We wpisie Compliance #3 pisaliśmy o konieczności zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz innych obowiązkach sprawozdawczych spółek, a także terminach ich realizacji w bieżącym roku. Nierzadko przy okazji zwoływania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia bądź Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników poruszamy z klientami zagadnienia związane z wygaśnięciem mandatów członków organów. Ustalenie okresu pełnienia przez członków zarządu spółek kapitałowych swoich funkcji ma kluczowe znaczenie dla ich działalności. Rozstrzygnięcie niniejszej kwestii co roku wzbudza kontrowersje i rodzi istotne problemy praktyczne dlatego na łamach niniejszego artykułu omówimy dla Państwa pojęcie mandatu i kadencji członków zarządu spółek kapitałowych.
Kadencja
Kadencja oznacza okres sprawowania funkcji członka zarządu czyli czas, w którym dana osoba realizuje uprawnienia wynikające z zajmowanego przez siebie stanowiska. Członek Zarządu zostaje powołany na czas określony, przy czym jego kadencja nie może być dłuższa niż 5 lat. Przepisy dopuszczają możliwość powołania członka zarządu na kolejną kadencję, przy czym moment ponownego powołania może nastąpić nie wcześniej niż na rok przed upływem bieżącej kadencji. Kadencja jest najczęściej określana w latach, chyba że umowa spółki bądź statut stanowią inaczej.
Mandat
Mandat oznacza umocowanie do pełnienia danej funkcji. Innymi słowy członek zarządu posiada kompetencję do realizowania praw i obowiązków wynikających z piastowanej funkcji do momentu wygaśnięcia swojego mandatu. Mandat zostaje przyznany członkowi zarządu z chwilą powołania do zarządu spółki.
Problemy praktyczne
O ile kwestia związana z rozpoczęciem mandatu nie budzi wątpliwości, tak zagadnienia związane z jego wygaśnięciem wymagają szczegółowego omówienia. Kompetencja do pełnienia funkcji członka zarządu, tak jak zostało to wskazane powyżej, rozpoczyna się z chwilą powołania do składu organu. Problematyka związana z zakończeniem mandatu jest nieco bardziej zawiła i zależy od sposobu jego wygaśnięcia. Kodeks wymienia zdarzenia powodujące zakończenie kadencji członka zarządu. Są wśród nich śmierć, rezygnacja, odwołanie ze składu zarządu albo otwarcie likwidacji spółki (nie jest to katalog zamknięty). W takim przypadku wraz z zakończeniem kadencji, mandat członka zarządu wygasa. Jeżeli nie wystąpiła żadna z przyczyn „przedterminowego” zakończenia kadencji, a co za tym idzie wygaśnięcia mandatu, mandat członka zarządu wygasa z najpóźniej z dniem odbycia zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Mając powyższe na uwadze można wysunąć wniosek, iż mandat może trwać dłużej niż kadencja. Tak jest w istocie.
Przykład:
Członek zarządu w dniu 01 stycznia 2022 roku został powołany na trzyletnią kadencję. Jego mandat kończy się najpóźniej z dniem 30 czerwca 2025 roku tj. z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki (przy założeniu że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).
Wspólna kadencja
W sytuacji, w której zarząd składa się z więcej niż jednego członka istotną kwestią jest ustalenie czy członkowie tego organu będą powoływani na kadencję indywidualną czy wspólną. Zasadą jest kadencja indywidualna – każdy członek zarządu jest samodzielne powoływany na okres pełnienia swojej funkcji. Kadencje indywidualne mogą upływać w różnych terminach. Sytuacja wygląda zgoła odmiennie przy kadencji wspólnej. Czas trwania uprawnienia do wykonywania funkcji członka zarządu jest tożsamy dla każdego z członków zarządu. Oznacza to, że kadencja wszystkich członków zarządu kończy się jednocześnie – niezależnie od daty rozpoczęcia pełnienia funkcji. Konsekwencją przyjęcia modelu wspólnej kadencji dla członków jest równoczesne wygaśnięcie mandatów wszystkich członków zarządu. Jeżeli umowa spółki lub statut przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu, powołanego przed upływem danej kadencji zarządu, wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że statut spółki stanowi inaczej.
Regulacja kodeksowa powoduje wiele problemów i rozbieżności zarówno w opinii doktryny jak i praktycznym zastosowaniu. Należy pamiętać, że statut bądź umowa spółki może zawierać odmienne regulacje w kwestii kadencji i mandatu np. wyłączyć stosowanie reguły wygaśnięcia mandatu z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe. W celu uniknięcia wątpliwości warto zadbać o precyzyjną i wyczerpującą regulację okresu pełnienia funkcji przez członków zarządu spółek kapitałowych.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 05 lipca 2022 r.
autorzy:
