Samochód jest jednym z narzędzi, które niezależnie od branży pozwalają efektywniej prowadzić działalność gospodarczą. Korzystanie z niego zmniejsza czas potrzebny na dojazd do klienta, czy dostarczenie towaru. W dzisiejszym tekście zajmiemy się podatkowymi aspektami korzystania z auta.
Skąd wziąć samochód?
Sposób nabycia pojazdu może mieć istotny wpływ na obowiązki podatkowe.
1. Zakup
Samochód będzie stanowił środek trwały w firmie i jako taki będzie podlegał amortyzacji. Odpisy, które będą stanowiły koszt podatkowy są jednak limitowane. Limit ten jest uzależniony od rodzaju samochodu i wynosi 225 000 zł dla pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem oraz 150 000 zł dla pozostałych samochodów. Odpisy amortyzacyjne powyżej tych kwot nie będą stanowiły kosztu.
W związku z nabyciem samochodu, jego właścicielowi będzie przysługiwało odliczenie naliczonego podatku VAT. Odliczenie całego podatku VAT jest jednak uzależnione od sposobu korzystania z pojazdu. Możliwość ta jest dopuszczona wyłącznie w sytuacji, gdy samochód będzie wykorzystywany do działalności gospodarczej. Zasady ich używania, potwierdzone prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu, muszą wykluczać użycie samochodu do innych celów. Ponadto w celu odliczenia 100% podatku VAT, należy w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym dokonano zakupu, złożyć zgłoszenie samochodu do naczelnika urzędu skarbowego. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu VAT-26. W przypadku niezłożenia w terminie zgłoszenia, uznaje się, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej dopiero od następnego miesiąca.
Jeżeli przedsiębiorca będzie używał samochodu zarówno do celów działalności gospodarczej, jak i do innych celów, wówczas przysługuje mu prawo odliczenia 50% VAT. W takim wypaku nie musi jednak prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki), ani dopełniać żadnych innych formalności.
2. Leasing
Biorąc w leasing samochód jego stajemy się jego posiadaczem, lecz nie właścicielem (leasing operacyjny). Samochód nie staje się więc środkiem trwałym i nie podlega amortyzacji. Leasingobiorca jest jednak zobowiązany do ponoszenia opłat na rzecz leasingodawcy. Opłatami tymi są opłata wstępna, rata leasingowa i wykup samochodu. O tym w jakiej części opłaty te możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu decyduje wartość i rodzaj samochodu. Opłaty leasingowe będą stanowiły w całości koszt uzyskania przychodu w przypadku samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem, jeżeli ich wartość nie przekroczy 225 000 zł. W przypadku pozostałych samochodów wartość ta nie może przekroczyć 150 000 zł. Jeżeli jednak wartość samochodu będzie wyższa od tych kwot, koszt uzyskania przychodu ustala się w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł/225 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.
Przykład:
Wartość leasingowanego samochodu spalinowego wynosi 200 000 zł.
150 000/200 000 = ¾
Kosztem uzyskania przychodu będzie ¾ opłat leasingowych.
W podatku VAT możliwość odliczenia 100% podatku naliczonego jest uzależniona od tego czy pojazd będzie używany wyłącznie w działalności gospodarczej, czy do celów mieszanych, analogicznie jak przy zakupie auta.
Zasady dotyczące leasingu odnoszą się również do najmu długoterminowego.
3. Wprowadzenie do działalności samochodu prywatnego
Samochody będące własnością przedsiębiorcy, niewchodzące w skład przedsiębiorstwa (np. nabyte przed rozpoczęciem działalności gospodarczej) mogą zostać wpisane na listę środków trwałych i tym samym stać się częścią przedsiębiorstwa. W wyniku tej czynności samochód podlega amortyzacji. Również w tym przypadku obowiązują limity kosztów 225 000 dla samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem i 150 000 dla pozostałych. Wartość samochodu określa się jednak zgodnie z dokumentem zakupu. W sytuacji braku dokumentu zakupu należy ustalić ją według cen rynkowych. W związku z wprowadzeniem samochodu do działalności gospodarczej nie ma jednak możliwości odliczenia podatku VAT zapłaconego przy jego nabyciu.
4. Korzystanie z samochodu prywatnego
W przypadku korzystania z prywatnego samochodu (niestanowiącego składnika przedsiębiorstwa) do celów działalności gospodarczej, nie ma możliwości amortyzowania samochodu ani odliczenia zapłaconego podatku VAT.
Korzystanie z samochodu
Korzystanie z samochodu wiąże się z ponoszeniem kosztów eksploatacyjnych (paliwo, przeglądy, wymiana ogumienia itp.).
W przypadku używania pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej koszty eksploatacyjne można zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodu. Wyjątkiem są koszty ubezpieczenia dobrowolnego (NNW, AC), które podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu w całości, jeżeli wartość samochodu nie przekracza 150 000 zł (225 000 zł w przypadku samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem). Jeżeli wartość pojazdu przekracza tą kwotę, wówczas koszty uzyskania przychodu ustala się zgodnie z proporcją w jakiej kwota ta jest w stosunku do wartości ubezpieczeniowej samochodu (analogicznie jak w przypadku kosztów leasingowych).
Jeżeli jednak samochód używany jest w sposób mieszany, wówczas kosztem uzyskania przychodu będzie 75% poniesionych kosztów eksploatacyjnych.
Korzystanie z samochodu prywatnego będzie uprawniać do ustalenia kosztów uzyskania przychodu w wysokości 20% poniesionych kosztów eksploatacyjnych, o ile samochód był wykorzystywany w działalności gospodarczej.
Odliczenie podatku VAT z faktur za poniesione koszty eksploatacyjne jest uzależnione od sposobu korzystania z samochodu: 100% w przypadku używania wyłącznie w działalności gospodarczej i 50% w przypadku użycia mieszanego.
Zbycie samochodu
W przypadku zbycia samochodu będącego środkiem trwałym przedsiębiorstwa należy rozpoznać przychód z działalności gospodarczej i opodatkować według stawki stosowanej w rozliczeniach podatkowych przedsiębiorcy. W przypadku wyprowadzenia pojazdu z majątku firmy, również powstanie przychód z działalności, o ile sprzedaż nastąpi w okresie 6 lat od 1 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód został wycofany z działalności. Kosztem uzyskania przychodu będzie zaś niezamortyzowana wartość pojazdu (do limitu 225 000 zł / 150 000 zł).
Sprzedaż samochodu z majątku prywatnego (niebędącego środkiem trwałym, lub po upływie 6 lat od wycofania z działalności) nie spowoduje powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu, o ile sprzedaż nastąpi po upływie pół roku od dnia nabycia pojazdu.
Jeżeli przedmiotem sprzedaż jest samochód będący środkiem trwałym, należy do ceny sprzedaży doliczyć 23% VAT – niezależnie czy samochód był używany wyłącznie w działalności, czy nie. Nawet jeśli samochód był dopiero po nabyciu wprowadzony do działalności, przy jego sprzedaży trzeba odprowadzić podatek VAT, o ile był wykorzystywany do czynności opodatkowanych.
Obowiązek ten nie powstanie jeśli przedmiotem sprzedaży będzie pojazd wycofany z działalności gospodarczej, lecz tylko jeżeli przy nabyciu podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia VATu (np. zakup od osoby fizycznej niebędącej podatnikiem VAT).
Jeżeli jednak samochód używany do celów mieszanych sprzedano w ciągu 60 miesięcy od miesiąca nabycia, a w przypadku samochodów o wartości poniżej 15 000 zł w ciągu 12 miesięcy, podatnikowi przysługuje prawo dokonania korekty podatku VAT. Podatek VAT pomniejsza się o kwotę nieodliczonego przy zakupie podatku VAT przypadającego proporcjonalnie na liczbę miesięcy pozostającą do końca okresu korekty.
Przykład:
Przedmiotem sprzedaży jest samochód nabyty za 100 000 zł netto. Podatek VAT wyniósł 23 000 zł. Podatnik odliczył 50% – 11 500 zł. Samochód jest sprzedawany po 36 miesiącach od jego nabycia.
Kwota korekty podatku naliczonego za miesiąc sprzedaży:
11 500 / 60 miesięcy x 24 miesiące = 4 600 zł
Podatek naliczony zostanie zwiększony o 4 600 zł
Jak widać wysokość zobowiązań podatkowych w związku z korzystaniem z samochodu w działalności gospodarczej jest uzależniony od wielu czynników. Jeżeli mają Państwo wątpliwości co do prawidłowości rozliczeń podatkowych z tym związanych, zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią.
Za tydzień zajmiemy się udostępnieniem samochodów służbowych pracownikom i współpracownikom firmy.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 24 września 2023 r.
autor/redaktor cyklu:
