Interne Hinweisgebersysteme sind ein Schlüsselelement effektiver Kommunikation innerhalb einer Organisation. Sie ermöglichen es Mitarbeitern, Unregelmäßigkeiten, Missstände oder Bedrohungen sicher und anonym zu melden. Das Vorhandensein solcher Systeme trägt dazu bei, Vertrauen am Arbeitsplatz aufzubauen und potenziellen Problemen wirksam zu begegnen.
Die Implementierung klarer Verfahren zur Meldung von Hinweisgebern, geeigneter Formulare und Überwachungssysteme ist entscheidend für die Effektivität dieses Prozesses. Die Wahrung der Vertraulichkeit und Sicherheit der von Hinweisgebern bereitgestellten Informationen ist grundlegend für das ordnungsgemäße Funktionieren interner Meldewege.
Es ist außerdem sinnvoll, die Mitarbeiter regelmäßig über die Existenz und Funktionsweise dieser Kanäle zu informieren, um sie zur aktiven Teilnahme am Hinweisgebersystem zu ermutigen. Ein offenes und sicheres Arbeitsumfeld fördert die frühzeitige Erkennung von Problemen und deren effektives Management.
Die Richtlinie 2019/1937 legt nicht fest, wie eine interne Melderichtlinie von einem Arbeitgeber entwickelt oder umgesetzt werden soll. Sie verlangt lediglich, dass dies nach Konsultation und im Einvernehmen mit den Sozialpartnern erfolgt, sofern dies im nationalen Recht vorgesehen ist (Artikel 8 Absatz 1 der Richtlinie 2019/1937). Das nationale Recht ist in diesem Zusammenhang von entscheidender Bedeutung. Der Gesetzentwurf regelt in Artikel 24 Absätze 3 bis 6 das Verfahren zur Annahme der Richtlinie. Gemäß dieser Bestimmung gilt Folgendes:
„3. Die juristische Person richtet nach Rücksprache mit folgenden Stellen ein internes Meldeverfahren ein:
1) die Betriebsgewerkschaft oder die Betriebsgewerkschaften, falls innerhalb der juristischen Person mehr als eine Betriebsgewerkschaft besteht, oder
2) Vertreter der für die juristische Person tätigen Personen, die gemäß dem von der jeweiligen juristischen Person festgelegten Verfahren gewählt werden, falls innerhalb dieser juristischen Person keine Betriebsgewerkschaft besteht.
4. Die in Absatz 3 genannten Konsultationen dauern weniger als 7 Tage und höchstens 14 Tage ab dem Datum der Vorlage des Entwurfs des internen Berichtsverfahrens durch die juristische Person.
5. Das interne Meldeverfahren tritt 14 Tage nach seiner Bekanntgabe an die Personen in Kraft, die in der jeweiligen juristischen Person in der dort üblichen Weise arbeiten.
6. Eine Person, die sich um eine Stelle im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses oder eines anderen Rechtsverhältnisses bewirbt, das die Grundlage für die Erbringung von Arbeit oder Dienstleistungen oder die Ausübung einer Funktion oder Dienstleistung bildet, erhält von der juristischen Person zum Zeitpunkt des Beginns der Einstellung oder der Verhandlungen vor dem Abschluss eines Vertrags Informationen über das interne Bewerbungsverfahren.
Dies bedeutet, dass dieses Verfahren eine Bestimmung des internen Arbeitsrechts darstellt. Es ist besonders wichtig, dass neue Mitarbeiter mit dieser Regelung vertraut sind, bevor sie ihre Tätigkeit aufnehmen dürfen.
Die für den Empfang von Anträgen zuständige Stelle kann sein:
1) benannter Mitarbeiter,
2) benannte Organisationseinheit des Unternehmens,
3) benannte externe Einheit,
4) hybride Einheit – z. B. eine Person aus der betreffenden Organisationseinheit, eine Person aus einer externen Einheit.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass diese Stelle unparteiisch ist und die ordnungsgemäße Nachverfolgung aller Meldungen sicherstellt. Darüber hinaus sollte sie unbefugten Zugriff auf die gemeldeten Informationen verhindern und die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person sowie der betroffenen Person gewährleisten.
Die aus Hinweisgebermeldungen gewonnenen Schlussfolgerungen und Empfehlungen können wertvolle Unterstützung für das Risikomanagement und die Prozessoptimierung innerhalb einer Organisation bieten. Daher ist es wichtig, eine effektive Bearbeitung und Analyse der Meldungen sowie angemessene Reaktionen auf die Signale sicherzustellen, um positive Ergebnisse für das gesamte Unternehmen zu gewährleisten.
Interne Hinweisgebersysteme sind nicht nur ein Instrument zur Aufdeckung von Problemen, sondern auch eine Chance, eine offene, auf Vertrauen und Zusammenarbeit basierende Kultur zu schaffen. Ihr reibungsloses Funktionieren erfordert das Engagement aller Mitarbeitenden und die Unterstützung des Managements. Daher lohnt es sich, in die Entwicklung und Verbesserung dieser Systeme zu investieren, um zu einer besseren und effektiveren Organisation beizutragen.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Rechtsstatus ab dem 20. Februar 2024
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