Das nationale E-Rechnungssystem ist für die meisten Steuerzahler bereits gängig, befindet sich aber noch in der finalen Phase. Am 16. September 2026 kündigte das Finanzministerium an, an einer Änderung des Mehrwertsteuergesetzes zu arbeiten, die die Frist für die Straffreiheit bei Fehlern in der Anwendung des Systems bis zum 31. Dezember 2027 verlängern soll. Diese Ankündigung fiel zeitlich mit mehreren Änderungen zusammen, die sich ab dem 1. Januar 2027 auf die Rechnungsstellung auswirken werden.
Die Stundung von Strafen bedeutet keine Stundung der Verpflichtung
Wer trotz bestehender Verpflichtung eine Rechnung außerhalb des Nationalen Steuer- und Finanzregisters (KSeF) ausstellt, kann vom Leiter des Finanzamts eine Geldbuße von bis zu 100 % der ausgewiesenen Steuer oder bis zu 18,7 % des Gesamtbetrags bei einer steuerfreien Rechnung verhängen. Strafen drohen auch bei der Inanspruchnahme von Sonderverfahren, der Erstellung einer nicht der Vorlage entsprechenden Rechnung und der nicht fristgerechten Einreichung im System. Nach geltendem Recht würden diese Strafen ab dem 1. Januar 2027 gelten, der Vorschlag des Ministeriums verschiebt diesen Termin jedoch um ein Jahr auf 2028.
Das Finanzministerium betont, dass die Aussetzung von Sanktionen keine Befreiung von der Pflicht bedeutet. Im Jahr 2027 wird die Steuerverwaltung vorrangig Unternehmer unterstützen und sie an ihre Pflichten erinnern. Sie wird aber auch auf Rechnungen reagieren, die außerhalb des Nationalen Steuer- und Finanzsystems (KSeF) ausgestellt wurden, sofern diese nicht unter die gesetzlichen Ausnahmen fallen, und prüfen, ob die Nichteinhaltung des Systems zu fehlerhaften Steuerabrechnungen führt.
Eine Geldstrafe ist nur eine der möglichen Konsequenzen. Ein außerhalb des Systems, in dem das KSeF gilt, ausgestelltes Dokument ist keine strukturierte Rechnung im Sinne des Gesetzes. Dies kann beim Käufer Zweifel am Vorsteuerabzug aufkommen lassen und das Risiko von Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung erhöhen, selbst wenn keine Geldstrafe verhängt wird.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Ankündigung noch kein Gesetz ist. Das Ministerium arbeitet gerade erst an dem Gesetzentwurf, und der 1. Januar 2027 ist noch gut dreieinhalb Monate entfernt. In dieser Zeit muss die Änderung von der Regierung, dem Sejm und dem Senat verabschiedet und vom Präsidenten unterzeichnet werden. Das aktuelle Datum bleibt bis zum Inkrafttreten der Änderung gültig. Daher ist es ratsam, die Umsetzung so zu planen, als würden die Strafen bereits im Januar in Kraft treten, und jede Verzögerung als Sicherheitspuffer zu betrachten.
Ende der Übergangsfristen am 1. Januar 2027.
Die größten Steuerzahler traten dem System am 1. Februar 2026 bei, die meisten anderen am 1. April. Die kleinsten Steuerzahler, deren monatliche, durch Rechnungen belegte Bruttoumsätze 10.000 PLN nicht übersteigen, werden ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen im KSeF-System ausstellen. Bis Ende 2026 können sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen außerhalb des Systems ausstellen. Dies betrifft in der Praxis vor allem kleine Einzelunternehmen und umsatzsteuerbefreite Steuerzahler.
Die zweite Gruppe, die von der Änderung besonders betroffen sein wird, sind Unternehmen, die über Registrierkassen verkaufen. Bis zum 31. Dezember 2026 erlaubte Artikel 145n des Umsatzsteuergesetzes die Ausstellung von Rechnungen über Registrierkassen und die Behandlung von Belegen mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Käufers bis zu einem Bruttobetrag von 450 PLN oder 100 EUR als vereinfachte Rechnungen. Diese Übergangsfrist endet am 1. Januar 2027. Gemäß dem geänderten Artikel 111 Absatz 3a Nummer 1 werden Registrierkassen nicht mehr zur Rechnungsstellung verwendet, sodass Belege mit USt-IdNr. nicht mehr als vereinfachte Rechnungen gelten. Verkäufe an Umsatzsteuerpflichtige, die über die Registrierkasse erfasst werden, müssen – auch wenn sie 450 PLN nicht übersteigen – mit einer strukturierten Rechnung im Nationalen Umsatz- und Dienstleistungsregister (KSeF) dokumentiert werden. Dies gilt für Einzelhandel, Gastronomie, Werkstätten, Tankstellen und Dienstleistungsbetriebe – also überall dort, wo Geschäftskunden eine USt-IdNr. auf dem Beleg verlangen. Hierbei ist die Integration der Kasse bzw. des Verkaufssystems in KSeF unerlässlich, denn das bloße Ausstellen einer Quittung reicht nicht mehr aus.
KSeF-Nummer in den Zahlungsinformationen
Ab dem 1. Januar 2027 ist für Zahlungen zwischen aktiven Umsatzsteuerzahlern, einschließlich Split-Payment-Überweisungen, die Angabe der KSeF-Nummer der Rechnung gemäß Artikel 108g Umsatzsteuergesetz erforderlich. Dies ermöglicht es der Finanzverwaltung, eine bestimmte Rechnung einer bestimmten Überweisung zuzuordnen.
Diese Anforderung mag auf den ersten Blick rein kosmetisch erscheinen, betrifft aber den gesamten Zahlungsprozess, nicht nur die Rechnungsstellung. Die KSeF-Nummer muss zum Zeitpunkt der Überweisung vorliegen, was für viele Unternehmen bedeutet, die Rechnungsfreigabeverfahren anzupassen, das Buchhaltungssystem mit dem Bankensystem zu verknüpfen oder Massenzahlungsdateien zu modifizieren. Es empfiehlt sich, dies im vierten Quartal und nicht in der ersten Januarwoche zu testen.
Verbesserungspaket
Nach Konsultationen mit Wirtschaftsverbänden und Steuerberatern hat das Finanzministerium ein Paket von sieben Verbesserungen vorbereitet, die am 1. Januar 2027 in Kraft treten sollen. Diese sind in erster Linie technischer Natur, einige von ihnen sind aber auch für die Organisation der Arbeit innerhalb eines Unternehmens wichtig.
Die Steuerzahler-App ermöglicht die Kennzeichnung von Rechnungen mit Statusangaben wie „zu buchen“, „zu klären“ oder „nicht zu buchen“, was die Organisation der Buchhaltungsunterlagen vereinfacht. Tokens, deren Gültigkeit Ende 2026 ablaufen sollte, bleiben weiterhin nutzbar. Ihre Gültigkeitsdauer kann zwischen einem und 365 Tagen eingestellt werden, mit der Option auf automatische Verlängerung nach Zustimmung des Inhabers. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Tokens für ihre KSeF-Integration genutzt haben und Serviceunterbrechungen befürchteten.
Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, Rechnungen mit Geschäftskontext anzureichern und sie mit Projekten, Kostenkategorien oder betrieblichen Ereignissen zu verknüpfen. Diese Daten werden direkt im KSeF gespeichert, anstatt in einer XML-Datei. Die Lösung soll die Analysemöglichkeiten verbessern und den Finanzbehörden eine präzisere Analyse der Finanzströme ermöglichen.
Das Ministerium kündigt außerdem höhere Limits für API-Abfragen an, was vor allem für Einrichtungen wichtig ist, die Hunderttausende von Dokumenten pro Monat verarbeiten, sowie die Möglichkeit, verdächtige Rechnungen und Betrugsversuche direkt über die API zu melden.
Wie man zusätzliche Zeit nutzen kann
Sollte die Aussetzung der Bußgelder bestätigt werden, gilt es 2027, Prozesse zu optimieren, nicht sie aufzuschieben. Zunächst ist es ratsam zu prüfen, welche Verkaufsbelege derzeit außerhalb des zentralen Rechnungssystems erstellt werden, insbesondere an Kassen, in Online-Shops und in branchenspezifischen Systemen. Anschließend müssen die Berechtigungen der Mitarbeiter und der Buchhaltung sowie die Verfahren für den Fall eines Systemausfalls überprüft werden. Dazu gehört auch die Vorbereitung von Zahlungen mit einer KSeF-Nummer und die Überprüfung von Verträgen mit Auftragnehmern hinsichtlich der Rechnungsstellung und der Haftung für Fehler. Es empfiehlt sich außerdem, die durchgeführten Maßnahmen zu dokumentieren, um im Falle einer Prüfung die gebotene Sorgfalt nachzuweisen.
Die Änderungen bei der kenianischen Wertpapier- und Börsenaufsichtsbehörde (KSeF) lassen sich daher in zwei Bereiche unterteilen. Zum einen wird ein weniger strenges Sanktionsregime angekündigt, dessen Verabschiedung noch aussteht. Zum anderen gibt es die einschneidenden Änderungen, die am 1. Januar 2027 in Kraft treten und unabhängig von dieser Gesetzesänderung sind. Unternehmen, die sich auf beides vorbereiten, können stressfrei ins neue Jahr starten, unabhängig vom Ausgang des Gesetzgebungsverfahrens im Parlament
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Der aktuelle Stand der Rechtslage ist der 18. September 2026.
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