitsgründen die Verwendung eines vertrauenswürdigen Profils (ePUAP/eGo/Trusted Profile) oder eines qualifizierten Zertifikats erforderlich. Diese ermöglichen eine genauere Bestätigung der Identität des Einreichers und eliminieren gleichzeitig das Risiko von Identitätsdiebstahl.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Möglichkeit der elektronischen Abwicklung von Verwaltungsverfahren sowie die zunehmende Digitalisierung von Investitions- und Bauprozessen zu den Verbesserungen zählen, die Verwaltungsverfahren vereinfachen und beschleunigen. Sie tragen außerdem den durch die COVID-19-Pandemie entstandenen Bedürfnissen Rechnung. Aktuell sind die Änderungen positiv zu bewerten, doch die Zeit wird zeigen, ob elektronische Verwaltungsverfahren die papierbasierte Korrespondenz tatsächlich ersetzen werden.
Nächste Woche werden wir Beispiele für Anträge oder Verfahren vorbereiten, die gemäß den allgemeinen Bestimmungen der Verwaltungsgerichtsbarkeit elektronisch abgewickelt werden können.
Wir möchten Sie außerdem darauf hinweisen, dass Sie sich noch für das nächste Webinar anmelden und daran teilnehmen können. Es findet am Dienstag, den 17. November 2020, um 10:00 Uhr statt. Das Webinar mit dem Titel „Digitalisierung des Bauprozesses“ besteht aus zwei Teilen: einem rechtlichen Teil, in dem wir über elektronische Verfahren sprechen werden, und einem Teil, der der Bauplanung gewidmet ist, d. h. unsere eingeladenen Architekten werden über BIM-Planung und die durch die jüngste Änderung des Baugesetzes eingeführten Änderungen sprechen.
Diese Mitteilung dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
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