AML-Gesetz genannt ) ist, dass alle verpflichteten Institute über ein internes AML-Verfahren verfügen und dieses anwenden.
Wenn wir feststellen, dass unsere Geschäftstätigkeit eine der in Artikel 2 des Geldwäschegesetzes aufgeführten Bedingungen erfüllt und wir daher ein verpflichtetes Institut sind, stellt sich die Frage: Wo sollten wir mit der Vorbereitung des internen Verfahrens beginnen?
Informationen zu den Elementen, aus denen ein den Anforderungen des Geldwäschegesetzes entsprechendes Verfahren bestehen sollte, finden sich in Artikel 50 Absatz 2 des betreffenden Gesetzes. Gemäß dieser Bestimmung:
Die internen Verfahrensregeln des verpflichteten Instituts legen unter Berücksichtigung von Art, Umfang und Größe der ausgeübten Geschäftstätigkeit die im verpflichteten Institut geltenden Verhaltensregeln fest und enthalten insbesondere die Definition von:
- Aktivitäten oder Maßnahmen, die ergriffen werden, um das Risiko der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung zu mindern und das identifizierte Risiko der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung ordnungsgemäß zu managen;
- Grundsätze für die Erkennung und Bewertung des Risikos der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung im Zusammenhang mit einer bestimmten Geschäftsbeziehung oder einer gelegentlichen Transaktion, einschließlich Grundsätzen für die Überprüfung und Aktualisierung der zuvor durchgeführten Bewertung des Risikos der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
- Maßnahmen, die ergriffen wurden, um identifizierte Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungsrisiken im Zusammenhang mit einer bestimmten Geschäftsbeziehung oder einer gelegentlichen Transaktion angemessen zu managen;
- Grundsätze der Anwendung finanzieller Sicherheitsmaßnahmen;
- Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen;
- Regeln für die Ausübung der Pflichten, einschließlich der Bereitstellung von Informationen über Transaktionen und Benachrichtigungen an den Generalinspektor;
- Grundsätze für die Vermittlung von Kenntnissen über Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung an die Mitarbeiter der verpflichteten Institutionen;
- Regeln für die Meldung tatsächlicher oder potenzieller Verstöße gegen die Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch die Mitarbeiter;
- Grundsätze der internen Kontrolle oder Überwachung der Einhaltung der Bestimmungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie der in der internen Verfahrensordnung festgelegten Verhaltensregeln durch die verpflichtete Institution;
- Regeln für die Erfassung von Abweichungen zwischen den im Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten gesammelten Informationen und den im Zusammenhang mit der Anwendung des Gesetzes ermittelten Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten des Kunden;
- Grundsätze für die Dokumentation von Schwierigkeiten, die im Zusammenhang mit der Überprüfung der Identität des wirtschaftlich Berechtigten festgestellt wurden, sowie von Maßnahmen, die im Zusammenhang mit der Identifizierung einer natürlichen Person in einer leitenden Position als wirtschaftlich Berechtigter ergriffen wurden.
In der Praxis ist ein internes Verfahren daher nichts anderes als ein Dokument, das die oben genannten Anforderungen des Geldwäschegesetzes erfüllt. Vor seiner Implementierung oder Aktualisierung bedarf dieses Dokument der Genehmigung durch die Geschäftsleitung des betreffenden verpflichteten Instituts.
Was sollten Sie bei der Vorbereitung eines internen AML-Verfahrens beachten?
Vor allem ist zu beachten, dass ein internes AML-Verfahren auf die jeweilige Art des verpflichteten Instituts zugeschnitten sein muss, unter Berücksichtigung von Art und Umfang seiner Geschäftstätigkeit. Die Verwendung vorgefertigter Online-Vorlagen oder Formulare von Bekannten, selbst aus ähnlichen Branchen, ist keine gute Lösung. Es ist außerdem wichtig zu betonen, dass das Verfahren tatsächlich im Geschäftsbetrieb angewendet und nicht nur erstellt und abgelegt werden darf. Es geht nicht darum, umfangreiche Dokumente zu erstellen, die niemand liest. Vielmehr ist ein kompaktes Verfahren mit praktischer Anwendung deutlich besser. Verpflichtete Institute setzen sich Sanktionen aus, wenn sie AML-Verfahren nicht umsetzen . Daher schützt die bloße Existenz von Dokumentationen ohne deren Anwendung nicht vor potenzieller Haftung.
Das Obige wird durch den Fall eines Devisenhändlers bestätigt und zugleich als Warnung verstanden, gegen den der Präsident der Polnischen Nationalbank am 2. April 2019 mit Beschluss 9/2019 eine Verwaltungsstrafe verhängt hat:
„Die Nichtberücksichtigung von Art, Typ und Umfang der Geschäftstätigkeit bei der Anwendung der in der „internen Verfahrensordnung der verpflichteten Einrichtung“ festgelegten Verhaltensregeln stellt einen Verstoß gegen die in Art. 50 Abs. 2 des Gesetzes genannte Verpflichtung dar.“
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es nicht nur wichtig ist, Dokumentationen zu erstellen, sondern auch daran zu denken, dass diese an die Art unserer Geschäftstätigkeit angepasst und in der Praxis tatsächlich verwendet werden müssen.
Diese Mitteilung dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
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