Podstawowymi aktami prawnymi, które dotyczą podpisu elektronicznego są w szczególności:
- Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (dalej Rozporządzenie).
W Rozporządzeniu prawodawca rozróżnił trzy rodzaje podpisów: elektroniczny, zaawansowany elektroniczny oraz kwalifikowany elektroniczny. I tak zgodnie z definicjami w nim zawartymi:
podpis elektroniczny – oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis
zaawansowany podpis elektroniczny – to podpis elektroniczny, który spełnia łącznie poniższe wymogi:
- jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu
- umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego
- jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą
- jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna
kwalifikowany podpis elektroniczny – rozumiany jest jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Moc prawna podpisu elektronicznego została potwierdzona w art. 25 Rozporządzenia. Zgodnie z treścią przepisu podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego, a także dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Oznacza to, że czynności prawne potwierdzone jednym z wyżej wymienionych podpisów są skuteczne i mogą funkcjonować w obrocie prawnym oraz mogą stanowić dowód w postępowaniu przed Sądem.
Jednocześnie Rozporządzenie zrównuje kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem własnoręcznym. Co w praktyce oznacz, że jeśli dla ważności czynności prawnej przewidziana jest forma pisemna, która wymaga podpisu własnoręcznego, posłużenie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym powoduje zachowanie tej formy.
W związku z zapewnieniem zgodności prawa europejskiego z prawem krajowym do Kodeksu cywilnego w 2016 roku wprowadzono zmiany. W ich efekcie między innymi obok formy pisemnej pojawiły się kolejne formy czynności prawnej: elektroniczna oraz dokumentowa. Elektroniczna została uregulowana w art. 78 (1) ust. 1 Kodeksu cywilnego (dalej KC) – do zachowania tej formy czynności prawnej oświadczenie woli powinno zostać złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wprowadzono również znak równości między oświadczeniem woli złożonym w formie elektronicznej oraz oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78 (1) ust. 2 KC). Ma to szczególne znaczenie w sytuacji gdy przepisami prawa wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności. Przykładami takich umów, w świetle przepisów obowiązujących w Polsce, są umowy leasingu, umowa o zakazie konkurencji pracowniczej lub umowa o przejęcie długu. Zatem zawarcie ww. umów w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym będzie ważne.
Od 2016 r. do Kodeksu cywilnego wprowadzono także formę dokumentową czynności prawnej. W przypadku korzystania z tej formy czynności prawnej możliwe jest zastosowanie zwykłego podpisu elektronicznego. Do zachowania bowiem dokumentowej formy wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Zatem warunkiem koniecznym dla uznania formy za dokumentową jest możliwość ustalenia osoby od której pochodzi zapisana w dokumencie informacja*. Przy czym dokument może występować:
- pod postacią tekstową z podpisem powielanym mechanicznie – facsimile, kopia faksowa, zeskanowana
- pod postacią audialną lub audiowizualną
- jako wiadomość elektroniczna (mailowa) zakończona wskazaniem imienia i nazwiska lub danymi pozwalającymi ustalić tożsamość osoby dokonującej czynności**
Na koniec wracając do kwalifikowanego podpisu elektronicznego opartego na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim, warto wskazać, że podpis taki jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich (art. 25 Rozporządzenia).
Niniejszy alert ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
* Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 30.12.2019 r. sygn. akt: I Aca 672/19
** Komentarz pod red. K. Pietrzykowski 2020, Tom I, wyd. 10, autor A. Brzozowski
