Смерть працівника – це не лише людська подія, а й виклик в управлінні юридичними та податковими ризиками. Роботодавці, прагнучи надійно виконати свої зобов'язання перед родиною померлого, часто інстинктивно вдаються до перевірених методів: розрахунку суми належної винагороди, стягнення авансів з податку на прибуток та підготовки форми PIT-11. Хоча такий підхід продиктований бажанням проявити належну перевірку, він може виявитися помилковим з точки зору податкових органів.
Часто ця помилка виникає через страх перед податковими органами – платники податків воліють стягувати податок «про всяк випадок», ніж ризикувати бути звинуваченими у його несплаті. Однак у випадку післясмертних врегулювань правова реальність може бути суперечливою. Ключем до правильного закриття справи працівника є не сума платежу, а перевірка статусу одержувача. Це ключ до визначення того, чи ми працюємо відповідно до Закону про податок на доходи фізичних осіб, чи вступаємо у сферу оподаткування спадщини.
Коли винагорода перестає бути доходом від трудової діяльності?
Фундаментальна зміна в класифікації доходів відбувається після смерті працівника. Згідно з тлумаченням Директора Національної податкової інформаційної служби від 5 грудня 2025 року, номер справи 0112-KDIL2-1.4011.863.2025.1.MKA, у певних випадках виплата останньої заробітної плати взагалі не підлягає Закону про податок на доходи фізичних осіб. Це здійснюється відповідно до статті 2, розділу 1, пункту 3 Закону про податок на доходи фізичних осіб, яка виключає застосування правил податку на доходи фізичних осіб до доходів, на які поширюється дія Закону про податок на спадщину та дарування.
За фактичних обставин, викладених у вищезазначеному тлумаченні, орган влади зазначив, що якщо кошти померлого стають частиною спадщини, їхня правова природа змінюється. Вони перестають бути доходом від зайнятості та стають майновими правами, набутими шляхом успадкування. Принцип, якого слід дотримуватися, полягає в тому, що податок на спадщину виключає податок на прибуток. Якщо платіж стає частиною спадщини, роботодавець втрачає свій статус платника податку на доходи фізичних осіб стосовно цієї виплати.
Значна пенсія у разі втрати годувальника
Щоб уникнути помилок, роботодавці повинні проводити перевірку права осіб, які претендують на отримання допомоги. Ключовим положенням тут є стаття 63 § 2 Трудового кодексу у поєднанні зі статтею 922 Цивільного кодексу. Трудовий кодекс запроваджує спрощену процедуру, за якою майнові права, що виникають з трудових відносин, передаються спочатку подружжю та особам, які мають право на пенсію у разі втрати годувальника, минаючи процес спадкування (стаття 922 § 2 Цивільного кодексу).
Тільки за відсутності таких осіб ці виплати «входять до спадщини». Однак достатньо існування однієї правомочної особи (тобто особи, яка відповідає умовам для отримання пенсії у разі втрати годувальника), і виплата не буде включена до спадщини.
На практиці це означає, що якщо, наприклад, доросла донька, яка вже завершила освіту і тому не відповідає критеріям для отримання пенсії у зв'язку з втратою годувальника, подає заявку на отримання допомоги (як у випадку, описаному у вищезгаданому тлумаченні), ці кошти стають частиною спадщини. Це сигналізує роботодавцю про повний перегляд процедури врегулювання.
Без PIT-11
Ключовий урок для відділів кадрів та відділу нарахування заробітної плати полягає в тому, що коли виплата здійснюється до спадщини, роботодавець не є платником податку на доходи фізичних осіб (ПДФО). Це означає, що немає жодного зобов'язання (або права) стягувати авансовий податок. Крім того, видача форми PIT-11 для спадкоємця в такому випадку є формальною помилкою, оскільки вона документує дохід з неправильного джерела.
У такій ситуації тягар сплати податкових декларацій повністю перекладається на спадкоємця, який повинен врегулювати зобов'язання щодо податку на спадщину та дарування.
Щоб захистити свою компанію у разі перевірки, варто запровадити процедуру перевірки – наприклад, запросити декларації або документи від ваших спадкоємців, що підтверджують їхній статус (наприклад, довідку з Управління соціального страхування (ZUS), що підтверджує відсутність у вас права на пенсію у разі втрати годувальника, або студентський квиток у випадку дітей).
Зарплати та пільги, отримані у спадок
Якщо померлий працівник не мав чоловіка/дружини або іншої особи, яка має право на пенсію у зв'язку з втратою годувальника, до складу спадщини включаються такі майнові права:
• винагорода за працю (за відпрацьований час до дати смерті),
• оплата лікарняних,
• допомога по хворобі.
Хоча лікарняні та заробітна плата є окремими джерелами доходу протягом життя працівника, після смерті вони втрачають свій індивідуальний характер і стають єдиним пакетом майнових прав. Якщо вони передаються у спадок, весь пакет звільняється від податку на доходи фізичних осіб.
Перевірка уповноважених осіб – ключ до правильного врегулювання
У разі смерті працівника відділ кадрів та відділ нарахування заробітної плати не можуть сліпо діяти однаково в кожному випадку. Перед стягненням авансового платежу та підготовкою форми PIT-11 необхідно ретельно визначити групу осіб, які мають право на отримання допомоги, та їхній статус згідно з пенсійним законодавством та законодавством про пенсії по інвалідності, оскільки це визначає належне виконання зобов'язань платника.
Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.
Закон чинний станом на 6 лютого 2026 року
.
Автор/редактор серії:
