Die Frist für die Einführung des nationalen E-Rechnungssystems (KSEF) rückt näher. Das System wird elektronisch sein und soll die Abrechnung zwischen Auftragnehmern vereinfachen und beschleunigen. Elektronisch bedeutet in diesem Zusammenhang automatisiert, sodass keine aktive menschliche Intervention erforderlich ist. Alles wird innerhalb des Systems abgewickelt. Bei der Ausstellung strukturierter Rechnungen ist jedoch der menschliche Faktor entscheidend. Damit das System eine Rechnung erstellen und versenden kann, müssen die wichtigsten Daten manuell eingegeben werden. Dies wirft die Frage auf: Wer wird diese Daten eingeben, und wer wird Zugriff auf das KSEF haben?
Es gibt keine eindeutige Antwort auf diese Frage. Es kommt ganz darauf an, wer der Steuerzahler ist.
KSeF in JDG
Wenn ein Einzelunternehmer eine Rechnung ausstellt, meldet er sich im System an, wo er über alle erforderlichen Berechtigungen verfügt. Er kann Rechnungen empfangen und ausstellen. Die Anmeldung erfolgt über ein vertrauenswürdiges Profil, mObywatel oder Online-Banking.
KSeF im Unternehmen
Bei Unternehmen muss eine Person zur Rechnungsfreigabe benannt werden. Diese Freigabe erfolgt mit dem Formular ZAW-FA. Das Formular kann elektronisch oder in Papierform eingereicht werden. Die Freigabeperson handelt im System im Namen des Unternehmens. Alternativ kann das Unternehmen ein elektronisches Siegel mit einer Steueridentifikationsnummer (NIP) für die Anmeldung erwerben. In diesem Fall ist die Einreichung des Formulars ZAW-FA nicht erforderlich.
Sobald sich ein Unternehmen bei KSeF anmeldet, kann es seine bestehenden Berechtigungen nutzen. Benutzern können Berechtigungen zum Erstellen und Empfangen von Rechnungen, zur Verwaltung von Berechtigungen und zur Selbstabrechnung erteilt werden. Steuerpflichtige können auch anderen Benutzern Berechtigungen zum Erstellen und Empfangen von Rechnungen erteilen.
KSeF und das Rechnungswesen
Wenn ich einen Vertrag mit einem Buchhaltungsbüro habe, übernimmt das dann alles für mich?
Die Antwort ist einfach. Wenn Sie möchten, dass die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Zugriff auf Rechnungen hat oder Rechnungen ausstellen kann, müssen Sie die entsprechenden Berechtigungen erteilen. Der Zugriff erfolgt nicht automatisch. Alle Berechtigungen müssen unabhängig von einem bestehenden Vertrag erteilt werden. Sie können die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einen bestimmten Buchhalter als Berechtigten festlegen. Wenn Sie die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft autorisieren, erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Rechnungen, denen die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Berechtigungen erteilt hat. Sie können die Berechtigungen auch einem bestimmten Buchhalter erteilen. Wenn die Berechtigungen die Berechtigungsverwaltung umfassen, kann der Buchhalter auch anderen Personen Zugriff gewähren.
Ungeachtet dessen können auch Unternehmen, die kein elektronisches Siegel besitzen, Genehmigungen auf dem Formular ZAW-FA erteilen.
Was man sich merken sollte
Wenn wir die Verwaltung von KSeF an eine andere Person (z. B. einen Buchhalter oder eine Steuerberatungsgesellschaft) übertragen möchten, müssen wir die entsprechenden Berechtigungen erteilen. Es ist nicht ratsam, unsere Zugangsdaten, wie z. B. Benutzername und Passwort für ein vertrauenswürdiges Profil, weiterzugeben oder Zugriff auf mObywatel (mCitizen) zu gewähren (ganz zu schweigen von der Möglichkeit, sich über unser Bankensystem anzumelden). Darüber hinaus müssen wir wissen, wer Zugriff auf unsere Rechnungen hat. Bei einem Wechsel der Buchhaltung (unabhängig davon, ob wir eine eigene Buchhaltungsabteilung haben oder einen externen Dienstleister nutzen) sollten wir daran denken, allen Personen, mit denen wir nicht mehr zusammenarbeiten, den Zugriff zu entziehen.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Der aktuelle Stand der Rechtslage ist der 10. November 2025.
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