W relacjach pracodawca–pracownik często dochodzi do sytuacji, w których pracownik otrzymuje do dyspozycji określone składniki majątkowe – od gotówki i dokumentów, po sprzęt techniczny, narzędzia czy odzież roboczą. W takich przypadkach pojawia się pytanie: czy pracownik może ponosić odpowiedzialność finansową za szkody w powierzonym mu mieniu i jeśli tak – w jakim zakresie?
Co to jest mienie powierzone?
Zgodnie z przepisami, za mienie powierzone uważa się w szczególności: pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności, narzędzia, instrumenty i podobne przedmioty, środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze.
Pełna odpowiedzialność obejmuje jednak nie tylko powyższe kategorie – może również dotyczyć każdego innego mienia, które zostało pracownikowi powierzone z obowiązkiem zwrotu albo rozliczenia się z niego.
Jakie są warunki odpowiedzialności pracownika?
Aby można było przypisać pracownikowi odpowiedzialność na podstawie art. 124 k.p., muszą zostać spełnione konkretne przesłanki. Pracodawca musi udowodnić, że prawidłowo powierzył mienie, wykazać powstanie szkody oraz wskazać związek pomiędzy szkodą, a działaniami (zaniechaniem) pracownika.
Jak wygląda prawidłowe powierzenie mienia?
Prawidłowe powierzenie mienia to kluczowy element umożliwiający zastosowanie pełnej odpowiedzialności pracownika. W praktyce oznacza to, że:
- mienie powinno być przekazane w sposób udokumentowany – np. na podstawie pisemnego pokwitowania, ewidencji, protokołu zdawczo-odbiorczego czy umowy,
- zakres mienia powinien być jasno określony – np. przez wskazanie rodzaju i ilości rzeczy, ich numerów seryjnych, wartości, itp.,
- pracownik musi mieć realną możliwość sprawowania pieczy nad powierzonym mieniem – np. dostęp do pomieszczenia magazynowego, wyłączność użytkowania sprzętu, możliwość jego zabezpieczenia.
Brak tych elementów może uniemożliwić skuteczne przypisanie odpowiedzialności pracownikowi – nawet jeśli szkoda faktycznie wystąpiła.
Wspólna odpowiedzialność materialna
W praktyce często zdarza się, że z mienia korzysta więcej niż jedna osoba – np. cały zespół lub dział. W takiej sytuacji stosowanie pełnej odpowiedzialności wobec pojedynczego pracownika może być nieuzasadnione, jeśli nie ma on faktycznej kontroli nad całością mienia.
Rozwiązaniem przewidzianym przez Kodeks pracy jest umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej (art. 125 k.p.). Taka umowa może być zawarta z pracownikami, którzy wspólnie użytkują dane mienie, pod warunkiem że:
- została zawarta na piśmie,
- określa zakres odpowiedzialności każdego z pracowników,
- wskazuje zakres powierzonego mienia.
Brak takiej umowy oznacza, że przypisanie pełnej odpowiedzialności pracownikom może być nieskuteczne.
Kiedy pracownik nie ponosi odpowiedzialności?
Kodeks pracy przewiduje również możliwość zwolnienia pracownika z odpowiedzialności, jeśli:
- szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych,
- pracodawca nie zapewnił odpowiednich warunków do zabezpieczenia mienia,
- pracownik nie miał faktycznej możliwości sprawowania pieczy nad mieniem.
Pełna odpowiedzialność materialna pracownika nie jest zasadą ogólną – stanowi szczególny reżim odpowiedzialności, który można zastosować tylko w ściśle określonych sytuacjach, przy spełnieniu wszystkich wymaganych przesłanek.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 2 lipca 2025 r.
autor/redaktor cyklu:
Nasze artykuły i alerty prawne możesz otrzymywać jako pierwszy, prosto na swoją skrzynkę mailową! Zapisz się do newslettera klikając w link lub skontaktuj się z nami pod adresem mailowym social@kglegal.pl, aby spersonalizować wysyłane treści.
