Jednym z kluczowych wymogów wynikających z Ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej jako: ustawa AML) jest posiadanie i stosowanie przez wszystkie instytucje obowiązane procedury wewnętrznej AML.
Jeżeli stwierdzimy, że prowadzona przez nas działalność gospodarcza spełnia którąkolwiek z przesłanek wymienioną w art. 2 ustawy AML, a zatem jesteśmy instytucją obowiązaną, nasuwa się pytanie od czego zacząć przygotowanie procedury wewnętrznej?
Informacje z jakich elementów powinna się składać, zgodna z wymogami ustawy AML procedura, znajdziemy w art. 50 ust 2 omawianej ustawy. Zgodnie z brzmieniem rzeczonego przepisu:
wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej określa, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej i obejmuje w szczególności określenie:
- czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
- zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
- środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
- zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
- zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
- zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
- zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
- zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
- zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
W praktyce zatem procedura wewnętrzna, to nic innego jak dokument spełniający ww. wymagania ustawy AML. Przed wprowadzeniem jej do stosowania, czy w przypadku jej aktualizacji, dokument ten podlega akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego stopnia danej instytucji obowiązanej.
O czym warto pamiętać sporządzając procedurę wewnętrzną AML?
Przede wszystkim, pamiętajmy, że procedura wewnętrzna AML powinna być dostosowana do konkretnego typu instytucji obowiązanej z uwzględnieniem charakteru jej działalności i rozmiaru. Korzystanie z gotowych wzorów dostępnych na Internecie, czy formularzy otrzymanych od znajomych, nawet gdy zajmują się podobną branżą, nie jest dobrym rozwiązaniem. Warto podkreślić również, że procedura powinna być rzeczywiście stosowana w prowadzonej przez nas działalności, a nie tylko sporządzona i „odłożona na półkę”. Nie chodzi też o to, aby sporządzać obszerne opracowania, z którymi nikt się nie zapozna. Zdecydowanie lepiej wprowadzić procedurę skondensowaną i mająca faktyczne zastosowanie w praktyce. Zwrócić należy bowiem uwagę, że za niestosowanie procedur AML instytucje obowiązane narażają się na sankcje. Zatem samo posiadanie dokumentacji, bez jej wdrożenia w życie, nie zwalnia podmiotu z ewentualnej odpowiedzialności.
Potwierdzeniem powyższego, a zarazem przestrogą, jest przypadek przedsiębiorcy prowadzącego działalność kantorową, na którego decyzją 9/2019 nałożono w dniu 2 kwietnia 2019 r. administracyjną karę finansową przez Prezesa NBP za:
„Nieuwzględnienie charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności w zasadach postępowania stosowanych w instytucji obowiązanej, określonych w „wewnętrznej procedurze instytucji obowiązanej” – co stanowi niedopełnienie obowiązku, o którym mowa w art. 50 ust. 2 ustawy”.
Podsumowując, istotnym jest, aby nie tylko sporządzić dokumentację, ale pamiętać, że musi być ona dostosowana do prowadzonej przez nas działalności oraz faktycznie stosowana w praktyce.
Niniejszy alert ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
autor:
