W dzisiejszym artykule z cyklu Compliance, jak co roku, z uwagi na zbliżający się ostateczny termin na zatwierdzenie rocznych sprawozdań podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, chcielibyśmy przypomnieć Państwu o obowiązkach sprawozdawczych ciążących na spółkach, a także połączyć owe zagadnienie z problematyką odpowiedzialności związanej z prawem spółek, z odpowiedzialnością dotyczącą prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Zgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości, raport finansowy musi być sporządzony na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dla podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin sporządzenia i podpisania raportu upływa z końcem I kwartału roku, czyli 31 marca danego roku. Raport ten musi być zatwierdzony uchwałą do 30 czerwca i złożony w KRS do 15 lipca.
Obowiązek sporządzania sprawozdań wynika z ustawy o rachunkowości. Dokumenty finansowe są przeznaczone nie tylko dla wewnętrznych potrzeb podmiotów, ale także są przekazywane do Krajowego Rejestru Sądowego oraz organów podatkowych. Dzięki portalowi Ministerstwa Sprawiedliwości, dostęp do tych raportów mają wszyscy zainteresowani. Roczne raporty finansowe spółki stanowią źródło informacji dotyczących jej kondycji finansowej.
Wszystkie przedsiębiorstwa zarejestrowane w KRS są zobowiązane do składania raportów finansowych. Wyjątkiem są wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekraczają równowartości 2 000 000 euro lub które nie prowadzą ksiąg rachunkowych. Takie firmy powinny złożyć oświadczenie o zwolnieniu z obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego raportu finansowego spółki, które należy złożyć w terminie 6 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego.
Aby raport finansowy był kompletny, zgodnie z przepisami ustawy, musi być podpisany przez wszystkie osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg oraz przez kierownika jednostki. Od stycznia 2022 r. obowiązują jednak w tym zakresie pewne uproszczenia. Zgodnie z art. 52 ust. 2b „Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości lub odmów złożenia takich oświadczeń.”
Takie oświadczenia powinny zostać dołączone do sprawozdania za dany rok.
Następnie sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone i przesłane do właściwego rejestru sądowego.
Zgodnie z art. 53 ust. ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Najczęściej będzie to 30 czerwca (dla firm o takim samym roku obrotowym i kalendarzowym). Zatwierdzenie sprawozdania, dla zapewnienia jego ważności, wymaga formy pisemnej.
Konsekwencje niedopełnienia obowiązków związanych z raportowaniem finansowym są poważne, mogą obejmować grzywny lub nawet karę pozbawienia wolności. Odpowiedzialność za te obowiązki spoczywa nie tylko na członkach zarządu, ale także na członkach rad nadzorczych lub innych organów nadzorczych jednostki.
Zgodnie z prawem, niedopełnienie obowiązków związanych z raportowaniem finansowym ma poważne konsekwencje, zarówno jeśli chodzi o opóźnienie w jego sporządzeniu, jak i niezłożenie go we właściwym miejscu. Zgodnie z artykułem 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości, za zaniedbanie w sporządzeniu sprawozdania finansowego, raportu z działalności lub ich nieprawidłowe ujęcie grozi grzywna lub kara pozbawienia wolności do dwóch lat, albo obie te sankcje łącznie. Ponadto, zgodnie z artykułem 79 ustawy o rachunkowości, kary lub ograniczenia grożą tym, którzy nie przestrzegają przepisów dotyczących m.in. badania raportu finansowego przez biegłego rewidenta, udostępniania dokumentów czy też składania raportu w odpowiednim rejestrze.
Za zaniechanie tych obowiązków grożą również sankcje zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych, na przykład grzywna do 20 000 złotych dla członków zarządu spółki, którzy dopuszczają się zaniechania zwołania zgromadzenia wspólników. Dodatkowo, w przypadku opóźnienia w złożeniu wymaganych dokumentów, sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę, a w razie dalszego zaniechania, może być wszczęte postępowanie likwidacyjne. Kodeks Karny Skarbowy również przewiduje kary dla tych, którzy nie przekazują w terminie wymaganego organowi podatkowemu raportu finansowego lub raportu z badania. Warto podkreślić, że obowiązki raportowe dotyczą nie tylko członków zarządu, ale także członków rad nadzorczych lub innych organów nadzorczych, którzy odpowiadają za zapewnienie, że wszystkie raporty spełniają wymogi ustawy o rachunkowości. W przypadku szkody wynikającej z zaniedbania tych obowiązków, członkowie rad nadzorczych oraz zarządu ponoszą wspólną odpowiedzialność wobec spółki.
W przypadku jakichkolwiek pytań w powyższym zakresie lub w pozostałych sprawach dotyczących obowiązków korporacyjnych spółek, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z Kancelarią – z chęcią odpowiemy na wszystkie Państwa pytania.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 15 maja 2024 r.
autor:
