Обновлять
Окончательная формулировка Закона о защите лиц, сообщающих о нарушениях закона (так называемый Закон о защите лиц, сообщающих о нарушениях), пока неизвестна, но, учитывая приближающиеся сроки выполнения обязательств, возложенных на значительную группу организаций частного и государственного сектора, работу по разработке эффективной системы информирования о нарушениях в организации следует начать как можно скорее.
На какие организации распространяются данные правила?
В конечном итоге, правила защиты так называемых информаторов будут применяться к организациям как государственного, так и частного сектора.
Внутренние правила, касающиеся лиц, сообщающих о нарушениях, должны быть внедрены следующим образом:
- государственные учреждения и органы местного самоуправления, в которых работает более 50 сотрудников
- частные предприятия, в которых по состоянию на 17 декабря 2021 года работало более 250 сотрудников.
- частные предприятия, в которых до 17 декабря 2023 года работало от 50 до 250 сотрудников.
- Частные организации, в которых работает менее 50 человек, могут разработать внутреннюю процедуру отчетности.
Обязанность создать каналы отчетности
Директива Европейского парламента и Совета о защите лиц, сообщающих о нарушениях права ЕС, требует, среди прочего, чтобы обязанные субъекты создали каналы для сообщения о нарушениях. Эти каналы должны обеспечивать возможность уполномоченным лицам сообщать информацию о нарушениях законодательства.
Регламент ЕС не определяет типы каналов отчетности и связанные с ними требования. В последнем проекте польского закона от 6 апреля 2022 года указано, что внутренняя отчетность может осуществляться устно, на бумаге или в электронном виде. Следовательно, организация обязана создать как минимум один из этих каналов.
Устные выступления
В нынешнем проекте закона наиболее строгим является порядок подачи устных заявлений.
К первой группе относятся сообщения, сделанные по телефону или с использованием других систем голосовой связи с согласия заявителя, которые должны быть задокументированы в виде доступной записи разговора или полной и точной стенограммы разговора. Однако, если используется незаписываемая телефонная линия или другая незаписываемая система голосовой связи, необходимо подготовить стенограмму разговора. В обоих случаях заявитель должен иметь возможность просмотреть, исправить и утвердить стенограмму или стенограмму, подписав ее.
Вторая группа – это личные сообщения. По запросу заявителя сообщение может быть сделано посредством личной встречи, организованной в течение семи дней с момента получения запроса. В таком случае, с согласия заявителя, сообщение документируется в виде доступной записи разговора или подробной стенограммы встречи. При этом заявитель должен иметь возможность ознакомиться, исправить и утвердить стенограмму или стенограмму, подписав её.
Письменные и электронные заявки
К другим каналам отчетности, предусмотренным законодательством, относятся письменные и электронные каналы. Для этих каналов не установлены какие-либо конкретные обязательства или требования.
На практике наиболее распространенными каналами связи с этими группами являются почтовые отчеты, бумажные отчеты, отправляемые на специально выделенный почтовый ящик внутри организации, выделенный адрес электронной почты, опросы, доступные в рамках популярных офисных услуг, или специальное программное обеспечение (которого на рынке становится все больше).
При разработке процедур и выборе метода сообщения о нарушениях важно учитывать возможность устранения финансовых, репутационных и юридических рисков. Также важно учитывать, позволяет ли выбранный канал осуществлять двустороннюю, зашифрованную и полностью конфиденциальную связь с лицом, сообщающим о нарушениях.
Какие каналы выбрать?
Важно помнить, что при каждом выборе канала или каналов сообщения необходимо проводить тщательный анализ. Главная цель — защита конфиденциальности информатора, виновника и других лиц, которые могут быть причастны (например, свидетелей).
Каждый канал порождает различные риски, которые могут привести к нарушению конфиденциальности личных данных. Ниже приведены несколько примеров.
- Письменные отчеты – мониторинг помещения, где расположен ящик для отчетов.
- Уведомления в письменной форме – отсутствие соответствующей аннотации на конверте, что привело к тому, что корреспонденцию прочитали посторонние лица.
- Сообщения об ошибках в электронной почте – взлом почтового ящика/приложения (недостаточная безопасность, включая отсутствие двухфакторной аутентификации) или отсутствие контроля над отправленными и полученными сообщениями (возможность удаления с сервера).
- Сообщения, поступающие через приложение, указывают на отсутствие надлежащих мер безопасности (например, незашифрованные каналы связи), отсутствие надлежащей подотчетности за деятельность программы или контроля доступа.
Кроме того, следует учитывать потенциальную эффективность созданной системы информирования о нарушениях. В производственной компании подойдут разные каналы, чем в консалтинговой. Также могут существовать организации, где в зависимости от отдела, подразделения и персонала целесообразно использовать несколько каналов для сообщений о нарушениях.
Данная статья носит исключительно информационный характер и не является юридической консультацией.
Правовой статус по состоянию на 20 сентября 2023 года.
автор:
