Wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z księgową lub biurem rachunkowym bez zawierania pisemnej umowy. Praktyka ta, choć powszechna, może rodzić poważne skutki prawne – szczególnie w sytuacji, gdy dochodzi do błędów w rozliczeniach, zaniedbań lub innych nieprawidłowości skutkujących stratami finansowymi czy karami skarbowymi. Czy w takim przypadku możliwe jest uzyskanie odszkodowania? Odpowiedź brzmi: tak – pod pewnymi warunkami.
Umowa ustna też obowiązuje
Zgodnie z aktualną interpretacją przepisów prawa cywilnego, brak umowy pisemnej nie wyklucza możliwości dochodzenia roszczeń. Umowa ustna o świadczenie usług księgowych jest wiążąca, o ile współpraca miała charakter ciągły, a jej istnienie potwierdzają m.in. cykliczne faktury wystawiane na rzecz klienta. Taki sposób rozliczania stanowi dowód na to, że strony zawarły dorozumianą umowę o współpracy.
Trzeba jednak pamiętać, że brak dokumentu w formie pisemnej może utrudnić jednoznaczne ustalenie zakresu obowiązków księgowej i oczekiwań klienta. W przypadku sporu, to właśnie te elementy – czyli co dokładnie należało do obowiązków księgowej – stają się kluczowe.
Odpowiedzialność kontraktowa księgowej
Księgowa, która świadczy usługi na podstawie umowy (pisemnej lub ustnej), zobowiązana jest działać z należytą starannością zawodową. Musi prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, przechowywać dokumenty klienta i udostępniać je na żądanie. Jeżeli zaniechania księgowej doprowadziły do szkody – np. naliczenia kar przez urząd skarbowy – klient może dochodzić od niej odszkodowania.
Podstawą jest tu art. 471 Kodeksu cywilnego, który mówi wprost: „Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że nie ponosi za to winy.” Oznacza to, że księgowa ponosi odpowiedzialność za swoje błędy lub niedbalstwo, o ile można jej przypisać winę.
Klient ma również prawo żądać zwrotu dokumentów księgowych. Właściciel dokumentów – czyli przedsiębiorca – może domagać się ich natychmiastowego zwrotu oraz zaniechania dalszego naruszania prawa. Żądanie wydania dokumentów przez księgową (np. byłego pracownika, zewnętrzne biuro rachunkowe lub osobę współpracującą na podstawie umowy cywilnoprawnej) można oprzeć na kilku podstawach prawnych – zależnie od charakteru relacji łączącej strony.
Skarga do organizacji zawodowej
Jeśli księgowa jest członkiem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, klient może dodatkowo złożyć na nią skargę. Stowarzyszenie może nałożyć różnego rodzaju sankcje dyscyplinarne – od upomnienia, przez zawieszenie w prawach członka, aż po pozbawienie uprawnień zawodowych.
W związku z powyższym brak pisemnej umowy z księgową nie wyklucza możliwości dochodzenia roszczeń za błędy w rozliczeniach lub inne zaniedbania. Kluczowe jest wykazanie istnienia relacji usługowej i obowiązków wynikających z tej współpracy. Ustawowe przepisy chronią klientów także wtedy, gdy umowa była ustna, o ile istnieją dowody na jej realizację. W razie szkody – czy to w postaci kar skarbowych, czy innych strat finansowych – możliwe jest wystąpienie z żądaniem odszkodowania, a w poważniejszych przypadkach – także dochodzenie odpowiedzialności karnej księgowej.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 20 maja 2025 r.
autor/redaktor cyklu:
Nasze artykuły i alerty prawne możesz otrzymywać jako pierwszy, prosto na swoją skrzynkę mailową! Zapisz się do newslettera klikając w link lub skontaktuj się z nami pod adresem mailowym social@kglegal.pl, aby spersonalizować wysyłane treści.
