Monitoring (w rozumieniu art. 22(2) § 1 k.p.) stanowi szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Co jednak istotne, przedmiotowa definicja nie obejmuje nagrywania dźwięku, a jedynie sam obraz. Nagrywanie dźwięku – zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych wyrażonym we wskazówkach dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego, mogłoby natomiast stanowić nadmierną formę przetwarzania danych, a nawet stanowić podstawę poniesienia odpowiedzialności zarówno na gruncie cywilnym, jak i administracyjnym, czy nawet karnym.
Niezależnie jednak od powyższego, monitoring nie może być stosowany w pomieszczeniach takich jak: pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki czy palarnie, jak również pomieszczenia udostępnione np. zakładowej organizacji związkowej. Wyjątkowo jednak pomieszczenia te mogą zostać objęte monitoringiem, jeżeli jego zastosowanie jest niezbędne do realizacji celu określonego w art. 22(2) § 1 k.p., oraz nie narusza to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (przy czym monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa to uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy).
Rodzaje monitoringu
Co istotne, przedmiotowe regulacje, zgodnie z art. 22(3) k.p., dotyczą nie tylko tradycyjnego monitoringu pomieszczeń, lecz odnoszą się również do monitoringu poczty elektronicznej czy też np. monitoringu GPS (np. w służbowym samochodzie), lub monitoringu np. sieci internetowej. Przy czym pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Nawet jednak taki monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przepisy o monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu (np. sieci internetowej lub logowań GPS).
Zgodnie z art. 22(2) § 3 k.p., nagrania obrazu mogą być przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania – jeżeli jednak nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, to termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Natomiast po upływnie powyższych okresów, nagrania obrazu zawierające dane osobowe uzyskane w wyniku monitoringu, podlegać powinny zniszczeniu.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu, powinien zostać ustalony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty nie później jednak niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Niniejszy alert ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
autor / redaktor cyklu:
