Die Frage, ob die Rückdatierung von Rechnungen zulässig ist, stellt sich bei jeder Änderung der Verkaufsdokumentation. Mit der Einführung der Pflicht zur Ausstellung strukturierter Rechnungen im Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) hat diese Problematik eine neue Dimension angenommen. Einige Unternehmen gehen davon aus, dass das KSeF eine Rückdatierung technisch verhindert. Andere weisen darauf hin, dass das System XML-Dateien akzeptiert, deren Datum im Feld P_1 vor dem Einreichungsdatum liegt. Beide Annahmen sind nur teilweise richtig. In der heutigen Ausgabe von „Besteuerung von und zu“ erläutern wir die rechtliche Einstufung solcher Rechnungen und die damit verbundenen Risiken.
Allgemeine Regel: zwei separate Termine
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwischen dem Rechnungsdatum und dem Liefer- bzw. Leistungsdatum. Gemäß Artikel 106e Absatz 1 Nummer 1 Umsatzsteuergesetz muss eine Rechnung das Rechnungsdatum enthalten. Gemäß Artikel 106e Absatz 1 Nummer 6 muss zudem das Datum der Fertigstellung bzw. des Abschlusses der Lieferung, der Leistungserbringung oder des Zahlungseingangs angegeben werden, sofern ein solches Datum angegeben ist und vom Rechnungsdatum abweicht. Das Rechnungsdatum muss dem tatsächlichen Erstellungsdatum des Dokuments entsprechen. Die Angabe eines früheren Datums, das üblicherweise mit dem Verkaufsdatum übereinstimmt, stellt eine Rückdatierung dar und macht die Rechnung hinsichtlich ihres Datums unzuverlässig.
Die Fristen sind in Artikel 106i des Umsatzsteuergesetzes festgelegt. Rechnungen werden in der Regel spätestens am 15. Tag des Folgemonats nach Lieferung oder Leistungserbringung, jedoch frühestens 60 Tage vor diesen Ereignissen, ausgestellt. Die Nichteinhaltung der Frist hat keinen Einfluss auf die Steuerpflicht, die grundsätzlich mit Lieferung oder Leistungserbringung entsteht. Daher ist für eine verspätete Rechnung kein fiktives Ausstellungsdatum erforderlich. Die Steuer muss jedoch innerhalb des Steuerzeitraums gemeldet werden, gegebenenfalls durch eine Korrektur (JPK_V7), zuzüglich Verzugszinsen.
Ausstellungsdatum der strukturierten Rechnung
Gemäß Artikel 106 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes gilt eine strukturierte Rechnung mit dem Datum ihrer Einreichung beim KSeF als ausgestellt. Der Käufer erhält sie mit dem Datum, an dem ihr im System eine Identifikationsnummer zugewiesen wird. Vor diesem Hintergrund wurde die These formuliert, dass das KSeF eine Rückdatierung ausschließt, da das Ausstellungsdatum durch den Zeitpunkt der Annahme der Datei durch das System bestimmt wird.
Diese These bedarf einer wichtigen Klarstellung. Gemäß Artikel 106nda, Absatz 16 des Umsatzsteuergesetzes gilt eine strukturierte Rechnung auch dann als offline ausgestellte Rechnung, wenn das Datum ihrer Übermittlung an das Nationale Steuerinformationssystem (KSeF) nach dem auf der Rechnung angegebenen Ausstellungsdatum liegt. Für solche Rechnungen legt Artikel 106nda, Absatz 10 fest, dass das Ausstellungsdatum das vom Steuerpflichtigen angegebene Datum ist. Daher lehnt das System eine Datei mit einem früheren Datum im Feld P_1 nicht ab; nur ein zukünftiges Datum wird abgelehnt. Diese Auffassung wird vom Finanzministerium in seinen Antworten auf parlamentarische Anfragen und vom Direktor des Nationalen Steuerinformationssystems bestätigt.
Wird eine Rechnung als offline24 ausgestellt klassifiziert, besteht die Pflicht, sie unverzüglich, spätestens jedoch am nächsten Werktag nach dem Ausstellungsdatum, an KSeF zu übermitteln. Eine Rechnung, deren Datum im Feld P_1 mehr als einen Werktag vor dem Einreichungsdatum liegt, gilt daher rechtlich als offline24-Rechnung und wurde nach Ablauf der Frist eingereicht. KSeF überprüft die Richtigkeit des eingegebenen Datums nicht; die Verantwortung hierfür trägt der Aussteller. Besondere Umstände (Systemausfall, Systemverfügbarkeit) erlauben zwar eine verspätete Einreichung einer Rechnung, rechtfertigen jedoch nicht die Eingabe eines Datums, wenn die Rechnung noch nicht ausgestellt wurde.
Risiken seitens des Emittenten und des Käufers
Artikel 106ni Absatz 1 Nummer 3 des Umsatzsteuergesetzes sieht eine Geldbuße für die nicht fristgerechte Einreichung einer Rechnung bei der Nationalen Steuerbehörde (KSeF) vor. Die Höhe der Geldbuße richtet sich nach dem auf der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrag. Bei Rechnungen ohne ausgewiesenen Steuerbetrag beträgt die Höchstgrenze 18,7 % des fälligen Gesamtbetrags.
Dieser Ausschluss gilt nur für die Nichteinhaltung der Frist, nicht für die Richtigkeit des Rechnungsinhalts. Eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung ist im Sinne von Artikel 62 § 2 des Steuerstrafgesetzbuches ungültig und kann mit einer Geldstrafe von bis zu 720 Tagessätzen oder Freiheitsstrafe oder beidem geahndet werden.
Auf materieller Ebene ändert die Rückdatierung nichts an der Umsatzsteuerabrechnungsfrist des Verkäufers gemäß § 19a Abs. 1 UStG. Sie kann jedoch den Zeitpunkt der Umsatzentstehung beeinflussen, der auf den Tag der Leistungserbringung, spätestens jedoch auf den Tag der Rechnungsstellung oder -begleichung fällt. Für den Käufer beschleunigt die Rückdatierung nicht das Vorsteuerrecht, das frühestens mit der Abrechnung für den Zeitraum des Rechnungseingangs entsteht. Der Eingang der strukturierten Rechnung erfolgt mit der Zuteilung der KSeF-Nummer. Daher verschiebt eine Verschiebung der Einreichung auf den Folgemonat den Vorsteuerabzug um die gesamte Abrechnungsfrist, was bei hohen Steuerbeträgen die Liquidität des Auftragnehmers belastet. Die Feststellung einer zu geringen Steuerschuld aufgrund verspäteter Verkaufsdokumentation im Rahmen einer Betriebsprüfung kann zudem eine zusätzliche Steuerschuld gemäß § 112b UStG zur Folge haben.
Praktische Schlussfolgerungen
Eine Rechnung im KSeF-System kann im Feld P_1 ein Datum vor dem Übermittlungsdatum enthalten, jedoch nur, wenn dieses dem tatsächlichen Erstellungsdatum des Dokuments entspricht und der Steuerpflichtige es fristgerecht an das System übermittelt. Daher stellt das KSeF-System keine technische Barriere gegen rückwirkende Datierung dar. Es speichert jedoch sowohl das vom Aussteller eingegebene Datum als auch das Übermittlungsdatum dauerhaft, und Abweichungen von mehr als einem Werktag sind anhand der Systemdaten selbst erkennbar.
Wird die Frist versäumt, ist die Rechnung mit dem aktuellen Datum, dem tatsächlichen Liefer- oder Fertigstellungstag, auszustellen und die Abrechnung entsprechend dem Steuerzeitraum zu korrigieren. Bei der Rechnungsstellung ist die Verschiebung des Abzugs beim Käufer zum Monatswechsel zu berücksichtigen, und die Nutzung des Offline24-Modus ist in einem internen Verfahren zu regeln.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Der aktuelle Stand der Rechtslage ist der 9. November 2026.
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