Zgłaszanie nieprawidłowości przez tzw. sygnalistów (whistleblowers) odgrywa coraz istotniejszą rolę w budowaniu transparentności i uczciwości w życiu publicznym oraz sektorze prywatnym. W Polsce regulacje w tym zakresie zostały wprowadzone Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, implementującą unijną Dyrektywę 2019/1937. Przepisy te ustanawiają jasne zasady ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, a także obowiązki pracodawców w zakresie tworzenia bezpiecznych kanałów zgłoszeń.
Kluczowe elementy skutecznego i zgodnego z prawem systemu whistleblowingowego
1. Ustanowienie wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń
Zgodnie z ustawą, organizacje zatrudniające co najmniej 50 pracowników mają obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa. Procedury te powinny umożliwiać sygnalistom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób poufny, bezpieczny i skuteczny.
2. Zapewnienie poufności i ochrony danych osobowych
Zgodnie z RODO i przepisami ustawy:
- Dane sygnalisty nie mogą być ujawniane bez jego zgody, z wyjątkiem przypadków określonych w przepisach.
- Tożsamość sygnalisty, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie, musi być odpowiednio chroniona.
- Przetwarzanie danych musi odbywać się zgodnie z zasadą minimalizacji danych oraz ograniczenia celu.
3. Wyznaczenie osoby lub działu odpowiedzialnego za obsługę zgłoszeń
Osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń powinny działać bezstronnie, zachować poufność i posiadać odpowiednie przeszkolenie.
4. Określenie procedury postępowania ze zgłoszeniem
Każde zgłoszenie powinno być:
- Potwierdzone w ciągu 7 dni,
- Rozpatrzone w rozsądnym terminie – maksymalnie 3 miesiące (lub 6 miesięcy w uzasadnionych przypadkach),
- Zakończone podjęciem odpowiednich działań następczych.
5. Szkolenie i informowanie pracowników
Skuteczny system to taki, z którego pracownicy faktycznie korzystają. Dlatego ważne jest:
- Regularne szkolenie kadry zarządzającej i pracowników z procedur whistleblowingowych,
- Zapewnienie dostępnych i jasnych informacji (np. w intranecie, na tablicach ogłoszeń).
6. Możliwość zgłoszeń zewnętrznych
Po 25 grudnia 2024 r. sygnaliści mają prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub odpowiedniego organu nadzorczego. Rzecznik Praw Obywatelskich, w celu realizacji zadań wynikających z ustawy, utworzył Zespół do spraw Sygnalistów, który zajmuje się przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych oraz udzielaniem porad na temat praw i środków prawnych przysługujących sygnalistom.
7. Sankcje za brak zgodności z przepisami
Niewdrożenie systemu lub jego niezgodność z przepisami może skutkować:
- Karami administracyjnymi (np. finansowymi),
- Odpowiedzialnością pracodawcy za działania odwetowe wobec sygnalistów,
- Uszczerbkiem na reputacji organizacji.
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada konkretne obowiązki na pracodawców, ale jednocześnie stwarza szansę na budowę uczciwego i etycznego środowiska pracy. Dobrze zaprojektowany system zgłaszania naruszeń to nie tylko zgodność z prawem, ale również narzędzie wzmacniające zaufanie i transparentność w organizacji.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 17 czerwca 2025 r.
autor:
Nasze artykuły i alerty prawne możesz otrzymywać jako pierwszy, prosto na swoją skrzynkę mailową! Zapisz się do newslettera klikając w link lub skontaktuj się z nami pod adresem mailowym social@kglegal.pl, aby spersonalizować wysyłane treści.
