Незалежно від обороту чи кількості працівників, будь-який підприємець може бути об'єктом перевірки з боку державних органів. Закон від 6 березня 2018 року «Про підприємців» чітко визначає правила проведення перевірок. Підприємців можна перевіряти як традиційним, так і дистанційним способом. Дистанційні перевірки були проведені у відповідь на попит, спричинений обмеженнями, пов'язаними з пандемією коронавірусу. Згідно зі статистикою Міністерства фінансів, у 2022 році було проведено понад 18 000 перевірок, що становить збільшення кількості перевірок більш ніж на 2 відсотки. Обшук у приміщенні підприємця також може бути проведений відповідно до статті 219 § 1 Кримінально-процесуального кодексу у разі виявлення, затримання або примусового приводу підозрюваного, а також для пошуку предметів, які можуть бути доказами у справі або підлягають вилученню у кримінальному провадженні. У таких випадках приміщення та інші місця можуть бути обшукані, якщо є достатні підстави вважати, що підозрюваний або зазначені предмети знаходяться там. Таким чином, співробітники цих служб та органів можуть проводити обшуки будівель та приміщень, а також вилучати документи та електронне обладнання.
Тому підприємці все частіше впроваджують процедури «Dawn-raid», які розроблені для встановлення порядку проведення непередбачених перевірок та обшуків. Такий тип політики не є універсальним документом і має розроблятися з урахуванням специфіки даного підприємця, його діяльності та бізнес-моделі. Ця процедура має інформувати компанію про кроки, які необхідно вжити у разі непередбаченого візиту представників служб та органів влади.
Першою контактною особою у разі перевірки або обшуку є охорона та співробітники офісу. Їм слід доручити впускати співробітників та перевіряти їхні повноваження, пред'являючи офіційні посвідчення особи, дозволи та документи, що підтверджують правомірність перевірки або обшуку. Вони також повинні негайно повідомити керівництво про інцидент. Тому в політиці слід вказувати осіб, яких слід повідомити, та надати їхню актуальну контактну інформацію.
Гарним правилом є створення групи втручання, що складається з керівництва, бухгалтерів, зовнішніх юристів, ІТ-фахівців та іншого необхідного персоналу. Також гарною практикою є призначення координатора на місці для цієї команди, який візьме на себе контакт з інспекторами секретаріату та служби безпеки.
Процедура також повинна містити інформацію про інформування працівників про ситуацію та уточнення правил, зокрема заборони знищувати або видаляти документи, правил співпраці з посадовими особами та інструкцій щодо прав та обов'язків, включаючи можливість користування послугами адвоката. Важливо також, щоб працівники ретельно ознайомилися зі змістом документів, які вони повинні підписати, та щоб ці документи відображали фактичний стан справ.
Процедура також повинна визначати принципи нагляду за діяльністю, що здійснюється службами, у контексті можливого перевищення їхніх повноважень або виходу за межі законодавчих положень.
Варто після перевірки/обшуку підготувати внутрішній звіт, який буде перевірено та з якого будуть зроблені відповідні висновки.
Якщо ви не знаєте, чи готові ви до перевірки/обшуку, або бачите необхідність у впровадженні процедури Dawn-raid, будь ласка, зв’яжіться з нами.
Ця стаття призначена лише для ознайомлення та не є юридичною консультацією.
Правовий статус станом на 27 грудня 2023 року.
автор/редактор серії:
