Po wielomiesięcznych pracach nad projektem ustawy o ochronie sygnalistów i naruszeń prawa zakończonych sukcesem, w dniu 14 czerwca 2024 roku w Dzienniku Ustaw opublikowana została finalna wersja aktu prawnego, regulującego kluczowe aspekty ochrony osób, które decydują się na ujawnienie nieprawidłowości, przestępstw lub innych naruszeń prawa w miejscu pracy. Nowe przepisy, wchodzą w życie po upływie trzech miesięcy, a dokładnie w dniu 25 września 2024 roku – jednocześnie jest to termin zobowiązujący wymienioną w ustawie kategorię podmiotów do wdrożenia procedury wewnętrznej zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów. W jaki więc sposób należy postępować, aby w wymaganym terminie przygotować i implementować stosowne regulacje w firmie?
Obowiązek wdrożenia wskazanych procedur dotyczy przede wszystkim pracodawców zatrudniających w danej organizacji co najmniej 50 pracowników, ale także innych podmiotów wymienionych w przepisach, niezależnie od wielkości zatrudnienia – są to m.in. podmioty sektora finansowego i instytucje publiczne. Pierwszym krokiem we wdrożeniu systemu ochrony sygnalistów powinno być przeprowadzenie szczegółowej analizy potrzeb firmy oraz obowiązujących przepisów prawnych. Należy przy tym zidentyfikować rodzaje potencjalnych nieprawidłowości, które mogą być zgłaszane, oraz określić wymagania dotyczące ochrony osób dokonujących zgłoszenia. Kluczowe znaczenie dla wypełnienia obowiązków przewidzianych w ustawie ma kwestia właściwego ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych określających klarowne, jasne i przejrzyste zasady sygnalizowania dostrzeżonych nieprawidłowości. Procedura ta, musi następnie zostać skonsultowana ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. W ramach powyższego, niezbędne będzie utworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeń, zapewniających sygnalistom swobodne raportowanie naruszeń prawa oraz odpowiedniego systemu przyjmowania zgłoszeń, a także stosownego narzędzia do obsługi wystosowanych zgłoszeń. Należy zadbać o to, aby system chronił odpowiednio dane osobowe i informacje zawarte w zgłoszeniach, a także aby był intuicyjny i dostępny dla wszystkich pracowników. Warto powołać również zespół specjalnie wykwalifikowany do rozpatrywania zawiadomień sygnalistów i podejmowania wiążących decyzji w tym zakresie. Pracodawca zobowiązany jest również przewidzieć skuteczne mechanizmy ochrony osób dokonujących zgłoszenia przed działaniami odwetowymi, a także zapewnić okresowe szkolenia, informujące o obowiązujących w danej placówce procedurach i przysługujących sygnalistom uprawnieniach.
Należy podkreślić, iż niedostosowanie się do obowiązku wdrożenia wewnętrznej procedury we wskazanym terminie, może skutkować poważnymi konsekwencjami wobec zobowiązanego – przewidywanymi karami jest pozbawienie wolności do lat trzech oraz kara grzywny. Podsumowując, kluczowe jest więc odpowiednie przygotowanie – zrozumienie przepisów, przeprowadzenie audytu wewnętrznego oraz wdrożenie skutecznych procedur, które zagwarantują ochronę sygnalistów. Aby zdążyć na czas, firmy powinny działać proaktywnie, zaangażować odpowiednich ekspertów prawnych oraz inwestować w narzędzia umożliwiające bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości. Odpowiednie przygotowanie nie tylko uchroni przed sankcjami, ale także wzmocni kulturę zgodności i etyki w firmie.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 18 września 2024 r.
autor:
