Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. W przypadku niewykorzystania urlopu w terminie ustalonym w planie urlopów, pracodawca jest zobowiązany udzielić go najpóźniej do dnia 30 września roku następnego, z wyjątkiem urlopu na żądanie, który nie podlega tym ograniczeniom. W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytanie: Co dzieje się w sytuacji niewykorzystania zaległego urlopu i jakie środki można wprowadzić, aby uniknąć wątpliwości interpretacyjnych w tym zakresie?
Czy niewykorzystanie urlopu przed upływem 30 września jest jednoznaczne z jego utratą?
Oczywiście nie, niewykorzystanie urlopu przed upływem 30 września nie prowadzi do utraty prawa do tego urlopu, chyba że nastąpi przedawnienie roszczenia o urlop. Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego, „Bieg przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu (art. 291 § 1 Kodeksu pracy w związku z art. 161 Kodeksu pracy), chyba że szczególne przepisy Kodeksu pracy lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielania urlopu w innych terminach” (Uchwała SN z dnia 20 lutego 1980 r., sygn. akt: V PZP 6/79). Termin przedawnienia wynosi w tym przypadku 3 lata od dnia wymagalności roszczenia.
Istotnym jest, aby urlop został wykorzystany w naturze, co oznacza, że pracownik powinien wykorzystać przysługujące mu prawo do wypoczynku, zaś wypłata ekwiwalentu jest możliwa dopiero wtedy, gdy niemożliwe jest wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w naturze, np. w sytuacji długotrwałej choroby pracownika.
Brak współpracy ze strony pracownika
Często zdarza się, że pracownicy niechętnie składają wnioski urlopowe w pierwszej połowie roku. Pracodawcy mogą jednak zobowiązać pracowników do określenia pewnych terminów, w których chcą wykorzystać zaległy urlop, w terminach przewidzianych przepisami. Brak współpracy w tym zakresie może zostać sankcjonowany odpowiednimi środkami porządkowymi, w tym karą upomnienia lub nagany. Wskazanie terminów urlopowych powinno być częścią organizacji pracy, a pracodawca może to uregulować w regulaminie pracy.
Wykroczenie przeciwko prawom pracownika
Nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 Kodeksu pracy). Z tego względu zaległy urlop powinien być uwzględniony w aktualnym planie urlopów lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem, które określa termin jego wykorzystania.
Obecnie kara grzywny za powyższe wykroczenie wynosi od 1.000 zł do 30.000 zł.
Warto jednak zauważyć, że trwają intensywne prace nad ustawą dotyczącą warunków dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wcześniej zaproponowano podwyższenie wysokości kary za to wykroczenie z 3.000 zł do 50.000 zł. Mimo sprzeciwu Senatu wobec podwyższenia kar grzywny, 19 marca 2025 r. Komisja Sejmowa odrzuciła propozycję wykreślenia przepisu podnoszącego wysokość kar dla pracodawców za wykroczenia związane z naruszaniem prawa pracy.
Obecnie trwają intensywne prace nad końcowym brzmieniem tych przepisów, a o ich skutkach będziemy informować na bieżąco.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 20 marca 2025 r.
autor/redaktor cyklu:
Nasze artykuły i alerty prawne możesz otrzymywać jako pierwszy, prosto na swoją skrzynkę mailową! Zapisz się do newslettera klikając w link lub skontaktuj się z nami pod adresem mailowym social@kglegal.pl, aby spersonalizować wysyłane treści.
