Das nationale System für elektronische Rechnungsstellung (KSeF) ist eine unausweichliche Veränderung in der polnischen Steuerlandschaft und wird schon bald zu einer der wichtigsten Pflichten für jeden Unternehmer werden. Die Änderung des Mehrwertsteuergesetzes führt nicht nur eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ein, sondern auch strenge Sanktionen für Steuerzahler, die den neuen Vorschriften nicht nachkommen.
KSeF-Implementierungsplan
Die strategische Bedeutung der Kenntnis der genauen Fristen für die Umsetzung des KSeF. Auch wenn die meisten von Ihnen dies sicherlich wissen, sei es dennoch noch einmal daran erinnert:
- Ab dem 1. Februar 2026 gilt die Verpflichtung für die größten Unternehmen, deren jährlicher Bruttoumsatz im Jahr 2024 200 Millionen PLN überstieg
- Ab dem 1. April 2026 werden weitere Unternehmer dem System beitreten
- Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Verpflichtung auch für die kleinsten Unternehmen, einschließlich der von der Mehrwertsteuer befreiten Steuerzahler, deren monatlicher Bruttoumsatz im Jahr 2026 unter 10.000 PLN lag.
Nach Ablauf der Umsetzungsfrist treten Bestimmungen in Kraft, die die Verhängung von Geldstrafen bei Nichteinhaltung ermöglichen.
Verwaltungssanktionen ab 2027
Die ab dem 1. Januar 2027 geltenden Verwaltungssanktionen stellen eine erhebliche finanzielle Bedrohung für Unternehmen dar, die die Pflicht zur Nutzung des KSeF-Systems ignorieren. Gemäß Artikel 106ni Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes ist die Berechnung der Geldbußen direkt an den Wert der außerhalb des Systems ausgestellten Rechnung gekoppelt. Die Folgen hängen davon ab, ob die Rechnung Umsatzsteuer enthält.
Bei Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer kann die Strafe bis zu 100 % des ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags betragen. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Unternehmen unter Umständen den doppelten Mehrwertsteuerbetrag zahlen muss – einmal im Rahmen der regulären Abrechnung und ein zweites Mal als Strafe.
Bei Rechnungen ohne Mehrwertsteuer (z. B. umsatzsteuerbefreite Rechnungen) kann die Strafe jedoch bis zu 18,7 % des Rechnungsbetrags betragen. Eine Strafe in dieser Höhe wirkt sich direkt auf die Gewinnspanne der Transaktion aus und macht sie in vielen Fällen unrentabel.
Regeln zur Verhängung von Strafen +
Die Verhängung von Sanktionen erfolgt nicht automatisch, sondern unterliegt spezifischen Regeln, die den Behörden einen gewissen Spielraum einräumen und Steuerzahlern die Möglichkeit geben, sich in begründeten Fällen zu verteidigen. Die Verhängung einer Sanktion erfolgt durch einen Verwaltungsakt des Leiters des Finanzamts.
Die Höhe der Strafe wird individuell festgelegt, wobei die Schwere des Verstoßes, dessen Häufigkeit und die finanziellen Auswirkungen auf den Staatshaushalt berücksichtigt werden. Die Steuerbehörde kann in bestimmten Fällen auch auf die Verhängung einer Sanktion verzichten, beispielsweise wenn die Nichterfüllung der Pflicht auf Gründe zurückzuführen ist, die außerhalb des Einflussbereichs des Steuerpflichtigen lagen, wie etwa ein Systemausfall des Finanzamts oder höhere Gewalt.
Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, die Strafe innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt des Bescheids zu zahlen. Innerhalb desselben Zeitraums kann er gegen den Bescheid beim Direktor der Finanzverwaltungskammer Berufung einlegen.
Strafrechtliche Verantwortung
Die Einführung des KSeF hat die Bestimmungen des Steuerstrafgesetzbuches nicht geändert. Die Nichteinhaltung der Pflichten im Zusammenhang mit dem neuen Rechnungsstellungssystem führt nicht zu zusätzlichen steuerlichen Strafen für Unternehmer. Es ist jedoch zu beachten, dass die bestehenden Bestimmungen des Steuerstrafgesetzbuches zur Rechnungsstellung weiterhin Gültigkeit haben.
Es ist wichtig zu beachten, dass fehlerhaft erstellte oder fehlende Rechnungen mit einer Geldstrafe von bis zu 180 Tagessätzen geahndet werden können. Die Ausstellung einer unrichtigen Rechnung kann eine Geldstrafe von bis zu 720 Tagessätzen und in extremen Fällen sogar eine Freiheitsstrafe nach sich ziehen.
Im Jahr 2026 liegt der maximale Tagessatz bei über 64.000 PLN, was bedeutet, dass die theoretische Höchststrafe mehrere zehn Millionen Zloty erreichen könnte. Der Tagessatz wird selbstverständlich vom Gericht individuell unter Berücksichtigung des Einkommens, der finanziellen Situation und der Erwerbsfähigkeit des Täters festgelegt, was die große Bandbreite möglicher Strafen erklärt. Die Mindeststrafe beträgt 1.602 PLN
Die Einführung des nationalen E-Rechnungssystems ist weit mehr als nur eine technologische Umstellung – sie stellt eine strategische Herausforderung für Unternehmen dar. Das duale Sanktionsregime – Steuerstrafen während der Übergangsphase und Verwaltungssanktionen ab 2027 – birgt in Verbindung mit seinen erheblichen finanziellen Auswirkungen ein reales Risiko für Unternehmen, die die neuen Verpflichtungen ignorieren. Die unmittelbare Zukunft ist daher die letzte Chance für intensive Vorbereitungen, sowohl technologisch als auch organisatorisch.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Der aktuelle Stand der Rechtslage ist der 24. Januar 2026.
Autor/Herausgeber der Reihe:
