Im KSeF-System wird eine Rechnung nach dem Versand dauerhaft gespeichert (sie verbleibt 10 Jahre im System). Enthält das Dokument einen falschen Preis, eine falsche Menge oder einen falschen Empfänger, kann der Fehler nur durch die Ausstellung einer strukturierten Korrekturrechnung behoben werden. Das System erlaubt keine Bearbeitung oder Stornierung eines genehmigten Dokuments.
Wie werden Korrekturen erfasst?
Die Regeln für die Erfassung von Korrekturrechnungen hängen von deren Art und der Ausstellungsmethode ab:
- Rechnungen im Minus (in KSeF): Wir gleichen sie in der Steuererklärung für den Zeitraum aus, in dem sie ausgestellt wurden.
- Plusrechnungen: Sie werden in dem Zeitraum erfasst, in dem der Grund für die Korrektur entstanden ist (die Grundsätze bleiben
unverändert). - Rechnungen im Minus (außerhalb von KSeF): Im Jahr 2026
können noch unstrukturierte Rechnungen auftreten; sie werden in dem Zeitraum erfasst, in dem
der Käufer eine Empfangsbestätigung erhält. - Notfall- und Offline-Modus: Diese Rechnungen werden in dem Zeitraum erfasst, in dem sie bei KSeF eingereicht werden.
Korrekturrechnung und das FA(3)-Schema
Die Korrekturrechnung in KSeF verfügt über spezifische Felder, die es dem System ermöglichen, die Art der vorgenommenen Änderung zu verstehen:
Drei Methoden zur Darstellung von Änderungen
In KSeF hat der Unternehmer drei Möglichkeiten zur Auswahl, um die Unterschiede zwischen dem Original und der Korrektur darzustellen.
- Differenzmethode: Die einfachste Form, bei der nur die Differenz eingegeben wird (z. B. -500 PLN netto), ohne den Anfangssaldo anzuzeigen.
- Die „StanPrzed“-Methode eignet sich am besten, wenn die Mehrwertsteuersätze fehlerhaft sind. Eine
Zeile enthält die fehlerhaften Daten (gekennzeichnet als „StanPrzed“), die andere die korrigierten Daten.
fehlerhafte Additionen zu vermeiden - Positionsumkehr: Eine vereinfachte Version der Methode 2 – wir präsentieren die Originaldaten mit einem Minuszeichen
und geben dann die korrekten Daten ein, ohne die Markierung zu verwenden.
Falsche Steueridentifikationsnummer (NIP
) des Käufers. In KSeF kann die NIP einer bereits versendeten Rechnung nicht bearbeitet werden. Ist die eingegebene NIP falsch, müssen Sie zunächst eine Korrekturrechnung mit dem Wert „Null“ für den ursprünglichen (falschen) Käufer erstellen. Erst dann können Sie eine neue Rechnung mit den korrekten Daten ausstellen.
Korrekturen aufgrund von Rabatten.
Mit dem KSeF-System können Sie eine einzige Korrekturrechnung für mehrere Originalrechnungen erstellen. Mengenrabatte ermöglichen vereinfachte Beschreibungen und Artikelanzahlen und reduzieren den Papieraufwand erheblich.
Bewährte Vorgehensweise: Erst Entwurf, dann KSeF.
Da elektronische Rechnungen nicht ohne Weiteres gelöscht werden können, empfiehlt es sich, Kunden Entwürfe zur Genehmigung zuzusenden. Erst nach Bestätigung der Daten durch den Kunden können wir eine endgültige Rechnung im System erstellen. So vermeiden wir unnötigen Korrekturaufwand.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Der aktuelle Stand der Rechtslage ist der 12. Januar 2026.
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