Wykorzystywanie samochodu przez pracownika ułatwia wykonywanie czynności służbowych. Czy wywołuje to skutki podatkowe dla pracownika? Jak rozliczyć koszty u pracodawcy? O tym w dzisiejszym „podatkowe to i owo”.
Skutki podatkowe wynikające z przyznania samochodu służbowego pracownikowi uzależnione są od tego w jaki sposób będzie on z niego korzystał. Jeżeli bowiem samochód służbowy wykorzystywany będzie jedynie w celach służbowych, wówczas korzystanie z niego nie wywołuje dla pracownika żadnych skutków podatkowych. Wszelkie koszty użytkowania samochodu ponosi pracodawca. Aby jednak uznać, że samochód był wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych należy dopełnić ustawowych warunków, tj. złożyć zgłoszenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego oraz prowadzić ewidencję przejazdu (tzw. kilometrówkę).
Często zdarza się jednak, że pracodawca zezwala na wykorzystywanie samochodu służbowego również do celów prywatnych pracownika. Zgoda na wykorzystywanie firmowego auta również do celów pozasłużbowych stanowi zatem dodatkowe wynagrodzenie za pracę. Jak zatem je opodatkować?
Ustawodawca zdecydował się na uproszczony sposób rozliczeń w związku z wykorzystywaniem przez pracowników pojazdów służbowych. Wykorzystywanie samochodu służbowego przez pracownika do celów prywatnych stanowi przychód pracownika. Przychód ten ustalony jest jednak ryczałtowo i jest uzależniony od rodzaju paliwa, którym napędzany jest pojazd oraz od mocy silnika. Dla samochodów o mocy silnika do 60 kW, samochodów elektrycznych (przez samochody elektryczne uważa się pojazdy wykorzystujące do napędu wyłącznie energię elektryczną), a także samochodów napędzanych wodorem miesięczny ryczałt wynosi 250 zł. Dla wszystkich pozostałych samochodów ryczałt wynosi 400 zł miesięcznie. Jeżeli natomiast samochód do celów prywatnych jest wykorzystywany jedynie przez część miesiąca, wówczas ryczałt wynosi 1/30 za każdy dzień takiego korzystania.
Wiemy już, jak rozliczyć udostępnienie samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika. Co jednak z kosztami eksploatacyjnymi? Czy fakturę za paliwo potrącić z wypłacanego wynagrodzenia? A może należy ją doliczyć do przychodu? Ustawodawca nie odpowiada wprost na te pytania, co umożliwiło ukształtowanie się linii orzeczniczej sądów administracyjnych w tym przedmiocie. Zgodnie z nią ryczałt 250 zł / 400 zł obejmuje wszystkie koszty eksploatacyjne, w tym koszty paliwa. Świadczeniem pracodawcy nie jest bowiem samo udostępnienie samochodu. Jest nim zapewnienie możliwości jego prawidłowego używania, także i ponoszenie wszystkich niezbędnych wydatków umożliwiających takie używanie, tj. kosztów eksploatacji, w tym materiałów eksploatacyjnych, kosztów związanych z zakupem paliwa, czy badań technicznych. Nie ma żadnego uzasadnienia, aby jeden rodzaj tych wydatków – jakim są wydatki na paliwo – uznać za stanowiące odrębne świadczenie. (Tak m. in. w orzeczeniach Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 października 2020 r. II FSK 2034/19, z 3 listopada 2020 r. II FSK 1653/18, czy z 20 kwietnia 2022 r., II FSK 2012/19).
Powyższe nie oznacza, że pracownik nie może ponosić częściowych kosztów korzystania przez niego z samochodu do celów służbowych, np. poprzez zakup paliwa. Wówczas określony ryczałtowo przychód należy pomniejszyć o kwotę odpłatności. Jeżeli odpłatność będzie równa lub przewyższy kwotę ryczałtu, wówczas przychód u pracownika nie powstanie.
Należy również pamiętać, że przychód pracownika osiągnięty w związku z korzystaniem przez niego z samochodu służbowego do celów prywatnych zalicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
A jak wygląda rozliczenie podatkowe pracodawcy? Jeżeli pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów służbowych może on 100% kosztów powstałych w związku z używaniem samochodu przez pracownika zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu. Podobnie przysługuje mu prawo rozliczenie 100% podatku VAT. Jeżeli jednak pracownik może korzystać z auta również do celów prywatnych, wówczas pracodawca jest związany limitem zaliczenia 75% kosztów do kosztów uzyskania przychodu oraz rozliczenia 50% VAT.
Jeżeli pojazd udostępniany jest pracownikowi odpłatne, wówczas odpłatność stanowi przychód pracodawcy. Udostępnienie samochodu do celów prywatnych pracownika nie wpływa jednak na prawo do amortyzacji pojazdu przez pracodawcę (o ile oczywiście jest on jego własnością, a nie np. użytkowany w ramach leasingu, czy najmu). Wyjątkiem będzie jedynie sytuacja, gdy samochód zostanie udostępniony na cały miesiąc wyłącznie na cele prywatne pracownika. Odpis amortyzacyjny za ten miesiąc nie będzie wówczas stanowił kosztu uzyskania przychodu pracodawcy.
Na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług udostępnienie samochodu do celów prywatnych pracownika stanowi odpłatne świadczenie usług, które podlega opodatkowaniu. Jeżeli jednak pracodawcy przysługiwało prawo obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia pojazdu lub nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do pojazdu, oddanie go do użytku prywatnego pracownika nie będzie stanowiło czynności opodatkowanej podatkiem od towarów i usług.
A już za tydzień sprawdzimy, jak wygląda rozliczenie podatkowe samochodów służbowych wykorzystywanych przez zleceniobiorców i osób współpracujących b2b.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 2 października 2023 r.
autor/redaktor cyklu:
