Внутрішні канали повідомлення про порушення є ключовим елементом ефективної комунікації в організації. Вони дозволяють співробітникам безпечно та анонімно повідомляти про будь-які порушення, зловживання чи погрози. Існування таких каналів допомагає зміцнити довіру на робочому місці та ефективно вирішувати потенційні проблеми.
Впровадження чітких процедур повідомлення викривачів, відповідних форм та систем моніторингу звітності має вирішальне значення для забезпечення ефективності цього процесу. Збереження конфіденційності та безпеки інформації, наданої викривачами, є основоположним для належного функціонування внутрішніх каналів повідомлення.
Також варто регулярно інформувати працівників про існування та роботу цих каналів, щоб заохотити їх до активної участі в процесі викриття неправомірних дій. Відкрите та безпечне робоче середовище сприяє ранньому виявленню проблем та їх ефективному вирішенню.
Директива 2019/1937 не уточнює, як роботодавець повинен розробляти політику внутрішньої звітності або як вона повинна впроваджуватися. Вона лише вимагає, щоб це було зроблено після консультацій та за згодою із соціальними партнерами, якщо це передбачено національним законодавством (стаття 8, пункт 1, in fine, Директиви 2019/1937). Національне законодавство має вирішальне значення в цьому відношенні. У цьому контексті законопроект регулює процедуру прийняття процедури, викладеної у статті 24, пунктах 3-6. Згідно з цим положенням:
"3. Юридична особа встановлює процедуру внутрішньої звітності після консультацій з:
1) профспілка підприємства або профспілки підприємства, якщо в складі юридичної особи діє більше однієї профспілки підприємства, або
2) представники осіб, які виконують роботу для юридичної особи, обрані відповідно до процедури, прийнятої цією юридичною особою, - якщо в складі цієї юридичної особи не діє профспілка підприємства.
4. Консультації, зазначені у пункті 3, тривають менше ніж 7 днів і не довше ніж 14 днів з дати подання юридичною особою проекту процедури внутрішньої звітності.
5. Процедура внутрішньої звітності набирає чинності через 14 днів після її доведення до відома осіб, які виконують роботу, у порядку, прийнятому в даній юридичній особі.
6. Особа, яка претендує на роботу за трудовими відносинами або іншими правовідносинами, що становлять підставу для надання робіт чи послуг або виконання функції чи послуги, отримує від юридичної особи інформацію про внутрішню процедуру подання заявки під час початку найму або переговорів, що передують укладенню договору.
Це означає, що ця процедура є положенням внутрішнього трудового законодавства. Особливо важливо, щоб нові працівники були ознайомлені з цим положенням, перш ніж їм буде дозволено працювати.
Орган, відповідальний за отримання заявок, може бути:
1) призначений працівник,
2) призначений організаційний підрозділ компанії,
3) призначена зовнішня організація,
4) гібридна організація – наприклад, одна особа з відповідного організаційного підрозділу, одна із зовнішньої організації.
Вкрай важливо, щоб цей орган був неупередженим та забезпечував належне вжиття заходів щодо будь-яких повідомлень. Крім того, ці органи повинні запобігати несанкціонованому доступу до повідомленої інформації та забезпечувати конфіденційність особи особи, яка подає повідомлення, та відповідної особи.
Висновки та рекомендації, отримані на основі повідомлень викривачів, можуть надати цінну підтримку для управління ризиками та вдосконалення процесів в організації. Тому важливо забезпечити ефективну обробку та аналіз повідомлень, а також належне реагування на сигнали, щоб забезпечити позитивні результати для всієї компанії.
Внутрішні канали повідомлення про порушення – це не лише інструмент для виявлення проблем, а й можливість для побудови відкритої культури, заснованої на довірі та співпраці. Їхнє належне функціонування вимагає відданості всіх співробітників та підтримки керівництва. Тому варто інвестувати в розвиток та вдосконалення цих каналів, щоб зробити свій внесок у побудову кращої та ефективнішої організації.
Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.
Правовий статус станом на 20 лютого 2024 року.
автор:
