Poza umową o pracę, umowa zlecenie oraz umowa o współpracę (B2B) pozostają najpopularniejszymi formami zatrudnienia. Przekazanie samochodu służbowego pracownikom zatrudnionym na podstawie tych umów rozliczane jest inaczej, niż w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Umowa o współpracę (B2B)
Osoba z którą zawarliśmy umowę B2B jest samozatrudniona, tzn. prowadzi własną działalność gospodarczą. Za pracę, którą dla nas wykonuje, wystawia faktury, a wynagrodzenie, które jej wypłacamy, stanowi dla niej wynagrodzenie z działalności gospodarczej. Istotą umowy B2B jest by podmiot korzystający z usług w ramach tej umowy nie ponosił kosztów pracowniczych, tak jak w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Konsekwencje podatkowe przekazania współpracownikowi samochodu służbowego będą zależeć, tak jak w przypadku pracownika, od sposobu wykorzystania pojazdu. Jeżeli pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w celach służbowych, osoba korzystająca z auta nie osiąga korzyści dla celów (przychodu). Nie wiąże się to więc dla niej z żadnymi konsekwencjami podatkowymi. Podmiot, który przekazał samochód, może rozliczyć 100% podatku VAT oraz odliczyć od swojego przychodu 100% kosztów eksploatacyjnych związanych z używaniem auta. Wymagane jest zgłoszenie do urzędu skarbowego (VAT-26) oraz prowadzenie ewidencji przebiegu. Jeżeli jednak samochód wykorzystywany będzie zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, wówczas podmiot udostępniający auto będzie mógł odliczyć od przychodu 75% kosztów oraz rozliczyć 50% VATu. Osoba korzystająca zaś z auta osiągnie przychód w związku z wykorzystywaniem samochodu do celów prywatnych.
W przypadku umów B2B, w przeciwieństwie do umów o pracę, ustawodawca nie wprowadził ryczałtowo określonego przychodu. Przychód ten odpowiada zatem wartości odniesionej korzyści. Aby go określić można posłużyć się cenami wynajmu porównywalnego samochodu, lub ratą leasingową, opłacaną za udostępnione auto. Przychodem będą także koszty eksploatacyjne samochodu. Zarówno korzystanie z samochodu, jak i koszty eksploatacyjne będą przychodem dla osoby korzystającej z samochodu, w części w jakiej wykorzystuje je do celów prywatnych. Dlatego też istotne jest ewidencjonowanie korzystania z samochodu do celów prywatnych. Jeżeli podmiotowi udostępniającemu auto przysługiwało przy jego nabyciu (lub przy leasingowaniu, wynajmowaniu) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w wysokości 50%, wówczas udostępnienie samochodu do celów prywatnych współpracownikowi nie będzie podstawą do naliczania podatku VAT.
Korzystniejsze wydaje się jednak odpłatne udostępnienie auta do korzystania również do celów prywatnych. Wówczas podmiot udostępniający auto wystawia na rzecz korzystającego fakturę za okres korzystania z auta do celów prywatnych obejmującą również koszty eksploatacyjne. Kwota faktury będzie stanowiła koszt u współpracownika.
Umowa zlecenie
W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie, zastosowanie znajdą zasady opisane dla umów B2B. O ile jednak osoby współpracujące w ramach B2B zobowiązane są same zadeklarować przychód z tytułu nieodpłatnego używania samochodu do celów prywatnych, o tyle przy umowie zlecenie to zleceniodawca sporządza dla zleceniobiorcy dokument (PIT-11), w którym wskazuje wysokość przychodu uzyskanego z tytułu nieodpłatnie otrzymanego świadczenia niepieniężnego.
W przypadku odpłatnego korzystania z samochodu służbowego współpracownik otrzymuje fakturę. A zatem, czy jeżeli zleceniobiorca odpłatnie korzysta z samochodu służbowego, powinien otrzymać paragon z kasy fiskalnej? Co do zasady tak. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zwalnia bowiem z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej sprzedaży na rzecz pracowników (o ile przedmiotem sprzedaży nie są towary i usługi enumeratywnie wymienione w treści rozporządzenia). Zwolnienie to dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, nie zaś na podstawie umowy zlecenie. W przypadku zleceniobiorców można jednak skorzystać ze zwolnienia ogólnego, które pozwala nie ewidencjonować na kasie fiskalnej sprzedaży na rzecz osób fizycznych do wartości sprzedaży wynoszącej 20 000 zł. Kwota ta dotyczy sprzedaży na rzecz wszystkich osób, którym należałoby wystawić paragon. Po przekroczeniu tej kwoty udostępnienie samochodu służbowego na cele prywatne należy dokumentować paragonem fiskalnym.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 9 października 2023 r.
autor/redaktor cyklu:
