Branża IT w znacznym stopniu opiera się na zawieraniu umów, które definiują zakres prac, dostarczane usługi oraz obowiązki i odpowiedzialności każdej ze stron umowy. Wśród umów często stosowanych w tym sektorze wyróżniają się umowy wdrożeniowe.
Czym jest umowa wdrożeniowa?
Umowa wdrożeniowa jest specyficznym typem kontraktu, który nie jest bezpośrednio nazwany w przepisach prawa, a dotyczy opracowania i wdrożenia określonego oprogramowania lub całego systemu w środowisku informatycznym klienta. Klientami mogą być na przykład przedsiębiorstwa z branży budowlanej lub marketingowej, które potrzebują nowego oprogramowania lub chcą dostosować już istniejące do swoich aktualnych wymagań.
Z powodu braku jednoznacznej definicji prawnej terminu „wdrożenie”, treść umowy, role oraz odpowiedzialności stron nie są jednolicie określone przez prawo, co wymaga indywidualnego podejścia do każdej umowy. Tworzenie takiego kontraktu powinno uwzględniać konkretne cele i oczekiwania obu stron, co często wymaga wsparcia specjalizacji w prawie IT. Umowy te zwykle bywają złożone i niestety, często są formułowane w sposób jednostronny, korzystny głównie dla strony, która je opracowała.
Co powinna zawierać taka umowa?
W tej umowie, wykonawca zobowiązuje się nie tylko do instalacji systemu. Jeśli sam go tworzy, musi również dostarczyć go w pełni funkcjonalnym i gotowym do użycia. Co więcej, często odpowiada za stworzenie lub opracowanie dokumentacji, która szczegółowo określi, jak będzie przebiegać całe wdrożenie.
W procesie wdrożenia kluczowa jest elastyczność – umowa powinna pozwalać na wprowadzanie zmian, jeśli zajdzie taka potrzeba. To ważne, bo w trakcie pracy nad projektem mogą pojawić się nowe pomysły lub wymagania.
Czasem zdarzają się przypadki, w których klient (czyli użytkownik końcowy nowego oprogramowania) sam określa zakres prac, cenę oraz termin realizacji, pozostawiając wykonawcy jedynie wykonanie zleconych zadań zgodnie z jego wytycznymi. Pomijając już problem niezgodności takiej umowy z obowiązującym prawem, tego typu ustalenia rzadko prowadzą do owocnej współpracy. Istnieje znaczne ryzyko, że obie strony umowy mogą ostatecznie znaleźć się w sytuacji sporów sądowych i nieukończonego projektu.
Projekty IT są zwykle zaangażowane na długie lata. Z tego powodu kluczowe jest, aby umowa wdrożeniowa była opracowana w sposób, który uwzględnia ewoluujące oczekiwania stron oraz zmienne warunki, które mogą pojawić się podczas realizacji projektu. To zapewni, że nie będzie niejasności odnośnie do obowiązków, które są nakładane na strony umowy.
Dlaczego to jest ważne?
Umowa wdrożeniowa to nie tylko formalność. To fundament dla płynnej współpracy między zleceniodawcą, a firmą IT. Zapewnia, że obie strony mają jasność co do celów projektu, zakresu prac i oczekiwanych wyników. Dzięki temu można spać spokojnie, wiedząc co dokładnie zostanie dostarczone i co ważne, jak będzie można wykorzystać nowy system w prowadzonej działalności.
Umowy wdrożeniowe zazwyczaj charakteryzują się szerokim zakresem regulacji, a ich poszczególne klauzule często mogą być postrzegane jako złożone. Warto pamiętać, że taka umowa to klucz do sukcesu każdego projektu IT. Dzięki niej, można mieć pewność, że oczekiwania zostaną spełnione, a cały proces przebiegnie gładko i bez niepotrzebnych niespodzianek.
Niniejszy alert ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 18 kwietnia 2024 r.
autor:
