Срок внедрения Национальной системы электронных счетов-фактур (КСЭФ) стремительно приближается. Система будет электронной, а значит, должна упростить и ускорить расчеты между подрядчиками. Также, похоже, электронная означает автоматизированную, то есть не требующую активного участия человека. Все операции будут выполняться внутри системы. Однако при выставлении структурированных счетов-фактур человеческий фактор имеет решающее значение. Для того чтобы система выставила и отправила счет-фактуру, кто-то (человек) должен ввести наиболее важные данные. Это поднимает вопрос: кто будет вводить эти данные, то есть кто будет иметь доступ к КСЭФ?
На этот вопрос нет однозначного ответа. Все зависит от того, кто является налогоплательщиком.
KSeF в JDG
Если индивидуальный предприниматель выставляет счет-фактуру, он входит в систему, где обладает полными полномочиями. Он может получать и выставлять счета-фактуры. Такой индивидуальный предприниматель входит в систему, используя доверенный профиль, mObywatel или онлайн-банкинг.
KSeF в компании
Однако в случае компании необходимо назначить лицо, уполномоченное утверждать счета-фактуры. Это разрешение предоставляется с помощью формы ZAW-FA. Форму можно подать в электронном виде или на бумаге. Это лицо будет действовать от имени компании в системе. В качестве альтернативы компания может приобрести электронную печать с налоговым идентификационным номером (NIP) для входа в систему. В этом случае подавать форму ZAW-FA не требуется.
После входа в KSeF компания может использовать свои существующие права доступа. Пользователям могут быть предоставлены права на выставление и получение счетов, управление правами доступа и выставление счетов самостоятельно. Налогоплательщики также могут предоставлять права на выставление и получение счетов для других пользователей.
KSeF и бухгалтерия
Если у меня заключен договор с бухгалтерской фирмой, они будут заниматься всеми вопросами за меня?
Ответ прост. Если вы хотите, чтобы бухгалтерская фирма имела доступ к счетам-фактурам или могла их выставлять, вы должны предоставить соответствующие разрешения. Доступ не будет предоставлен автоматически. Все разрешения должны быть предоставлены независимо от наличия договора. Вы можете назначить бухгалтерскую фирму или конкретного бухгалтера в качестве уполномоченного лица. Если вы уполномочите бухгалтерскую фирму, то доступ к счетам-фактурам будет предоставлен только тем лицам, которым бухгалтерская фирма предоставила соответствующие разрешения. Вы также можете предоставить разрешения конкретному бухгалтеру. Если сфера действия разрешений включает управление разрешениями, они могут предоставить доступ и другим лицам.
Несмотря на это, компании, не имеющие электронной печати, могут выдавать разрешения на основании формы ZAW-FA.
Что нужно помнить
Если мы хотим, чтобы кто-то другой (бухгалтер или бухгалтерская фирма) управлял KSeF, нам необходимо предоставить соответствующие разрешения. Передача наших учетных данных, таких как логин и пароль для доверенного профиля или предоставление доступа к mObywatel (mCitizen), — не лучшая идея (не говоря уже о разрешении входа через нашу банковскую систему). Кроме того, нам необходимо знать, кто имеет доступ к нашим счетам-фактурам. Если мы меняем бухгалтера (независимо от того, есть ли у нас собственный бухгалтерский отдел или мы пользуемся услугами стороннего поставщика), мы должны помнить о необходимости отозвать доступ у всех, с кем мы больше не работаем.
Данная статья носит исключительно информационный характер и не является юридической консультацией.
Закон действует по состоянию на 10 ноября 2025 года.
Автор/редактор серии:
