In der Unternehmenspraxis entstehen Mitarbeitern, insbesondere Vertriebsmitarbeitern, zahlreiche Ausgaben: Kraftstoff, Reisekosten, Unterkunft, Termine mit Auftragnehmern und Schulungen. Manche dieser Ausgaben werden mit der Firmenkarte bezahlt, andere aus dem Privatvermögen des Mitarbeiters. Die Dokumentation variiert: Mal liegt eine Firmenrechnung vor, mal eine private Rechnung, mal nur eine Quittung ohne Steueridentifikationsnummer (USt-IdNr.), und in Extremfällen genügt eine einfache Bestätigung