Postępowanie elektroniczne w administracji

10.11.2020 | Wtorkowe Poranki dla Budowlanki

W tym tygodniu przygotowaliśmy dla Państwa alert wprowadzający do tematyki związanej z cyfryzacją procesu inwestycyjno-budowlanego poprzez wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej na odległość. Ten temat jest szczególnie ważny, teraz gdy wprowadzanych jest coraz więcej ograniczeń w bezpośrednim dostępie do organów administracji publicznej. Zatem w obliczu rozpoczętych zmian związanych z nowelizacją Prawa budowlanego, w dniu dzisiejszym chcielibyśmy przedstawić i przypomnieć Państwu podstawowe zasady obowiązujące w elektronicznym postępowaniu administracyjnym.

W postępowaniach administracyjnych obowiązuje powszechnie znana ,,zasada pisemności”, zgodnie z którą sprawy należy załatwiać w formie pisemnej. Jednak dzięki nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, która weszła w życie 17 czerwca 2010 r., dopuszcza się także załatwianie spraw w formie dokumentu elektronicznego. Formę pisemną utożsamia się z utrwalaniem lub dokonywaniem czynności przez sporządzenie dokumentu w postaci papierowej. Forma dokumentu elektronicznego rozumiana jest za to jako stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Różnice między tak rozumianą pisemną formą załatwienia sprawy, a formą dokumentu elektronicznego przejawiają się zatem tylko na poziomie technicznym, czyli dotyczą rodzaju nośnika, na jakim utrwala się dokument oraz sposobu utrwalenia danego pisma. Należy przy okazji podkreślić, że przedmiotowe formy dokonywania czynności procesowych są równorzędne, co oznacza, że forma dokumentu elektronicznego nie może być traktowana jako wyjątek od formy pisemnej.

Dokumenty elektroniczne, tak jak dokumenty tradycyjne, muszą być podpisywane – w tym wypadku podpisami elektronicznymi. Z polskich aktów prawnych, a także z obowiązujących w naszym porządku prawnym przepisów europejskich, wyodrębnić można następujące rodzaje podpisów elektronicznych:

1. ,,zwykły” podpis elektroniczny – zdefiniowany jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,

2. ,,zaawansowany” podpis elektroniczny – czyli podpis elektroniczny, który spełnia wszystkie z poniższych wymogów:
– umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
– jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
– jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna,
– jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą,

3. kwalifikowany podpis elektroniczny – zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Ponadto skuteczność kwalifikowanego podpisu elektronicznego ma charakter ogólnoeuropejski.

W elektronicznym postępowaniu administracyjnym istotna jest także kwestia doręczeń pism. Następuje ono za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:

1. złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;

2. wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;

3. wyrazi zgodę na doręczanie pism w danym postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Ponadto, na wezwanie organu administracji publicznej, strona lub inny uczestnik postępowania może wyrazić tzw. stałą zgodę na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ. Wystąpienie organu o zgodę, tj. wezwanie, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej poprzez przesłanie na adres elektroniczny tego uczestnika odpowiedniego wystąpienia organu w tej sprawie.

W praktyce wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym wiąże się często z wysłaniem skanu wniosku czy innego pisma na adres e-mail urzędu. Dla niektórych kategorii spraw, ze względu bezpieczeństwa wymagane będzie jednak skorzystanie z profilu zaufanego (ePUAP / eGo / Profil Zaufany) lub certyfikatu kwalifikowanego. Pozwalają one bowiem w bardziej odpowiedni sposób potwierdzić tożsamość podmiotu składającego pismo, wykluczając jednocześnie ryzyko podszywania się.

Podsumowując, możliwość elektronicznego załatwiania spraw w postępowaniu administracyjnym, a także wciąż rozwijającą się cyfryzację procesu inwestycyjno-budowlanego, z pewnością zaliczyć można do udogodnień, które upraszczają i przyśpieszają czynności realizowane w ramach postępowań administracyjnych. Ponadto, są odzwierciedleniem potrzeb, które wywołuje pandemia COVID-19. Na dzień dzisiejszy zmiany należy ocenić zdecydowanie pozytywnie, jednak czas pokaże, czy elektroniczne postępowanie administracyjne skutecznie zastąpi ,,papierowy” obieg korespondencji.

Już za tydzień przygotujemy dla Państwa przykłady wniosków lub postępowań, które na gruncie przepisów ogólnych kodeksu postępowania administracyjnego można załatwić w drodze elektronicznej.

Informujemy też, że w dalszym ciągu istnieje możliwość zapisania się i uczestnictwa w kolejnym webinarze, który odbędzie się we wtorek 17 listopada 2020 r., o godz. 10:00. Webinar zatytułowany „Cyfryzacja procesu budowlanego” składać się będzie z dwóch części: prawnej, podczas której opowiemy o postępowaniu elektronicznym, oraz poświęconej projektowi budowlanemu tj. zaproszeni przez nas architekci opowiedzą o projektowaniu BIM oraz o zmianach wprowadzonych niedawną nowelizacją Prawa budowlanego.

Niniejszy alert ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna

autor:

Paulina Chołoniewska

Prawnik
+ 48 661 468 464 | p.choloniewska@kglegal.pl

redaktor cyklu:

dr Joanna Barzykowska

Adwokat, wspólnik
+ 48 502 677 504 | j.barzykowska@kglegal.pl