Nowe uprawnienia i obowiązki rad nadzorczych

01.02.2023 | Compliance

Nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych, która weszła w życie z dniem 13 października 2022 roku, wprowadziła do polskiego prawa handlowego nie tylko zmiany dotyczące grupy spółek oraz omawianą na łamach niniejszego cyklu zasadę Business Judgement Rule, ale także szereg uregulowań dotyczących zasad funkcjonowania rad nadzorczych spółek kapitałowych.

Celem wprowadzenia nowelizacji w zakresie działania rad nadzorczych spółek kapitałowych, jest przede wszystkich uregulowanie kwestii proceduralnych związanych z funkcjonowaniem tego organu, a także rozszerzenie i sformalizowanie kompetencji rad nadzorczych celem zapewnienia rzeczywistej i skutecznej kontroli nad działalnością spółek.

Nowelizacja wprowadza szereg przepisów w celu wzmocnienia zakresu nadzoru spółek. Szczególnie istotne są te związane z obowiązkiem informacyjnym dotyczącym aktualnej sytuacji spółki. Zarząd jest obowiązany, co ważne, bez dodatkowego wezwania, do udzielenia radzie nadzorczej informacji o:

  1. Uchwałach zarządu i ich przedmiocie;
  2. Sytuacji spółki, w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;
  3. Postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw;
  4. Transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, w tym na jej rentowność lub płynność;
  5. Zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki.

Informacje, o których mowa w pkt. 1-3 powyżej powinny być przekazywane na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba, że rada postanowi inaczej np. ograniczy częstotliwość przekazywania niniejszych informacji, jednakże zdarzenia i okoliczności, wymienione w pkt. 4 i 5 powyżej powinny być przekazane radzie nadzorczej niezwłocznie po ich wystąpieniu.

Warto w tym miejscu nadmienić, że mimo obowiązywania wymienionych uregulowań tak naprawdę statut spółki może wyłączyć albo też ograniczyć wszystkie powyższe obowiązki informacyjne.

Ważne!

Zgodnie z art. 389 § 7 Kodeksu spółek handlowych posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.

Należy pamiętać, że realizacja powyższych obowiązków informacyjnych, za wyjątkiem informacji o uchwałach zarządu i ich przedmiocie, obejmuje udzielenie radzie nadzorczej posiadanych przez zarząd informacji dotyczących także spółek zależnych oraz spółek powiązanych.

W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może:

  • badać wszystkie dokumenty spółki,
  • dokonywać rewizji stanu majątku spółki,
  • żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem tego żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych.

Informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia, powinny być przekazane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin. Zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do informacji w powyższym zakresie.

Kolejnym novum wprowadzonym omawianą nowelizacją jest zapewnienie przez spółkę uczestnictwa kluczowego biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej, którego przedmiotem będzie ocena sprawozdania finansowego, sprawozdania zarządu z działalności oraz sporządzenia sprawozdania rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy. Rada Nadzorcza ma obowiązek zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta o terminie przedmiotowego posiedzenia z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.

Zmienione przepisy dotyczą także kwestii proceduralnych. Nowe przepisy wprowadziły do porządku prawnego normy funkcjonowania rady nadzorczej w kwestiach dotychczas regulowanych wyłącznie w umowie/statucie spółki bądź regulaminie rady nadzorczej. Dotyczą m.in. trybu i terminu zwoływania i odbywania posiedzeń rad nadzorczych oraz przyznanie przewodniczącemu rady nadzorczej wyraźnej kompetencji do kierowania pracami tego organu.

Wprowadzenie szeregu mechanizmów rozszerzających kompetencje kontrolne rady nadzorczej znacznie sformalizowało i wzmocniło pozycję tego organu. Ustawodawca wyposażył radę nadzorczą w nowe narzędzia pozwalające na skuteczną realizację tych obowiązków. Rada nadzorcza może m.in. ustanowić doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, składający się z członków rady nadzorczej do pełnienia określonych czynności nadzorczych. Rada nadzorcza może także podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę. Doradca rady nadzorczej może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii.

Bardzo pozytywnie należy ocenić również zmianę dotyczącą doprecyzowania zasad ustalania kadencji zarządu oraz rady nadzorczej. Od lat funkcjonowały w niniejszym przedmiocie dwie koncepcje i wydaje się, że nowe przepisy w sposób jednoznaczny rozwiązują niniejszy spór wskazując na koncepcję prolongacyjną. To zagadnienie jednak postaramy się Państwu znacznie szerzej przedstawić w kolejnym naszym wpisie.

Przedstawione w powyższym artykule uprawnienia i obowiązki rad nadzorczych nie wyczerpują katalogu regulacji dot. rady nadzorczej wprowadzonych niniejszą nowelizacją. Warto zapoznać się z nowymi zasadami funkcjonowania rady nadzorczej, gdyż mają niebagatelny wpływ na działalność spółki i transparentność działalności rady nadzorczej.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.

Stan prawny na dzień 01 lutego 2023 r.

autorzy:

Joanna Smulczyk

Aplikant adwokacki
+48 512 717 491 | j.smulczyk@kglegal.pl

Marta Stańdo

Aplikant radcowski
+48 536 226 845 | m.stando@kglegal.pl

redaktor cyklu:

Mateusz Grosicki

Adwokat, wspólnik
+48 506 367 109 | m.grosicki@kglegal.pl