Окончательная формулировка Закона о защите лиц, сообщающих о нарушениях закона (так называемый Закон о защите лиц, сообщающих о нарушениях), пока неизвестна, но, учитывая приближающиеся сроки выполнения обязательств, возложенных на значительную группу организаций частного и государственного сектора, работу по разработке эффективной системы информирования о нарушениях в организации следует начать как можно скорее.
На какие организации распространяются данные правила?
Как указывалось в одной из предыдущих статей этой серии (Кто обязан внедрять системы информирования о нарушениях? | Graś i Wspólnicy (kglegal.pl)), в конечном итоге, положения о защите лиц, сообщающих о нарушениях, будут применяться к организациям как государственного, так и частного сектора. Однако в случае частных организаций обязанность внедрять соответствующие процедуры и каналы будет распространяться только на компании, в которых работает не менее 50 сотрудников. В случае государственного сектора от обязанности внедрять внутренние процедуры сообщения о нарушениях закона могут быть освобождены только муниципалитеты с населением менее 10 000 человек.
Директива распространялась на юридические лица, работающие в финансовом секторе и в отраслях, подпадающих под действие специальных нормативных актов в области противодействия отмыванию денег и финансированию терроризма, безопасности транспорта и охраны окружающей среды, независимо от того, относятся ли они к государственному или частному сектору и независимо от численности сотрудников.
Обязанность создать каналы отчетности
Директива Европейского парламента и Совета о защите лиц, сообщающих о нарушениях права ЕС, требует, среди прочего, чтобы обязанные субъекты создали каналы для сообщения о нарушениях. Эти каналы должны обеспечивать возможность уполномоченным лицам сообщать информацию о нарушениях законодательства.
Регламент ЕС не содержит конкретных определений типов каналов отчетности или связанных с ними требований. В последнем проекте польского закона от 6 апреля 2022 года указано, что внутренняя отчетность может осуществляться устно, на бумаге или в электронном виде. Следовательно, организация обязана создать как минимум один из этих каналов.
Устные выступления
В нынешнем проекте закона наиболее строгим является порядок подачи устных заявлений.
К первой группе относятся сообщения, сделанные по телефону или с использованием других систем голосовой связи с согласия заявителя, которые должны быть задокументированы в виде доступной записи разговора или полной и точной стенограммы разговора. Однако, если используется незаписываемая телефонная линия или другая незаписываемая система голосовой связи, необходимо подготовить стенограмму разговора. В обоих случаях заявитель должен иметь возможность просмотреть, исправить и утвердить стенограмму или стенограмму, подписав ее.
Вторая группа – это личные сообщения. По запросу заявителя сообщение может быть сделано посредством личной встречи, организованной в течение семи дней с момента получения запроса. В таком случае, с согласия заявителя, сообщение документируется в виде доступной записи разговора или подробной стенограммы встречи. При этом заявитель должен иметь возможность ознакомиться, исправить и утвердить стенограмму или стенограмму, подписав её.
Письменные и электронные заявки
К другим каналам отчетности, предусмотренным законодательством, относятся письменные и электронные каналы. Для этих каналов не установлены какие-либо конкретные обязательства или требования.
На практике наиболее распространенными каналами связи с этими группами являются почтовые отчеты, бумажные отчеты, отправляемые на специально выделенный почтовый ящик внутри организации, выделенный адрес электронной почты, опросы, доступные в рамках популярных офисных услуг, или специальное программное обеспечение (которого на рынке становится все больше).
Какие каналы выбрать?
Важно помнить, что при каждом выборе канала или каналов сообщения необходимо проводить тщательный анализ. Главная цель — защита конфиденциальности информатора, виновника и других лиц, которые могут быть причастны (например, свидетелей).
Каждый канал порождает различные риски, которые могут привести к нарушению конфиденциальности личных данных. Ниже приведены несколько примеров.
- Письменные отчеты -> мониторинг помещения, где находится ящик для отчетов.
- Уведомления по почте -> отсутствие соответствующей аннотации на конверте привело к тому, что корреспонденцию прочитали посторонние лица.
- Сообщения об электронной почте -> взлом почтового ящика/приложения (недостаточная безопасность, включая отсутствие двухфакторной аутентификации) или отсутствие контроля над отправленными и полученными сообщениями (возможность удаления с сервера).
- Сообщения через приложение -> отсутствие надлежащих мер безопасности (например, незашифрованные каналы), отсутствие надлежащей подотчетности за действия в программе или контроля доступа.
Кроме того, следует учитывать потенциальную эффективность созданной системы информирования о нарушениях. В производственной компании подойдут разные каналы, чем в консалтинговой. Также могут существовать организации, где в зависимости от отдела, подразделения и персонала целесообразно использовать несколько каналов для сообщений о нарушениях.
Правовой статус по состоянию на 15 июня 2022 года.
Данная статья носит исключительно информационный характер и не является юридической консультацией
автор
