Das nationale elektronische Rechnungssystem (KSEF) ermöglicht die Erstellung und den Austausch strukturierter Rechnungen mit Auftragnehmern. Die Einführung eines solchen Systems war von Anfang an umstritten. Es wurde argumentiert, dass es ein weiteres staatliches Kontrollinstrument darstellen und Einblick in Transaktionen bereits auf Rechnungsebene ermöglichen würde. Seit dem 1. Januar 2022 ist die Nutzung des Systems freiwillig. Nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens wird die Nutzung des KSeF ab dem 1. Juli 2024 verpflichtend sein.
Aktive Umsatzsteuerzahler sowie von der Umsatzsteuer befreite Unternehmen (Umsatz bis zu 200.000 PLN) oder Unternehmen, die aufgrund ihrer Geschäftsart von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen künftig Rechnungen im System ausstellen. Die verpflichtende Rechnungsstellung für befreite Steuerzahler wurde jedoch bis zum 1. Januar 2025 verschoben.
Trotz der Pflicht zur Ausstellung strukturierter Rechnungen können Quittungen mit einer Steueridentifikationsnummer (NIP) bis Ende 2024 ausgestellt werden. Das System kann jedoch keine Rechnungen für Privatkunden (B2C-Rechnungen) ausstellen. Tickets, die als Rechnungen dienen (z. B. Autobahngebühren, Bahntickets), sind vom KSeF-System ausgenommen. Steuerpflichtige, die die speziellen OSS- und IOSS-Verfahren nutzen, müssen das System ebenfalls nicht verwenden.
Da die ausgestellten Rechnungen im System verfügbar sind, entfällt die Notwendigkeit, Duplikate auszustellen. Das System lässt auch die Ausstellung von Proforma-Rechnungen nicht zu, da diese nach steuerlichem Recht keine Rechnungen darstellen.
Da Rechnungen elektronisch erstellt werden, besteht ein Ausfallrisiko, sowohl seitens des Nutzers als auch des Systems. In diesem Fall muss die Rechnung offline anhand der strukturierten Rechnungsvorlage erstellt, dem Empfänger auf dem vereinbarten Weg zugesandt und nach Behebung des Fehlers im System erfasst werden. Ist das KSeF-System von dem Fehler betroffen, muss der Steuerpflichtige die offline erstellte Rechnung innerhalb von sieben Werktagen erfassen. Wurde der Fehler jedoch vom Steuerpflichtigen verursacht, muss die Rechnung am nächsten Werktag erfasst werden.
Die Nichteinhaltung der Rechnungsstellungspflichten des KSeF führt zu Strafen. Dazu gehören: das Versäumnis, eine Rechnung im KSeF auszustellen, die Ausstellung einer während des Ausfallzeitraums ausgestellten Rechnung, die nicht der Vorlage entspricht, und die verspätete Eingabe von während des Ausfallzeitraums ausgestellten Rechnungen in das System. Standardmäßig beträgt die Strafe 100 % der auf der Rechnung ausgewiesenen Steuer. Ist keine Steuer ausgewiesen, beträgt die Strafe 18,7 % des fälligen Betrags. Die Strafen werden jedoch je nach Schwere des Verstoßes gestaffelt und gelten erst ab dem 1. Januar 2025.
Der Erhalt einer Rechnung außerhalb des KSeF hat keine negativen Folgen für den Empfänger. Es fallen keine Strafgebühren an. Der Empfänger ist zudem zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Rechtsstatus ab dem 21. August 2023
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