У наступній публікації з нашої серії «Комплаєнс» ми обговоримо повноваження наглядової ради в компаніях. Наш досвід показує, що особи, призначені до цього органу, часто применшують обов'язки, пов'язані з перебуванням у наглядовій раді компанії, або не знають про покладені на них обов'язки. Ми також зазначаємо, що одна з найбільших змін до Кодексу про комерційні компанії за останні роки набуде чинності в жовтні цього року. Окрім змін, пов'язаних із законодавством про холдингові компанії, зміна також містить положення щодо функціонування органів компанії, зокрема надання нових повноважень наглядовій раді та зміну правил відповідальності її членів. Зміни до Кодексу про комерційні компанії, які набудуть чинності у другій половині 2022 року, будуть представлені та детально обговорені в наступних публікаціях нашої серії.

Сьогоднішня стаття, звичайно ж, почнеться з короткого опису наглядової ради.

Наглядова рада, як випливає з її назви, – це орган, основним обов’язком якого є нагляд за поточною діяльністю певного підприємства. Хоча її основним обов’язком є моніторинг діяльності компанії, слід зазначити, що цей орган має інструменти для втручання у разі виявлення порушень у діяльності компанії. Серед іншого, вона може запитувати інформацію та пояснення, надавати вказівки та втручатися (хоча й не безпосередньо) у діяльність компанії.

У випадку товариств з обмеженою відповідальністю, наглядова рада (або аудиторський комітет) має бути створена, якщо статутний капітал перевищує 500 000,00 злотих, а кількість акціонерів перевищує двадцять п'ять. В усіх інших випадках створення наглядової ради в товаристві з обмеженою відповідальністю є добровільним. Через масштаб бізнесу та складну структуру, наглядова рада (незалежно від кількості акціонерів або статутного капіталу) є обов'язковою в акціонерних товариствах . Тому в наступних розділах ми зосередимося виключно на наглядовій раді в акціонерних товариствах.

Загальні вимоги до членів наглядової ради акціонерного товариства

Наглядова рада складається щонайменше з трьох членів, а в публічних акціонерних товариствах – щонайменше з п’яти, яких призначають та звільняють загальні збори. Статут може передбачати інший порядок призначення або звільнення членів наглядової ради. Членом наглядової ради може бути лише фізична особа з повною дієздатністю. Однак це не єдині критерії – польський законодавець вирішив суворо відокремити наглядові повноваження від інших функцій організаційного та управлінського характеру, запровадивши заборону на суміщення посад із виконанням обов’язків члена наглядової ради. Відповідно до статті 387 Кодексу про комерційні товариства, такі особи не можуть одночасно бути членами наглядової ради:

член правління,
проксі,
ліквідатор,
керівник філії або заводу
головний бухгалтер, який працює в компанії,
юрисконсульт або адвокат, який працює в компанії.

Заборона на суміщення посад, зазначена вище, також поширюється на інших осіб, які безпосередньо підпорядковуються члену правління або ліквідатору (387 § 2 Кодексу про комерційні товариства), а також на членів правління та ліквідаторів залежного товариства або кооперативу (387 § 3 Кодексу про комерційні товариства).

Члени наглядової ради призначаються на термін повноважень не більше п'яти років, але та сама особа може бути повторно призначена до наглядового органу на наступні терміни повноважень, кожен не довший за п'ять років, за умови, що призначення відбувається не раніше ніж за один рік до закінчення поточного терміну. Термін повноважень, який представляє період часу, протягом якого особа обіймає певну посаду, слід відрізняти від терміну повноважень, тобто повноважень обіймати цю посаду. Якщо статут передбачає, що члени правління призначаються на спільний термін повноважень, мандат члена правління, призначеного до закінчення терміну повноважень правління, закінчується одночасно із закінченням мандатів решти членів правління, якщо статут товариства не передбачає інше. Мандат члена наглядової ради акціонерного товариства закінчується не пізніше дати загальних зборів, що затверджують фінансову звітність за останній повний фінансовий рік на посаді, а також у разі смерті, відставки або звільнення з правління.

Обсяг обов'язків та повноважень наглядової ради

Наглядова рада скликається її головою за потреби, але не менше трьох разів на фінансовий рік. Обрання голови наглядової ради є обов’язковим – особа, яка обіймає цю посаду, серед іншого, призначає дати засідань, організовує роботу наглядового органу та головує на ньому.

Конкретні обов'язки наглядової ради включають оцінку фінансової звітності та звіту правління про діяльність на відповідність бухгалтерським записам і документам, а також фактичним обставинам. Вона також розглядає пропозиції правління щодо розподілу прибутку або покриття збитків. Вона також подає щорічний письмовий звіт про результати цієї оцінки загальним зборам. Для виконання своїх обов'язків наглядова рада може переглядати всі документи компанії, вимагати звіти та пояснення від правління та працівників, а також переглядати активи компанії. До обов'язків наглядової ради також входить призначення, звільненнята тимчасове тимчасове відсторонення (з поважних причин) окремих або всіх членів правління, а також делегування членів наглядової ради на строк не більше трьох місяців для тимчасового виконання обов'язків членів правління,які були звільнені, подали у відставку або з інших причин не можуть виконувати свої обов'язки.

Наглядова рада затверджує бізнес-плани компанії, аналізує рішення, прийняті правлінням, та перевіряє активи компанії. Ще одним важливим повноваженням наглядової ради може бути внесення до статуту вимоги щодо отримання правлінням згоди цього органу перед здійсненням певних дій (у разі відмови правління може звернутися до загальних зборів із проханням прийняти рішення про надання згоди на дію).

Відповідальність членів наглядової ради

Як зазначалося на початку, члени наглядової ради мають численні обов'язки, які повинні виконуватися відповідно до закону та з належною ретельністю. Члени наглядової ради можуть бути притягнуті до відповідальності за незаконні дії, дії, вчинені з недостатньою ретельністю, або за явну бездіяльність. Прикладами дій, що завдають шкоди компанії, скоєних членами цього органу, є неналежне управління, правопорушення, пов'язане з розголошенням неправдивих даних (стаття 587 Кодексу про господарські товариства), та порушення правил фінансової звітності . Члени наглядової ради можуть бути піддані таким стягненням, як штрафи, обмеження волі або навіть позбавлення волі за шкоду, завдану компанії .

Підсумовуючи, наглядова рада є важливим органом із широкими повноваженнями. Через ці широкі повноваження, виконання обов'язків члена наглядової ради несе відповідальність за збитки, завдані компанії. Це має на меті дисциплінувати членів ради та обмежити недбалість під час виконання цієї функції.

Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.

Правовий статус станом на 26 квітня 2022 року.

автори: