Шановний пане/пані,
у зв'язку зі зміною Закону про бухгалтерський облік (далі – «Закон»), з 1 січня 2022 року змінилися правила підписання фінансових документів комерційних компаній, тобто фінансової звітності та управлінських звітів про діяльність.
Згідно з чинним редакцією, ці документи повинні бути підписані електронним способом з використанням кваліфікованого, електронного або довіреного підпису. У випадку партнерств підписи вимагалися від партнерів або повних партнерів, які керували справами партнерства, тоді як у випадку товариств з обмеженою відповідальністю – від усіх членів правління.
Це регулювання було особливо обтяжливим для компаній з іноземним капіталом, до складу правління яких входили іноземці без номера PESEL. У випадку багатоособових правлінь це вимагало отримання кваліфікованого електронного підпису для кожного іноземного члена правління, що спричиняло додаткові витрати та організаційні та технічні труднощі.
Відповідно до нової редакції Закону, що набув чинності з 1 січня 2022 року, фінансові документи можуть бути підписані лише одним членом правління, що, безсумнівно, є великою зручністю для компаній з багаточленним іноземним правлінням.
Однак, використання цієї можливості залежить від отримання декларацій від решти членів правління про те, що фінансова звітність відповідає вимогам, визначеним у Законі. Тому було запроваджено загальне правило, згідно з яким підписання фінансової звітності є підтвердженням того, що вона відповідає вимогам, визначеним у Законі.
Декларації можуть бути як в електронній, так і в паперовій формі з власноручним підписом, але вибір паперової форми передбачає додаткове зобов'язання для однієї з осіб, що підписують документи, яка є членом багатоособового правління, підготувати електронні копії цих документів.
Відмова від подання цієї декларації рівнозначна відмові від підписання фінансової звітності та вимагає письмового обґрунтування. Як декларація про те, що фінансова звітність відповідає вимогам Закону, так і відмова від подання такої декларації додаються до фінансової звітності.
Слід наголосити, що згадані зміни не є обов'язковими, а тому підписувати фінансові документи відповідно до чинних правил все ще допустимо.
