Ustawa AML* w art. 8 nakłada na instytucje obowiązane wymóg wyznaczenia pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, którego zadaniem będzie zapewnienie zgodności działalności danej instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami ustawy.
Co ciekawe, IV Dyrektywa AML, która została implementowana właśnie przez Ustawę AML nie wymagała, aby państwa członkowskie ustanowiły taki wymóg w sposób bezwzględny. Zawarta tam była jedynie wskazówka, że taka osoba powinna zostać wyznaczona w sytuacji, gdy „jest to stosowne z uwagi na wielkość i charakter działalności” instytucji obowiązanej. Polski prawodawca poszedł jednak krok dalej i na skutek jednoznacznej redakcji wspomnianego art. 8, bezwzględnie wymagane jest wyznaczenie takiej osoby w każdej instytucji obowiązanej.
Katalog instytucji obowiązanych uległ niedawno (31.07.2021 r.) kolejnym zmianom i jest obecnie bardzo szeroki. Wskazane one zostały enumeratywnie w art. 2 ust. 1 Ustawy AML. Poza dużymi podmiotami tj. banki, fundusze inwestycyjne czy spółki prowadzące rynek regulowany, wśród instytucji obowiązanych znajdziemy m. in. podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w niektórych sytuacjach nawet fundacje i stowarzyszenia.
Czym zajmuje się AML Officer?
Zakres działań AML Officera będzie można podzielić na trzy grupy.
Pierwsza, to zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (wykonywanie zadań gwaranta bezpieczeństwa). Warto zauważyć, że działania te powinny być wykonywane zarówno w związku z bieżącymi problemami, wytycznymi w instytucji obowiązanej, ale co bardzo istotne, również prewencyjnie. Sytuacjami, które mogą wymagać tego typu działań są np. zmiana struktury organizacyjnej, zakresu zadań, świadczonych usług, wprowadzania nowych produktów, zatrudniania nowych osób itp.
Druga grupa dotyczy przekazywania w imieniu instytucji obowiązanej zawiadomień, o których mowa w art. 74 ust. 1, art. 86 ust. 1, art. 89 ust. 1 i art. 90 ustawy o AML;
Trzecia, to realizowanie innych zadań oraz zapewnienie przestrzegania aktualnych przepisów związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, np. nadzorowanie i weryfikacja oceny ML/FT opartej o ryzyko, przygotowanie wewnętrznego regulaminu, o którym mowa w art. 50 ustawy o AML, organizowanie szkoleń zewnętrznych dla wyznaczonych pracowników, samokształcenie, udział z kursach, szkoleniach, sympozjach spotkaniach itp. związanych z tematyką AML/CFT, współpraca z prokuraturą i służbami (Policja, ABW, CBA, KAS).**
Kto nim może zostać?
Officer AML powinien być osobą wykwalifikowaną i kompetentną w zakresie zgodności działalności z wymaganiami Ustawy AML, ale również wskazana jest znajomość metodologii przestępstw finansowych czy metod zarządzania ryzykiem. Istotne jest, aby dopasować osobę do konkretnej organizacji, m. in. do zakresu jej działania, specyfiki czy wielkości. Ważne są ponadto elementy niezwiązane ściśle z wiedzą i kwalifikacjami potencjalnego AML officera, m. in. kompetencje miękkie.
Instytucja obowiązana kreując takie stanowisko powinna ocenić, czy dana osoba może wykonywać obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmowi obok swoich podstawowych obowiązków, mierząc jej dotychczasowe obciążenie. W większych podmiotach niezbędne może się okazać utworzenie oddzielnego stanowiska AML Officera, którego obowiązkami będą wyłącznie zadania związane z AML, czy nawet stworzenie całego specjalistycznego zespołu. Wskazuje się, że Ustawa o AML nie nakazuje, aby było to jednoosobowe stanowisko. W dużych instytucjach obowiązanych mogłoby to być zresztą problematyczne, a niekiedy niewykonalne. W takich podmiotach często można spotkać się z podziałem np. na AML Officera odpowiedzialnego za compliance i kontrole wewnętrzne oraz tzw. MLRO (Money Laundering Reporting Officer), który z kolei odpowiedzialny jest za analizę niepokojących sytuacji, napływających wewnątrz organizacji sygnałów i informacji, a następnie ocenę, które transakcje należy zgłosić do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
Dla możliwości skutecznego wykonywania swoich obowiązków, AML Officer musi zostać wyposażony w odpowiednie uprawnienia. Taka osoba powinna mieć jak największą moc sprawczą, która naturalnie nie może stać w kolizji z przepisami Kodeksu Spółek Handlowych (np. w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy). Powinna mieć co najmniej zapewniony bezpośredni kanał raportowy do organu nadzorującego (np. rady nadzorczej) czy też uczestniczyć we wszelkich pracach związanych z wprowadzaniem nowych lub znaczących modyfikacji istniejących produktów lub usług z prawem veta.***
Ochrona AML Officera
Marcowa nowelizacja ustawy o AML wprowadziła w art. 53a ochronę prawną między innymi dla AML Officerów. Wskazany przepis wejdzie w życie 31 października 2021 r. i zobowiązano w nim instytucje obowiązane do zapewnienia takim osobom ochronę przed podejmowaniem wobec nich działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb. Pracownicy oraz inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej narażone na ww. represje, są uprawnieni do zgłoszenia GIIF przypadków takich działań. Ochrona dotyczy przeciwdziałania wobec możliwych zaistniałych represji ze strony podmiotów zewnętrznych (np. klientów), jak również ze strony osób funkcjonujących w strukturze instytucji obowiązanej.
Odpowiedzialność
Na gruncie Ustawy AML nie tylko instytucje obowiązane podlegają odpowiedzialności. W przypadku stwierdzenia przez uprawniony organ naruszenia przez instytucje obowiązane niektórych obowiązków, kara może zostać nałożona na konkretne osoby fizyczne (np. zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok, ale również nawet kara pieniężna w wysokości do 1 mln złotych). Do tego grona należą członkowie zarządu instytucji obowiązanej, odpowiedzialni za wykonywanie obowiązków w zakresie AML, kadra kierownicza wyższego szczebla odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie, a także pracownicy zajmujący kierownicze stanowiska, odpowiedzialni za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników z przepisami AML, czyli opisywani w niniejszym artykule AML Officerowie. Co do wymienionych osób organ stosuje również dyrektywy wymiaru kary wymienione w art. 150 ust. 4 i 5, m. in. waga i czas trwania naruszenia czy możliwości finansowe.
* Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1132 z późn. zm.).
** M. A. Kędzierski, Obowiązki i odpowiedzialność oficera AML (AMLO) w instytucji obowiązanej (cz. 1), Prokuratura i Prawo 5, 2021
*** J. Stolarczyk [w:] Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Komentarz, red. W. Kapica, Warszawa 2020, art. 8.
Niniejszy alert ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
autor:
