Po omówieniu kompetencji zarządów oraz rad nadzorczych w spółkach kapitałowych, przyszedł czas na kolejny organ, za pośrednictwem którego działają spółki. Zgromadzenie wspólników, bo to ten organ zostanie dla Państwa omówiony w dzisiejszym wpisie z naszego cyklu Compliance, jest organem władzy właścicielskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uprawnionym do podejmowania strategicznych decyzji związanych z działalnością spółki.
Zgromadzenie wspólników jest organem obligatoryjnym spółki tworzonym przez wszystkich jej wspólników. Udział właścicieli w zgromadzeniu należy traktować jako uprawnienie (nie obowiązek), a wspólnicy mogą wykonywać uprawnienia przysługujące im w ramach niniejszego organu także poprzez swoich przedstawicieli. W zależności od przedmiotu obrad, zgromadzenie wspólników dzielimy na nadzwyczajne i zwyczajne.
Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w dowolnym terminie, w miarę potrzeb, w przypadkach określonych w KSH lub umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po zakończeniu każdego roku obrotowego (zakończenie przez spółkę roku obrotowego, a także związane z tym obowiązki sprawozdawcze zostały przez nas szczegółowo opisane w artykule Compliance #3). Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia są więc kwestie związane z rozpatrzeniem i zatwierdzeniem sprawozdania zarządu z działalności oraz sprawozdania finansowego spółki, podjęciem uchwały w przedmiocie podziału zysku lub pokryciu straty oraz udzieleniem absolutorium członkom organów spółek z wykonywania przez nich obowiązków.
Zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Ustawodawca wprowadził również możliwość zawiadamiania wspólników spółki pocztą elektroniczną na adres do doręczeń elektronicznych jeżeli wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Ponadto uchwały mogą zostać powzięte przez zgromadzenie wspólników nawet pomimo braku formalnego zwołania w sytuacji, w której cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. To, jak istotne jest dochowanie wszelkich wymogów formalnych dotyczących zwołania zgromadzenia wspólników potwierdza fakt, że w przypadku wadliwego zwołania zgromadzenia lub powzięcia na nim uchwały nieobjętej porządkiem obrad wspólnik może wytoczyć powództwo o uchylenie lub stwierdzenie nieważności takich uchwał.
Kompetencje zgromadzenia wspólników
Zakres kompetencji zgromadzenia wspólników jest na tyle szeroki oraz kluczowy dla spółki i jej wspólników, że można wysunąć tezę, iż jest to najważniejszy organ w spółce. Wynika to nie tylko z faktu, że jako organ uchwałodawczy zgromadzenie wspólników wyraża zgodę na dokonanie przez zarząd najważniejszych czynności ale także z uprawnienia do powoływania i odwoływania członków pozostałych organów w spółce.
Kompetencje zgromadzenia wspólników można podzielić na uprawnienia przysługujące tylko i wyłącznie zgromadzeniu wspólników oraz te, które można oddelegować na inne organy. Ich źródłem mogą być przepisy prawa (w szczególności Kodeksu spółek handlowych), a także postanowienia umowy spółki lub samodzielne kompetencje zgromadzenia do przyjęcia danej sprawy do rozpoznania.
Wśród uprawnień należących do wyłącznej kompetencji zgromadzenia wspólników wskazać należy:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków;
- postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru;
- zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
- nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej;
- zwrot dopłat;
- połączenie, podział i przekształcenie spółki.
Istnieją również uprawnienia które ustawowo przysługują zgromadzeniu wspólników lecz w drodze odpowiednich postanowień umownych mogą zostać oddelegowane innym organom. Na postawie postanowień umowy spółki radzie nadzorczej może zostać przekazana na przykład kompetencja do powoływania lub odwoływania członków zarządu. Część z kompetencji zgromadzenia wspólników może zostać przyznana niniejszemu organowi wyłącznie na podstawie umowy spółki (np. zgoda na dokonanie przez spółkę określonej czynności) albo w drodze inicjatywy własnej (np. zobowiązanie spółki do dokonania określonej czynności).
Podsumowując, zgromadzenie wspólników jest organem niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania spółki. Ze względu na kluczową rolę oraz szerokie uprawnienia jakie mogą zostać przyznane niniejszemu organowi należy zwracać szczególną uwagę na kompetencje zgromadzenia wspólników. Przy dokonywaniu transakcji każdorazowo należy dokonywać audytów umów spółek naszych partnerów biznesowych pod kątem niekorzystnych zapisów dotyczących kompetencji zgromadzania wspólników natomiast w formułowaniu uprawnień tego organu we własnej działalności należy przyznać kompetencje odpowiadające profilowi prowadzonej działalności oraz realnym potrzebom spółki – niepoprawne, nieprecyzyjne oraz zbyt rozbudowane uprawnienia przyznane temu organowi mogą doprowadzić do sparaliżowania działalności spółki.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 11 maja 2022 r.
autorzy:
