Warunki wykonywania pracy w okresie epidemii COVID-19

Praca zdalna

Epidemia koronawirusa spowodowała, że dotychczasowy charakter wykonywanej pracy uległ zmianie. Pracodawcy w ramach tarczy antykryzysowej 1.0, musieli zmienić warunki pracy, a mianowicie zlecić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej poza biurem. Rozwiązanie to zapewniło ciągłość funkcjonowania zakładu pracy. Wprowadzona tarcza antykryzysowa 4.0 dopełnia przepisy dotyczące pracy zdalnej z domu.

Dotychczasowe przepisy pozwalały pracodawcy decydować o tym, którzy pracownicy będą podlegać pracy zdalnej i jaka kategoria czynności będzie wykonywana w domu. Obecnie uległy one zmianie i wprowadzone zostały ograniczenia odnośnie czynności oraz grup pracowników podlegających pracy zdalnej. Zgodnie z przepisami tarczy 4.0 wykonywać pracę zdalną będzie mógł jedynie pracownik, który:

• wykonuje pracę, która ze względu na charakter pozwala na przeprowadzenie jej w domu;
• posiada umiejętności techniczne oraz potrzebny do tego sprzęt;
• posiada możliwości lokalowe na wykonywanie pracy zdalnej.

Przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu czynności, jakie mają być wykonywane, ani środków za pomocą których praca zdalna ma zostać przeprowadzona. Jednak pracodawca będzie miał prawo do nałożenia pewnych obowiązków na pracownika, a mianowicie prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności. Powinna zawierać ona:

• opis wykonywanej czynności,
• czas jej wykonywania,
• datę.

Określono również obowiązki pracodawcy, który będzie zobowiązany do:

• zaopatrzenia pracowników w odpowiednie materiały oraz narzędzie do wykonania zleconej pracy,
• zaopatrzenia w obsługę logistyczną pracy.

Jeżeli pracownik użyje narzędzi lub materiałów, które nie zostały zapewnione przez pracodawcę, nie będzie stanowiło to naruszenia przepisów, jeżeli użyje ich zgodnie z tajemnicą przedsiębiorstwa, ochroną informacji poufnych, danych osobowych oraz informacji, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę. Każdy przedsiębiorca musi podjąć działania mające na celu zminimalizowanie ryzyka naruszenia ochrony danych osobowych, a także zapewnić stosowne zabezpieczenia. Przejście pracownika na pracę zdalną nie oznacza, że zmieniają się przyjęte w przedsiębiorstwie zasady dotyczące ochrony danych osobowych. Podczas pracy na urządzeniu służbowym należy pamiętać, że jest ono narzędziem pracy. Nie może więc być udostępniane innym domownikom do użytkowania np. do puszczania filmów, bajek. Praca zdalna w sieci domowej wiąże się to ponadto z koniecznością dostosowania zabezpieczeń przez pracownika we współpracy z działem IT w postaci ustawienia haseł zgodnych z polityką bezpieczeństwa. Komputer powinien być wyposażony w legalne oprogramowanie i program antywirusowy. Ponadto, należy uświadomić pracownika, aby sieć Internet z której będzie korzystał wykonując powierzoną pracę posiadała odpowiednie zabezpieczenia przed dostępem osób trzecich do danych przetwarzanych na sprzęcie komputerowym. Sieć domowa nie zawsze jest tak samo bezpieczna jak sieć biurowa, warto więc podjąć kroki mające na celu minimalizować ryzyko przed włamaniem hakera. W szczególności pracownik powinien unikać otwartych sieci WIFI. Aby uniknąć zagrożeń regulamin pracy zdalnej powinien wymuszać na pracowniku np. dwustopniowe logowanie do systemu, cykliczną zmianę haseł, konieczność korzystania wyłącznie ze służbowego maila w domenie pracodawcy. Pracodawca jako administrator danych osobowych powinien przypomnieć pracownikom, że zabronione jest chociażby wysyłanie materiałów służbowych na konta prywatne, otwieranie załączników z plikami samorozpakowującymi, odbieranie wiadomości z nieznanych źródeł. Należy zapewnić ochronę dokumentów przed dostępem do nich osób nieupoważnionych i ochronić je przed przypadkowym zniszczeniem.

Przepisy nie określają na jaki czas pracodawca może nałożyć na pracownika pracę zdalną. Przyjmuje się, ze praca zdalna ma zostać nałożona w celu przeciwdziałania epidemii, a więc ma ona trwać tak długo, aż istnieje zagrożenia dla zdrowia lub życia pracowników. Jednak należy mieć na uwadze, iż przepisy regulujące pracę zdalną tracą moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Uznać należy, ze czas ten stanowi maksymalny okres na jaki praca zdalna może zostać zlecona.

Ponadto pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej i nakazać pracownikowi powrót do miejsca pracy. Polecenie to musi być nałożone w tej samej formie, w jakiej pracodawca zarządził pracę zdalną – w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej.

Praca wykonywana stacjonarnie

W przypadku, kiedy pracodawca nie zarządził pracy zdalnej, a pracownicy zobowiązani są do stawiania się w miejscu pracy, należy zachować wówczas wszelkie środki bezpieczeństwa. Pracodawca ma wówczas obowiązek zadbać oraz monitorować bezpieczne wykonywanie pracy przez pracowników, ale również weryfikować czy nie występuje zagrożenie dla klientów, dostawców itp., którzy odwiedzają miejsce pracy.

Przepisy zawierają wytyczne organizacyjne dotyczące:

1. zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom
   • zapewnienie maseczek, rękawiczek jednorazowych oraz płynów do dezynfekcji,
   • zachowanie odległości od innych osób – min. 1,5 m,
   • dezynfekcja powierzchni wspólnych, telefonów, blatów, ekspresów do kawy, itp.; częsta dezynfekcja rąk,
   • korzystanie z jednorazowych naczyń i sztućców, które po skończonym posiłku powinny zostać wyrzucone,
   • przeprowadzanie spotkań najkrócej jak to możliwe, przy otwartych drzwiach i oknach oraz w odległości min. 2 metrów między pracownikiem a klientem,
   • pozostanie w domu w przypadku zauważenia u siebie objawów koronawirusa przez pracownika; skontaktowanie się telefonicznie z lekarzem lub oddziałem zakaźnym – obowiązek poinformowania o tym pracowników przez pracodawcę,
2. zapewnienia bezpieczeństwa w biurze
   • zapewnienie płynów do dezynfekcji w pomieszczeniach, przede wszystkim przy drzwiach wejściowych i wyjściowych,
   • przestrzeganie odpowiedniej odległości,
   • umieszczenie przy umywalkach instrukcji mycia rąk oraz dezynfekcji,
   • dezynfekcja pomieszczeń sanitarnych,
   • zmniejszenie liczby pracowników przebywających w tym samym czasie w danym miejscu; zmiany czasowe osób siedzących blisko siebie – zalecana jest wymiana naprzemienna, bądź praca zdalna,
   • jak najczęstsze zdalne kontaktowanie się za pomocą telefonów, e-maili, itp.,
   • brak wymogu noszenia maseczek; obowiązek przy kontaktach pracowników z osobami z zewnątrz,
3. sytuacji, w której istnieje podejrzenie zakażenia u pracownika/ów
   • poinformowanie pracowników o pozostaniu w domu, skontaktowaniu się z lekarzem, bądź z oddziałem zakaźnym,
   • przy wystąpieniu objawów w trakcie pracy, niezwłocznie odesłanie pracownika do domu indywidualnym środkiem transportu,
   • poinformowanie właściwej miejscowo stację sanitarno-epidemiologiczną i stosowanie się do ich poleceń,
   • posprzątanie i zdezynfekowanie powierzchni, w których przebywał zakażony pracownik.
4. sytuacji, w której istnieje podejrzenie zakażenia u osoby z zewnątrz np. klienta, dostawcy
   • sporządzenie listy osób, kontaktujących się z zakażoną osobą,
   • stosowanie się do wytycznych GIS,
   • dezynfekcja pomieszczeń, w których przebywała zakażona osoba.

Wszystkie powyższe zasady i środki bezpieczeństwa należy ściśle przestrzegać. Dostosowanie się do wymogów zmniejszy liczbę zachorowań oraz przyspieszy powrót pracowników do pracy i świadczeniu jej na poprzednich warunkach.