В организационной практике сотрудники, особенно продавцы, несут десятки мелких деловых расходов: топливо, проезд, проживание, встречи с подрядчиками и обучение. Часть этих расходов оплачивается корпоративной картой, часть — личными средствами сотрудника, а документация варьируется: иногда это счет-фактура компании, иногда — личный счет-фактура, иногда только квитанция без идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), а в крайних случаях — только подтверждение банковского перевода, поскольку документ, подтверждающий покупку, утерян. Это поднимает практический, но важный с финансовой точки зрения вопрос: может ли компания вычесть такие документально оформленные расходы из своих налоговых вычетов?
Директор Национальной налоговой информационной службы рассмотрел этот вопрос в индивидуальном налоговом заключении от 5 января 2026 года (номер дела 0111-KDIB2-1.4010.534.2025.1.DKG), признав позицию заявителя правильной. Заключение соответствует устоявшейся и благоприятной для налогоплательщиков интерпретации, а также проясняет ряд вопросов, которые все еще вызывают сомнения в повседневной бухгалтерской практике.
Факты: счет-фактура, отчет о расходах
В компании внедрена внутренняя система учета расходов, основанная на специализированной финансовой и бухгалтерской системе. Сотрудники составляют отчет о расходах, заполняют детали транзакции (тип и описание расходов, поставщик, обоснование целесообразности) и прикрепляют документ, подтверждающий расходы (скан или фотография бумажного документа).
Однако ключевым моментом было перечислить четыре категории документов, которые сотрудник может использовать для подтверждения расходов:
- Счет-фактура или бухгалтерская записка, выданная на имя сотрудника;
- квитанция без данных о сотруднике и без налогового идентификационного номера компании;
- Подтверждение платежа вместе с выпиской сотрудника — в случае утери или уничтожения исходного документа и осуществления платежа с личной карты или с личного счета;
- Само заявление сотрудника — в случае отсутствия документа и оплаты расходов наличными.
Компания заранее исходила из предположения, что все рассматриваемые расходы являются фактическими и окончательными, связаны с хозяйственной деятельностью и не подпадают под действие статьи 16, раздела 1 Закона о налоге на прибыль предприятий.
Подлежат ли эти расходы налоговому вычету?
В соответствии со статьей 15, разделом 1 Закона о подоходном налоге, подлежащими налоговому вычету расходами считаются расходы, понесенные для получения дохода из источника дохода или для поддержания или обеспечения этого источника, за исключением расходов, перечисленных в статье 16, разделе 1. В опубликованном разъяснении регулирующий орган указал шесть условий, которым должны соответствовать каждый вид расходов:
- эти расходы понесены налогоплательщиком и в конечном итоге ложатся бременем на его активы;
- является окончательным, то есть его стоимость никаким образом не была возвращена налогоплательщику;
- относится к осуществляемой коммерческой деятельности;
- служит для получения, поддержания или обеспечения дохода;
- было должным образом задокументировано;
- не включен в каталог, указанный в пункте 1 статьи 16 Закона о налоге на прибыль предприятий.
В сфере возмещения расходов сотрудников первые два условия иногда вызывают вопросы. Налоговое ведомство разрешило эти сомнения: поскольку компания возмещает сотруднику понесенные расходы и не получает никакого внешнего возмещения, она несет экономическое бремя расходов. Следовательно, условия «понесенные расходы налогоплательщиком» и «целесообразность» соблюдены.
Как задокументировать затраты?
Наиболее важная часть постановления касается пятого требования, а именно надлежащей документации. Закон о корпоративном подоходном налоге не содержит собственных правил документирования экономических событий. Вместо этого он ссылается на Закон о бухгалтерском учете.
Исходя из этой структуры, регулирующий орган вывел тезис, который является практическим ключом ко всей интерпретации: бухгалтерский документ, подходящий для отражения затрат в бухгалтерской отчетности, также подходит для целей налога на прибыль. Другими словами, если документ соответствует стандартам бухгалтерского учета и точно отражает коммерческую операцию, он также достаточен для целей корпоративного налога на прибыль.
Четыре категории документов — почему все они были приняты
Квитанция без налогового идентификационного номера (НИН), подтверждение платежа с терминала или банковская выписка не являются счетами-фактурами, но могут служить бухгалтерским подтверждением: внешним, третьим лицом, или, в случае декларации, внутренним подтверждением, подготовленным в соответствии с принципами бухгалтерского учета. Закон о бухгалтерском учете также допускает выдачу замещающих документов до получения подтверждения из внешнего источника, что точно описывает ситуацию с утерянным документом. Стоит также отметить, что ведомство подтвердило допустимость электронных документов.
Что не определяется данной интерпретацией
Данная интерпретация благоприятна, но её нельзя толковать слишком широко.
Во-первых, регулирующий орган не оценил, являются ли конкретные расходы налогооблагаемыми вычетами. Компания исходила из предположения, что требования статьи 15, раздела 1, были соблюдены и что расходы не были указаны в статье 16, разделе 1. Это предположение основывалось на фактических обстоятельствах, а не на предмете решения. Следовательно, толкование касается вопроса документации, а не классификации самих расходов. Классические статьи из раздела 16 (например, расходы на представительство) по-прежнему требуют отдельного анализа, независимо от документа, подтверждающего их.
Во-вторых, принятие «неформальных» доказательств, таких как декларации и подтверждения платежей, не освобождает налогоплательщика от требования подтверждения достоверности. Декларация сотрудника является решением для исключительных ситуаций (например, утерянные или уничтоженные документы), а не стандартным методом документирования. В любом случае, бремя доказывания связи между расходом и доходом лежит на налогоплательщике.
В-третьих, документация для целей НДС и налога на прибыль предприятий должна быть разделена. Квитанция без идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) покупателя может быть достаточной для целей налога на прибыль предприятий, но она не дает налогоплательщику права на вычет входного налога в соответствии с общими правилами. Документация по одному налогу не определяет последствия для другого. Ставка налога на второй налоговый год снижается до 20% для прибыли, распределенной по решению в следующем году, после утраты этого статуса. Однако ставка налога будет скорректирована до более высокой ставки позже.
Данная статья носит исключительно информационный характер и не является юридической консультацией.
Законодательство действует по состоянию на 10 июля 2026 года.
Автор/редактор серии:
