Postępowanie elektroniczne w administracji – praktyczne przykłady

17.11.2020 | Wtorkowe Poranki dla Budowlanki

Kontynuując rozpoczęty w zeszłym tygodniu cykl alertów dotyczących cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego, dziś przygotowaliśmy dla Państwa przykłady istotnych dokumentów potrzebnych w procesie inwestycyjnym, które na gruncie przepisów ogólnych kodeksu postępowania administracyjnego można uzyskać w drodze elektronicznej.

1. Wypis i wyrys z obowiązującego dla nieruchomości miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz wypis i wyrys z ewidencji gruntów i budynków.

Wniosek o uzyskanie wypisu i wyrysu z obowiązującego dla danej nieruchomości miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub z ewidencji gruntów i budynków można złożyć drogą elektroniczną – przez platformę ePUAP korzystając z bezpłatnego profilu zaufanego lub płatnego podpisu kwalifikowanego. Dodatkowo istnieje możliwość opatrzenia wniosku podpisem kwalifikowanym i wysłania dokumentu na adres poczty elektronicznej właściwego urzędu.

O możliwości elektronicznego uzyskiwania dokumentów można znaleźć informacje na portalu gov.pl oraz ePUAP. Problemy pojawiają się, gdy chcemy uzyskać konkretny dokument od właściwego organu – wtedy okazuje się, że usługa ta nie jest dostępna i trzeba złożyć wniosek w formie papierowej. Ponadto, z naszego doświadczenia zalecamy uzyskiwanie wypisów i wyrysów w formie papierowej, a nie elektronicznej – wielu notariuszy nie uznaje skanu takiego dokumentu za oryginał. Pojawiają się też wątpliwości w sądach, czy tak wydrukowany dokument może stanowić podstawę wpisu w księgach wieczystych.

W teorii załatwienie sprawy w ten sposób powinno być możliwe w każdym urzędzie, w praktyce okazuje się, że jednak szybciej można uzyskać dokument po złożeniu wniosku w formie papierowej.

2. Uzyskiwanie zaświadczeń w formie elektronicznej

W tym zakresie należy przypomnieć treść art. 217 § 4 kpa, który stanowi, że „zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie.”

Co do zasady, wniosek o uzyskanie dokumentu (np. zaświadczenia, że działka jest/nie jest objęta uproszczonym planem urządzania lasu) można złożyć drogą elektroniczną – przez platformę ePUAP korzystając z bezpłatnego profilu zaufanego lub płatnego podpisu kwalifikowanego. Dodatkowo wniosek można opatrzyć podpisem kwalifikowanym i wysłać na adres poczty elektronicznej organu. Urzędy wydające niniejsze zaświadczenie nie rozpatrują skanów wniosków złożonych drogą elektronicznych. Tutaj znów wiele zależy od konkretnego urzędu, czy daje możliwość złożenia wniosku za pośrednictwem ePUAP.

Z kolei powszechne staje się już uzyskiwanie zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS oraz niezaleganiu w opłacaniu podatków. Wniosek o uzyskanie każdego z tych dokumentów można złożyć drogą elektroniczną – przez platformę ePUAP lub platformę biznes.gov.pl (logując się przez profil zaufany lub e-dowód), korzystając z bezpłatnego profilu zaufanego lub płatnego podpisu kwalifikowanego. Wniosek można także opatrzyć podpisem kwalifikowanym i wysłać na adres poczty elektronicznej właściwego Oddziału ZUS lub urzędu skarbowego. Zaświadczenie z ZUS można też uzyskać poprzez złożenie wniosku przez portal ZUS PUE.

W tych przypadkach, dokument wydany elektronicznie opatrzony jest klauzulą, że został podpisany elektronicznie oraz aby go zweryfikować należy użyć oprogramowania do weryfikacji podpisu. Ponadto widnieje informacja z dokładną datą i godziną podpisu. Dokumenty wydane w tej formie przez ZUS i urzędy skarbowe nie są podważane, co do ich prawdziwości.

3. Informacje dotyczące nieruchomości w trybie dostępu do informacji publicznej

Jest to sposób na uzyskanie informacji np. czy nieruchomość jest wpisana do gminnej ewidencji zabytków, na listę zabytków lub czy na jej terenie znajdują się stanowiska archeologiczne, czy nieruchomość znajduje się na obszarze rewitalizacji na podstawie gminnego programu rewitalizacji albo czy w stosunku do nieruchomości prowadzone jest postępowanie reprywatyzacyjne lub wywłaszczeniowe.

Do uzyskania wskazanych informacji wystarczy wysłać skan podpisanego wniosku na adres poczty elektronicznej właściwego organu. Informacje te są uzyskiwane w ramach dostępu do informacji publicznej, zatem wnioskodawca nie musi wykazywać się interesem w ich uzyskaniu (np. nie musi być właścicielem). W odpowiedzi organ przesyła odpowiedź w formie wiadomości email lub skan dokumentu podpisanego w formie papierowej. Warto też podkreślić, że takie odpowiedzi nie mają statusu zaświadczeń z art. 217 kpa, które jednak mogą być wymagane przez organ lub notariusza.

Za tydzień przygotujemy dla Państwa informację o nowelizacji ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym i nowym rozporządzeniu dot. zbiorów danych przestrzennych, które mają zapewnić cyfryzację i w tym zakresie.

Jednocześnie zapraszamy Państwa do zapoznania się z naszym alertem dotyczącym wprowadzenia przepisów przejściowych do norm WT2021.

Przypominamy też, że już dziś o godz. 10:00 odbędzie się nasz webinar „Cyfryzacja procesu budowlanego”. Serdecznie zapraszamy do udziału.

Niniejszy alert ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.

autor:

Paulina Chołoniewska

Prawnik
+ 48 661 468 464 | p.choloniewska@kglegal.pl

redaktor cyklu:

dr Joanna Barzykowska

Adwokat, wspólnik
+ 48 502 677 504 | j.barzykowska@kglegal.pl