У системі KSeF після надсилання рахунок-фактура стає постійним записом (залишається в системі протягом 10 років). Тому, якщо документ містить неправильну ціну, неправильну кількість або неправильного одержувача, єдиний спосіб виправити помилку – це виставити структурований коригувальний рахунок-фактуру. Система не дозволяє редагувати або «скасувати» документ після його затвердження.
Як фіксувати виправлення?
Правила фіксації виправних рахунків-фактур залежать від їх типу та способу виписки:
- Рахунки-фактури з мінусом (у KSeF): Ми розраховуємо їх у декларації за період, у якому вони були виставлені.
- Рахунки-фактури в плюсі: вони визнаються в тому періоді, в якому виникла причина для коригування (принципи залишаються
незмінними). - Рахунки-фактури в мінусі (поза KSeF): У 2026 році
неструктуровані рахунки-фактури все ще можуть з'являтися; вони визнаються в періоді, коли
покупець отримує підтвердження про отримання. - Аварійний та офлайн-режими: ці рахунки-фактури реєструються в періоді, в якому вони подані до KSeF.
Корекційний рахунок-фактура та схема FA(3)
Корекційний рахунок-фактура в KSeF має певні поля, які дозволяють системі зрозуміти характер внесених змін:
Три методи представлення змін.
У KSeF підприємець має три способи на вибір, щоб показати відмінності між оригіналом та виправленням.
- Метод різниці: Найпростіша форма, в якій ми вводимо лише різницю (наприклад, -500 злотих нетто), без показу початкового балансу.
- Метод "StanPrzed" найкраще використовувати, коли ставки ПДВ неправильні. Один
рядок містить неправильні дані (позначені як StanPrzed), а інший — правильні дані після виправлення.
Значення StanPrzed обробляються системою з протилежним знаком, що запобігає
помилковому підсумовуванню. - зміна позиції: спрощена версія методу 2 – ми представляємо вихідні дані зі знаком мінус,
а потім вводимо правильні дані без використання маркера.
Неправильний ідентифікаційний номер платника податків (NIP) покупця
. У KSeF ви не можете редагувати NIP у надісланому рахунку-фактурі. Якщо введений NIP неправильний, спочатку потрібно виправити це «на нуль» для початкового (неправильного) покупця, і лише потім ви можете виставити новий з правильними даними.
Виправлення зі знижок.
Система KSeF дозволяє виставляти один виправний рахунок-фактуру для кількох оригінальних рахунків-фактур. Оптові знижки дозволяють спростити описи та кількість товарів, що значно зменшує обсяг паперової роботи.
Найкраща практика: Спочатку чернетка, потім KSeF.
Через неможливість легкого видалення електронних рахунків-фактур, варто розглянути можливість надсилання клієнтам чернеток рахунків-фактур на затвердження. Тільки після того, як клієнт підтвердить точність даних, ми зможемо виставити структурований рахунок-фактуру в системі. Це дозволить уникнути зайвої роботи з виправлення.
Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.
Закон чинний станом на 12 січня 2026 року.
Автор/редактор серії:
