Już wiadomo, że większość przedsiębiorców będzie zobowiązana wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 r. Jedynie przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego mają termin ten odroczony do 1 stycznia 2025 r.
Założeniem wprowadzenia KSeF jest m in. dalsze ograniczenie luki w podatku od towarów i usług. Od kilku lat ustawodawca wprowadza kolejne narzędzia, mające na celu jej uszczelnienie. I tak w systemie podatkowym obowiązuje już konieczność przesyłania jednolitych plików kontrolnych (JPK), mechanizm podzielonej płatności (split payment), możliwość czasowego zablokowania rachunku bankowego, czy opodatkowania transakcji, która nie wywołuje skutków podatkowych (klauzula o unikaniu opodatkowania – GAAR).
Krajowy System e-Faktur dołącza do ww. narzędzi. W przypadku wystawienia faktury w systemie, w pierwszej kolejności jest ona udostępniana organom skarbowym. Dopiero później trafia do kontrahenta. Według zapewnień Ministerstwa Finansów cały obieg ma się odbywać w czasie rzeczywistym, co oznacza, że w ciągu kilku minut faktura powinna znaleźć się u nabywcy.
Czy jednak wprowadzenie KSeF jest jedynie dołożeniem kolejnych obowiązków przedsiębiorcom i stanowi kolejne rozszerzenie uprawnień organów skarbowych?
Niewątpliwą korzyścią z wystawiania faktur w systemie jest właśnie czas dostarczenia ich nabywcy. Skrócenie czasu doręczenia faktury oznacza również skrócenie czasu otrzymania płatności. Jeśli bowiem faktura ma być zapłacona w terminie siedmiu dni od jej otrzymania, a doręczenie np. pocztą trwa 5 dni roboczych (+ sobota i niedziela), sprzedawca może czekać na otrzymanie płatności nawet 14 dni.
Doręczenie faktury wystawionej w KSeF następuje tego samego dnia, a zatem powyższy termin skraca się do 7 dni. Odbiorca faktury nie ma możliwości nieodebrania faktury, tak jak np. przy doręczeniu pocztą tradycyjną, czy mailową. Uznaje się ją bowiem za doręczoną z momentem nadania jej numeru identyfikacyjnego. Nie ma więc możliwości, by odbiorca nie odebrał awiza, czy nie przesłał potwierdzenia odbioru maila. Ograniczy to konieczność finansowania bieżącej działalności przedsiębiorstw kredytami, czy pożyczkami. Poprawie ulegnie bowiem ich płynność finansowa.
Niewątpliwie zaletą wprowadzenia systemu elektronicznego jest archiwizacja dokumentów. KSeF ma bowiem przechowywać faktury przez 10 lat. Po pierwsze zatem przedsiębiorcy nie będą ponosić kosztów przechowywania dokumentów. Po drugie natomiast zlikwidowany zostanie problem „zaginionych” faktur. W związku z tym, że faktury będą miały postać elektroniczną, będą dostępne dla przedsiębiorcy z każdego miejsca, w którym się znajduje.
Wdrożenie KSeF może wiązać się także z poniesieniem wydatków na przystosowanie użytkowanych programów służących do fakturowania do nowych wymagań. Wydatki takie należy traktować jako koszty pośrednio związane z przychodami. Mogą one być odliczane w miesiącu, w którym zostały poniesione. Natomiast w przypadku zakupu licencji na użytkowanie oprogramowania, należy włączyć je do ewidencji środków niematerialnych i prawnych i amortyzować. Nie można w takim wypadku ujmować wydatku w bieżących kosztach.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 25 sierpnia 2023 r.
autor/redaktor cyklu:
