In der Unternehmenspraxis entstehen Mitarbeitern, insbesondere Vertriebsmitarbeitern, zahlreiche Ausgaben: Kraftstoff, Reisekosten, Unterkunft, Termine mit Auftragnehmern und Schulungen. Manche dieser Ausgaben werden mit der Firmenkarte bezahlt, andere privat, und die Dokumentation ist uneinheitlich: Mal liegt eine Firmenrechnung vor, mal eine private Rechnung, manchmal nur eine Quittung ohne Steuernummer (USt-IdNr.), und im Extremfall gibt es lediglich eine Überweisungsbestätigung, weil der Kaufbeleg verloren gegangen ist. Daraus ergibt sich eine praktische und zugleich finanziell bedeutsame Frage: Kann das Unternehmen solche dokumentierten Ausgaben steuerlich absetzen?
Der Direktor des Nationalen Steuerinformationsdienstes befasste sich in einer individuellen Steuervorbescheid vom 5. Januar 2026 (Aktenzeichen 0111-KDIB2-1.4010.534.2025.1.DKG) mit der Angelegenheit und bestätigte die Richtigkeit der Argumentation des Antragstellers. Der Vorbescheid steht im Einklang mit einer etablierten und steuerzahlerfreundlichen Auslegung und klärt gleichzeitig mehrere Punkte, die in der täglichen Buchhaltungspraxis noch immer Fragen aufwerfen.
Fakten: Spesenabrechnung
Das Unternehmen hat eine interne Spesenabrechnungsrichtlinie auf Basis eines eigens dafür eingerichteten Finanz- und Buchhaltungssystems eingeführt. Die Mitarbeiter erstellen einen Spesenbericht, vervollständigen die Transaktionsdetails (Spesenart und -beschreibung, Lieferant, geschäftliche Begründung) und fügen einen Beleg zur Bestätigung der Ausgabe bei (einen Scan oder ein Foto eines Papierdokuments).
Der Schlüssel lag jedoch darin, vier Kategorien von Dokumenten aufzulisten, die ein Mitarbeiter zur Dokumentation einer Ausgabe verwenden kann:
- eine auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellte Rechnung oder Buchungsnotiz;
- eine Quittung ohne Mitarbeiterdaten und ohne Steueridentifikationsnummer des Unternehmens;
- Zahlungsbestätigung zusammen mit der Erklärung des Arbeitnehmers – wenn das Originaldokument verloren gegangen oder vernichtet worden ist und die Zahlung mit einer persönlichen Karte oder von einem privaten Konto erfolgte;
- Die Aussage des Mitarbeiters selbst – wenn das Dokument fehlt und die Ausgabe in bar bezahlt wurde.
Das Unternehmen ging im Voraus davon aus, dass alle fraglichen Ausgaben tatsächlich und endgültig waren, mit der Geschäftstätigkeit in Zusammenhang standen und nicht unter Artikel 16 Absatz 1 des Körperschaftsteuergesetzes fielen.
Sind die Ausgaben steuerlich absetzbar?
Gemäß Artikel 15 Absatz 1 des Körperschaftsteuergesetzes sind steuerlich abzugsfähige Kosten solche Kosten, die anfallen, um Einnahmen aus einer Einnahmequelle zu erzielen oder diese Einnahmequelle zu erhalten oder zu sichern, mit Ausnahme der in Artikel 16 Absatz 1 aufgeführten Ausgaben. In der veröffentlichten Auslegung nannte die Behörde sechs Bedingungen, die für jede Ausgabe erfüllt sein müssen:
- wurde dem Steuerzahler entstanden und belastet letztlich sein Vermögen;
- ist endgültig, d.h. sein Wert wurde dem Steuerzahler in keiner Weise zurückerstattet;
- steht im Zusammenhang mit der durchgeführten Geschäftstätigkeit;
- dient dazu, Einkommen zu erzielen, zu erhalten oder zu sichern;
- wurde ordnungsgemäß dokumentiert;
- ist nicht im Katalog des Artikels 16 Absatz 1 des CIT-Gesetzes enthalten.
Im Bereich der Spesenabrechnung für Arbeitnehmer werden die ersten beiden Bedingungen mitunter als problematisch angesehen. Die Behörde hat diese Zweifel ausgeräumt: Da das Unternehmen dem Arbeitnehmer den entstandenen Betrag erstattet und keine externe Erstattung erhält, trägt es die wirtschaftliche Last der Ausgaben. Somit sind die Voraussetzungen der Entstehung und der Rechtskraft der Kosten erfüllt.
Wie lassen sich die Kosten dokumentieren?
Der wichtigste Teil des Urteils betrifft die fünfte Anforderung, nämlich die ordnungsgemäße Dokumentation. Das Körperschaftsteuergesetz enthält keine eigenen Vorschriften zur Dokumentation wirtschaftlicher Vorgänge. Stattdessen verweist es auf das Rechnungslegungsgesetz.
Aus dieser Struktur leitete die Behörde eine These ab, die den praktischen Schlüssel zur gesamten Auslegung bildet: Ein Buchhaltungsbeleg, der zur Erfassung von Kosten in der Buchhaltung geeignet ist, ist auch für Zwecke der Körperschaftsteuer geeignet. Mit anderen Worten: Wenn ein Beleg den Rechnungslegungsstandards entspricht und einen Geschäftsvorfall korrekt wiedergibt, ist er auch für Zwecke der Körperschaftsteuer ausreichend.
Vier Dokumentenkategorien – Warum sie alle akzeptiert wurden
Eine Quittung ohne Steueridentifikationsnummer (NIP), eine Zahlungsbestätigung von einem Terminal oder ein Kontoauszug sind keine Rechnungen, können aber als Buchhaltungsnachweis dienen: als externer Nachweis von Dritten oder, im Falle einer Erklärung, als interner Nachweis gemäß den Rechnungslegungsgrundsätzen. Das Rechnungslegungsgesetz sieht auch die Ausstellung von Ersatznachweisen vor, die bis zum Erhalt des externen Nachweises ausgestellt werden und den Fall eines verloren gegangenen Dokuments treffend beschreiben. Es ist außerdem erwähnenswert, dass die Behörde die Zulässigkeit elektronischer Dokumente bestätigt hat.
Was die Interpretation nicht bestimmt
Die Interpretation ist günstig, aber sie darf nicht zu weit ausgelegt werden.
Zunächst hat die Behörde nicht geprüft, ob bestimmte Ausgaben steuerlich absetzbare Kosten darstellen. Das Unternehmen ging davon aus, dass die Voraussetzungen des Artikels 15 Absatz 1 erfüllt seien und die Ausgabe nicht unter Artikel 16 Absatz 1 falle. Diese Annahme beruhte auf den tatsächlichen Gegebenheiten, nicht auf dem Gegenstand der Entscheidung. Daher bezieht sich die Auslegung auf die Frage der Dokumentation, nicht auf die Einordnung der Ausgabe selbst. Klassische Posten des Artikels 16 (z. B. Repräsentationskosten) bedürfen weiterhin einer gesonderten Prüfung, unabhängig vom Beleg.
Zweitens entbindet die Akzeptanz von „weichen“ Nachweisen wie Erklärungen und Zahlungsbestätigungen den Steuerpflichtigen nicht von der Pflicht zur Glaubwürdigkeit. Eine Arbeitnehmererklärung ist eine Lösung für Ausnahmefälle (z. B. bei Verlust oder Zerstörung von Dokumenten) und kein Standardverfahren zur Dokumentation. In jedem Fall trägt der Steuerpflichtige die Beweislast für den Zusammenhang zwischen Aufwand und Einkommen.
Drittens müssen die Unterlagen für Umsatzsteuer- und Körperschaftsteuerzwecke getrennt geführt werden. Eine Quittung ohne die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Käufers kann für Körperschaftsteuerzwecke ausreichend sein, berechtigt den Steuerpflichtigen jedoch nicht zum Vorsteuerabzug nach den allgemeinen Regeln. Die Dokumentation für die eine Steuerart hat keinen Einfluss auf die Folgen für die andere. Der Steuersatz für das zweite Steuerjahr wird auf 20 % reduziert, wenn die Gewinne im Folgejahr nach dem Verlust des Status per Beschluss ausgeschüttet werden. Der Steuersatz wird jedoch später wieder auf den höheren Satz angehoben.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Der aktuelle Stand der Rechtslage ist der 10. Juli 2026.
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