Wielu naszych klientów, szczególnie w okresie urlopowym zastanawia się nad możliwością powierzenia wykonywania części zadań w spółce osobom trzecim. Najczęściej rozważane jest powołanie drugiego członka zarządu, pełnomocnika lub prokurenta. Czy warto powołać prokurenta? Kim jest prokurent i jakie ma uprawnienia? Na te i inne pytania odpowiemy w naszym dzisiejszym wpisie z cyklu Compliance.
Pojęcie prokury
Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowemu wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Mając na uwadze powyżej przytoczoną definicję nie sposób nie zauważyć jak szeroki jest zakres uprawnień przyznawanych w ramach udzielonej prokury. Prokura nie może być ograniczana ze skutkiem wobec osób trzecich lub udzielona tylko do dokonywania niektórych czynności. W związku z powyższym każda czynność prokurenta, za wyjątkiem czynności zastrzeżonych przepisami ustawy i sprzecznych z wolą zarządu, będzie wywierała wiążące skutki prawne dla spółki.
Kto może zostać prokurentem?
Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Przepisy prawa nie nakładają na osobę prokurenta żadnych wymagań co do posiadanych kwalifikacji czy wykształcenia. Niemniej warto zadbać o wybór osoby, która posiada umiejętności w zakresie zarządzania spółką oraz przynajmniej podstawową wiedzę z dziedziny prawa handlowego.
Powołanie prokurenta – ustanowienie a udzielenie prokury
Rozróżnienie pojęć dotyczących ustanowienia i udzielenia prokury nastręcza wielu trudności i jest nierzadko powodem odmowy wpisu prokurenta w rejestrze przedsiębiorców. Ustanowienie prokury należy do stosunków wewnętrznych spółki i jest czynnością poprzedzającą jej udzielenie. W spółkach osobowych decyzja o ustanowieniu prokury jest podejmowana w drodze uchwały wspólników natomiast spółkach kapitałowych prokurenta ustanawia w drodze jednomyślnej uchwały zarząd. Po ustanowieniu prokury, można podjąć czynności związane z jej udzieleniem konkretnej osobie. Udzielenie prokury jest czynnością, która wywołuje skutki zewnętrzne i odbywa się zgodnie z ustalonymi w spółce zasadami reprezentacji.
Przykład:
Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością składa się z trzech członków: prezesa zarządu uprawnionego do samodzielnej reprezentacji albo członków zarządu uprawnionych do wspólnej reprezentacji. Uchwała dotycząca ustanowienia prokury zostaje podjęta w drodze jednomyślnej uchwały przez wszystkich członków zarządu. Prokury udziela prezes zarządu samodzielnie lub dwóch członków zarządu działających łącznie.
Prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. Przepisy dotyczące prokury wyłączają stosowanie wymogu formy szczególnej pełnomocnictwa zastrzeżonej dla ważności danej czynności prawnej. W związku z czym prokurent może dokonywać czynności wymagających formy szczególnej np. aktu notarialnego lub z zastrzeżeniem podpisu notarialnego.
Uprawnienia prokurenta
Tak jak zostało wskazane powyżej, prokurent ma prawo i jednocześnie obowiązek dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych, które wiążą się z przedsiębiorstwem mocodawcy. Zakres uprawnień nie dotyczy jednak wszystkich czynności związanych z działaniem spółki. Do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Warto wspomnieć, że pomimo rozległych uprawnień do reprezentacji prokurentowi nie przyznano uprawnień do powołania innego pełnomocnika. Ponadto prokurent zgodnie z przepisami prawa upadłościowego nie ma legitymacji do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki.
Rodzaje prokury
Wśród rodzajów prokury można wyróżnić prokurę samodzielną oraz prokurę łączną (w tym właściwą i prokurę łączną niewłaściwą). Prokura samodzielna inaczej zwana również samoistną pozwala na samodzielne dokonywanie czynności sądowych i pozasądowych przez jednego prokurenta. Prokura łączna właściwa charakteryzuje się koniecznością działania w imieniu mocodawcy łącznie z innym prokurentem. Dopuszczalność prokury niewłaściwej przez wiele lat była kwestionowana zarówno w doktrynie jak i orzecznictwie. Ostatecznie ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie do porządku prawnego przepisów, wskazujących wprost na dopuszczalność ustanowienia prokury niewłaściwej, uprawniającej do działania z innym prokurentem lub członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem osobowej spółki handlowej.
Odwołanie prokurenta
Prokurent może być powołany na czas określony lub bezterminowo. Prokurę można jednak odwołać w dowolnej formie w każdym czasie (przy czym ze względu na konieczność zgłoszenia faktu odwołania prokury do sądu rejestrowego warto zachować dla odwołania formę pisemną). Ponadto, o ile dla ustanowienia prokurenta wymagana jest zgoda całego zarządu tak odwołać prokurę może każdy z członków zarządu samodzielnie. Prokura może również ulec wygaśnięciu. Dochodzi do tego wskutek śmierci prokurenta, a także wykreślenia przedsiębiorcy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, ogłoszenia upadłości, albo otwarcia likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy.
Ze względu na szeroki zakres uprawnień przyznanych prokurentowi z mocy prawa, w sytuacji nieobecności zarządu warto rozważyć ustanowienie prokury. Instytucja prokury zapewni w czasie, w którym przedsiębiorstwo pozostaje bez reprezentanta, sprawne prowadzenie bieżącej działalności spółki oraz wykonanie koniecznych obowiązków zarządczych.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 19 lipca 2022 r.
autorzy:
