Wykorzystanie prywatnego auta pracownika jest częstą praktyką. W firmach bowiem nie zawsze jest wystarczająca ilość samochodów służbowych lub polityka flotowa ogranicza ich wykorzystanie przez niektórych pracowników. W przypadku jednak wykorzystania pojazdów prywatnych do celów służbowych pracownikowi należy się zwrot kosztów z tego tytułu.
Skoro pracodawca wypłaca na rzecz pracownika gotówkę (zwraca koszty), to czy jest zobowiązany pobrać od niej zaliczkę na podatek? Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Stosownie jednak do art. 21 ust. 1 pkt 16 tej ustawy, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży podatnika, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Należy więc sięgnąć do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z § 2, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
2) dla motocykla – 0,69 zł,
3) dla motoroweru – 0,42 zł.
Oznacza to, że jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszt wykorzystania samochodu prywatnego w stawce odpowiadającej powyższym kwotom, wówczas nie będzie to stanowiło podstawy do opodatkowania. Jeżeli zwrot kosztów będzie miał miejsce po wyższej stawce, od nadwyżki wypłaconego zwrotu nad wynikającym z rozporządzenia należy pobrać zaliczkę na podatek.
Co jednak jeżeli pracownik wybrał się w podróż służbową samochodem prywatnym o napędzie elektrycznym? Silniki elektryczne nie mają bowiem pojemności skokowej. Czy zatem należy uznać, że pojemność ta wynosi 0 cm3 i zastosować niższą stawkę z rozporządzenia?
Zagadnienie to wyjaśnia interpretacja podatkowa z 17 lutego 2022 r. 0113-KDIPT2-3.4011.1172.2021.1.NM. Zgodnie z nią, przywołane rozporządzenie nie dotyczy w ogóle samochodów o napędzie elektrycznym. W związku z tym zwolnienie od podatku obejmuje całą kwotę zwrotu kosztów wykorzystania prywatnego samochodu elektrycznego i nie jest ograniczone limitem wynikającym z rozporządzenia.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 29 kwietnia 2024 r.
autor/redaktor cyklu:
