Urząd Ochrony Danych Osobowych przyjął stanowisko dotyczące informowania spółek o przetwarzaniu danych osobowych. Nakazuje spółkom informowanie prezesów spółek, z którymi zawierają umowę, o tym, iż ich dane osobowe będą przetwarzane. Należy zatem stosować art. 13 i 14 RODO w sytuacjach, gdy w dokumentacji pojawiają się dane osób upoważnionych do reprezentowania spółek. Zmiany te mogą wiązać się z ogromnymi kosztami. Jest to znacząca zmiana dotychczasowego stanowiska UODO.
Art. 13 RODO stanowi, że administrator danych osobowych ma obowiązek poinformować osobę, której dane przetwarza m.in. o tym w jakim celu oraz na jaki czas jej dane będą przetwarzane. Zaś art. 14 dotyczy informowania o przetwarzaniu danych pozyskiwanych w inny sposób niż bezpośrednio od osoby, której dane będą przetwarzane. Jednak należy wziąć pod uwagę, iż przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych dotyczą jedynie osób fizycznych. Nie mają one zastosowania do osób prawnych, czyli przedsiębiorstw. Dlatego UODO uznał, że pracowników, pełnomocników oraz osób reprezentujących spółki nie zalicza się do kręgu osób prawnych, lecz osób fizycznych. Ich dane będą stanowiły więc dane osobowe, a nie dane dotyczące osób prawnych. Wpływ na stanowisko UODO miały wypowiedzi Komisji Europejskiej odnośnie adresów e-mail. Rozporządzeniem objęte wówczas będą dane z adresów e-mail, jeżeli będzie to adres pracownika np. jankowalskistudioKP@gamil, nie zaś adres osoby prawnej np. studioKP@gmail. Ponadto Urząd wziął pod uwagę wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 9 marca 2017 r. w sprawie C-398/15, w którym TS uznał, że informacje, które zostają wpisane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, mogą stanowić również dane osobowe. Zatem pojęcie to należy wiązać z osobą fizyczną niezależnie od tego czy jest konsumentem czy przedsiębiorcą. A więc spółki, które podpisały umowę, muszą przestrzegać obowiązku poinformowania podmiotów drugiej spółki o przetwarzaniu danych osobowych osób w niej wymienionych. Forma w jakiej informacja ma być dostarczona nie ma znaczenia, może zostać ona przekazana listownie lub poprzez wiadomość e-mail.
Ze stanowiskiem UODO nie zgadzają się przedsiębiorcy oraz prawnicy. Uważają, ze zmiany zwiększą nadmiar pracy i formalności w spółkach, a także znacznie zwiększą koszty. Twierdzą, iż nie powinno się „wrzucać do jednego worka” pracowników jak i członków zarządu. Ich zdaniem sugerowanie się wypowiedziami Komisji Europejskiej oraz Trybunału Sprawiedliwości jest błędne, ponieważ wypowiedzi europosłów dotyczyły innych zagadnień.
Czy wprowadzone zmiany okażą się skuteczną ochroną danych osobowych przedsiębiorców czy będą stanowiły jedynie zbędną oraz nadmierną formalność okaże się w najbliższym czasie.
