Pojęcie Compliance, tak jak zostało to zasygnalizowane w rozpoczęciu niniejszego cyklu, odnosi się do wszelkich możliwych działań w przedsiębiorstwie, mających na celu zapewnienie przestrzegania ustaw, rozporządzeń i innych aktów normatywnych, a także innych norm postępowania. W jednym z poprzednich wpisów odnieśliśmy się do najaktualniejszych działań organów spółek związanych z wypełnieniem obowiązków sprawozdawczych. W dzisiejszym artykule ponownie znajdziemy się w sferze zadań organów spółek kapitałowych i przyjrzymy się poszczególnym kompetencjom zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Przypomnijmy, zarząd spółki kapitałowej jest jej głównym organem wykonawczym, uprawnionym do prowadzenia spraw i reprezentacji. W doktrynie przyjmuje się, że zarząd jest organem realizującym zdolność spółki do czynności prawnych. To za pośrednictwem zarządu spółka prowadzi bieżącą działalność zarówno w sferze zewnętrznej i wewnętrznej, a także składa i przyjmuje oświadczenia woli i wiedzy. Zarząd jest organem obligatoryjnym i składa się z jednego lub większej liczby członków, powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (członek zarządu może być np. powoływany przez radę nadzorczą po przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego). Do zarządu mogą zostać powołane wyłącznie osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych spośród wspólników lub spoza ich grona. Członek zarządu może być także pracownikiem spółki. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu (art. 202 Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych dalej zwanej: „KSH”). Mandat członka zarządu wygasa również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu.
Prowadzenie Spraw
Członkowie zarządu, tak jak zostało to wskazane powyżej, są uprawnieni do prowadzenia spraw spółki. Prowadzenie spraw to w szerokim znaczeniu takie organizowanie działań spółki, zgodne z jej przedmiotem działalności, które prowadzi do realizacji celów do jakich została utworzona. W ramach prowadzenia spraw wyróżnia się dokonywanie przez członków zarządu czynności faktycznych związanych stricte z organizacją działalności spółki (np. podejmowanie decyzji) oraz czynności prawnych w postaci uchwał.
Sposób prowadzenia spraw zarządu reguluje KSH oraz umowa spółki. Bardzo często zdarza się (w szczególności w przypadku zarządów wieloosobowych), że wewnętrzne kwestie związane z zasadami funkcjonowania tego organu są normowane i systematyzowane w regulaminie zarządu, przy czym jego treść nie może być sprzeczna z przepisami prawa czy umową spółki. Watro w tym miejscu zaznaczyć że zarząd korzysta z tzw. domniemania kompetencji, co oznacza, że w jego kompetencji pozostają wszelkie sprawy, niezastrzeżone przepisami prawa dla innych organów spółki. W praktyce sprowadza się to do stwierdzenia, że jeżeli istnieją wątpliwości któremu z organów spółki przysługuje realizacja danego zadania bądź uprawnienia, i nie istnieją żadne regulacje w przedmiotowym zakresie, przyjmuje się że należy ono do kompetencji zarządu. Niezależnie od zasady domniemania kompetencji, przepisy KSH niekiedy wyraźnie wskazują obowiązki i uprawnienia, które należą wyłącznie do kompetencji zarządu.
Są wśród nich między innymi:
- art. 182 § 3 KSH – który stanowi, że w przypadku zbycia udziału lub jego ułamkowej części, umowa spółki może uzależnić przedmiotową transakcję od zgody spółki;
- art. 188 § 1 KSH – zobowiązujący zarząd do prowadzenia księgi udziałów;
- art. 188 § 3 KSH – nakładający na zarząd obowiązek składania sądowi rejestrowemu aktualnej listy wspólników każdorazowo, w przypadku zmiany w księdze udziałów;
- art. 224 KSH – zobowiązujący zarząd do udzielania biegłemu rewidentowi żądanych wyjaśnień oraz zezwolenia mu na przeglądanie ksiąg i dokumentów spółki, badanie stanu kasy oraz dokonanie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów spółki, a także udzielania mu w tym celu potrzebnej pomocy;
- art. 235 § 1 KSH – przyznający zarządowi bezpośrednią kompetencję do zwołania zgromadzenia wspólników;
- art. 212 § 1 KSH (in fine) – stanowiący, o obowiązku składania przez zarząd, na żądanie wspólnika, wyjaśnień (prawo kontroli);
- art. 219 § 4 KSH – stanowiący, o obowiązku składania przez zarząd, na żądanie rady nadzorczej, sprawozdań i wyjaśnień;
- art. 250 pkt. 1 KSH– uprawniający zarząd do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały wspólników;
- art. 252 KSH – przyznający zarządowi prawo do wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników sprzecznej z ustawą;
- art. 258 § 1 KSH – który stanowi o obowiązku przesłania przez Zarząd dotychczasowym wspólnikom jednoczesnego wezwania do realizacji prawa pierwszeństwa (chyba że umowa spółki lub uchwała o podwyższeniu stanowią inaczej).
Brak realizacji ustawowych obowiązków ciążących na członkach zarządu podlega karze. Należy podkreślić, że członkowie zarządu, którzy wbrew obowiązkowi dopuszczają do tego, że zarząd nie wykonuje w imieniu spółki obowiązków informacyjnych (m.in. wskazanych w pkt. od 2 -5 powyżej), podlegają grzywnie do 20 000 złotych.
Reprezentacja
Reprezentowanie spółki obejmuje wykonywanie przez zarząd czynności w stosunkach zewnętrznych i skupia się na składaniu i przyjmowaniu oświadczeń woli oraz szeroko rozumianego ujawniania stanowiska spółki na zewnątrz m.in. występowania przed organami orzekającymi w postępowaniach sądowych czy administracyjnych, organami samorządowymi i państwowymi, a także osobami trzecimi. Zgodnie z art. 204 KSH, prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki, a prawa tego nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich. Kluczową kwestią związaną z reprezentacją jest sposób jej wykonywania. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Ze względu na rozległość zagadnienia związanego ze sposobem reprezentacji, a także koniecznością szczegółowego omówienia uprawnień prokurenta, niniejszej materii zostanie poświęcony oddzielny artykuł w cyklu Compliance.
Podsumowując, w kompetencji zarządu pozostaje wiele obowiązków i uprawnień związanych z działalnością spółki. Niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie niektórych z nich może skutkować ponoszeniem przez członków zarządów odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Przed objęciem niniejszego stanowiska warto szczegółowo zapoznać się z zadaniami ciążącymi na zarządzie i jego członkach ewentualnie zadbać o profesjonalną obsługę prawną spółki, która zminimalizuje zagrożenie ponoszenia odpowiedzialności za uchybienia w wykonywaniu przedmiotowych obowiązków.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 13 kwietnia 2022 r.
autorzy:
